Оплата страховых полисов для сотрудников, находящихся в служебных поездках, – важный элемент корпоративного управления рисками. Правильное оформление, своевременная оплата и корректный бухгалтерский учёт позволяют избежать налоговых споров, обеспечить безопасность работников и выполнить требования Трудового и Налогового кодексов РФ.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Виды страхования в командировке
3. Порядок оплаты страховых полисов
4. Учёт расходов в бухгалтерском и налоговом учёте
5. Отражение в 1С:ЗУП / 1С:ЗГУ
6. Часто задаваемые вопросы
7. Контакты для обращения

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон от № 374‑ФЗ (в ред. от ) – изменения в части первую и вторую Налогового кодекса РФ, регулирующие порядок обложения страховыми взносами расходов на командировки.
• Трудовой кодекс РФ, ст. 168 – порядок возмещения расходов, связанных со служебной командировкой.
• Письмо Минфина России от № 03‑15‑05/96511 – разъяснение, какие расходы (например, услуги VIP‑зала в аэропорту) не подлежат обложению страховыми взносами.
• КонсультантПлюс, типовые формы и образцы – образцы приказов, авансовых отчётов и актов приём‑передачи страховых полисов.

Согласно пункту 2 статьи 2 НК РФ, в объект обложения страховыми взносами (РСВ) включаются все выплаты в пользу работников, если они относятся к оплате труда. Однако расходы, связанные с добровольным страхованием, аренда автомобиля, услуги VIP‑залов и т.п., не относятся к объекту обложения, если они оформлены как возмещение расходов, а не как часть заработной платы.

Виды страхования в командировке

Важно: если полис оформлен на срок менее одного года, то расходы на него не учитываются как страховые взносы (см. пункт 255 НК РФ). При этом они могут быть возмещены сотруднику в полном объёме.

Порядок оплаты страховых полисов

1. Подготовка перечня сотрудников – формируется в личном кабинете страховой компании (обычно через online‑portal).
2. Выбор программы – в зависимости от страны командировки, длительности и уровня риска. Рекомендованные тарифы указаны в каталогах страховых компаний (например, «Travel‑Medical Standard», «Accident Plus»).
3. Согласование расходов – приказом «Об оплате расходов, связанных с командировкой» (пример формы – Приложение 1 к приказу).
4. Оплата полиса:
   • Через банковский перевод на расчётный счёт страховой компании; в платёжном документе указывается цель «Оплата страхования сотрудников в командировке».
   • При необходимости – предоплата через корпоративный Электронный кабинет страховой компании (сохранить подтверждение оплаты).
5. Передача полисов сотрудникам – электронные сертификаты отправляются на корпоративную почту; в бумажном виде – в папку «Документы командировки».
6. Возмещение расходов – после возвращения сотрудник предоставляет авансовый отчёт, в котором указывается стоимость полиса. На основании отчёта производится возмещение (если полис был оплачен сотрудником).

Все операции фиксируются в журнале командировочных расходов и в бухгалтерском учёте (счёт 76 «Расчёты с персоналом по оплате труда» и субсчёт 76.01 «Возмещение расходов»).

Учёт расходов в бухгалтерском и налоговом учёте

Бухгалтерский учёт

• Дебет 76.01 – «Возмещение расходов, связанных с командировкой» (при получении авансового отчёта).
• Кредит 51 – «Расчетный счёт» (оплата полиса страховой компании).
• При возврате средств от сотрудника (если полис оплачивался им) – дебет 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда», кредит 76.01.

Налоговый учёт (РСВ)

В расчёте страховых взносов (форма РСВ) расходы на страхование отражаются в следующих строках:

• Строка 030 – «Сумма выплат и иных вознаграждений, включённых в объект обложения» – не указывается, если полис считается возмещением расходов.
• Строка 040 – «Сумма, не подлежащая обложению страховыми взносами» – указывается полная стоимость полиса.

Таким образом, страховые взносы начисляются только на суточные и выплаты, а не на возмещение стоимости полиса.

Отражение в 1С:ЗУП / 1С:ЗГУ

Для корректного отражения расходов в 1С необходимо выполнить следующие действия:

1. Создать документ «Поступление аванса» (или «Возмещение расходов») в разделе Зарплата → Командировочные расходы.
2. В табличной части указываем:
   • Сотрудник
   • Дата командировки
   • Наименование расхода – «Страховой полис (Travel‑Medical)»
   • Сумма
   • Код аналитики (подразделение, проект)
3. В регистре Расчёт страховых взносов в графе 140 «Сумма выплат и иных вознаграждений» указываем 0 (полис не включаеться в объект обложения).
4. В графе 150 «Сумма, не подлежащая обложению» вносим полную стоимость полиса.
5. После закрытия командировки формируем Авансовый отчёт и проводим его в бухгалтерию.

Эти действия позволяют автоматически сформировать корректную строку 040 в отчёте РСВ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить страховые взносы с стоимости добровольного страхования, оформленного только на срок командировки?

Нет. По пункту 255 НК РФ страховые взносы не начисляются, если договор страхования заключён на срок менее одного года и не является обязательным по законодательству.

Как отразить в бухгалтерии расходы на аренду автомобиля в месте командировки?

Аренда автомобиля относится к «другим расходам, понесённым по распоряжению работодателя». Учтите её в документе «Возмещение расходов», дебет 76.01, кредит 51. В РСВ такие расходы также указываются в строке 040.

Облагаются ли суточные, превышающие нормы, страховыми взносами?

Суточные, превышающие установленную норму, считаются доходом работника и подлежат обложению страховыми взносами (строка 030). При этом часть, не превышающая норму, в строке 040.

Можно ли включить в объект обложения страховые взносы расходы на услуги VIP‑зала в аэропорту?

Согласно письму Минфина от , такие услуги не входят в объект обложения, если они оформлены как возмещение расходов, а не как часть заработной платы.

Какой срок предоставления авансового отчёта после возвращения из командировки?

Согласно ТК РФ, авансовый отчёт должен быть предоставлен в течение 10 календарных дней после окончания командировки. Последний день для обложения страховыми взносами – последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт.

Контакты для обращения

Если у вас возникли вопросы по оплате и учёту страхования в командировке, вы можете связаться с нашими специалистами.

• Официальный сайт: https://www.strakhovka-komandirovka.ru
• Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)
• Телефоны отдела бухгалтерии: +7 (495) -23‑45‑67, +7 (495) -23‑45‑68
• Электронный адрес: info@strakhovka-komandirovka.ru
• Личный кабинет: https://cabinet.strakhovka-komandirovka.ru (регистрация по коду организации)
• Личный приём (офис): г. Москва, ул. Тверская, д. 7, офис 12
• График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑18:00, обед 13:00‑14:00
• Отделы:
  • Отдел страхования и рисков
  • Бухгалтерия и налоговый учёт
  • Юридический отдел
  • Отдел кадров
• Руководство:
  • Иванов И.И. — Генеральный директор
  • Петрова А.С. — Директор по финансовым вопросам
  • Смирнов В.В. — Руководитель отдела страхования
• Отзывы клиентов:
  • «Быстро оформляем полисы, всё понятно в личном кабинете» – А. Кузнецов, HR‑менеджер
  • «Отчётность в 1С формируется без ошибок, благодарю за инструкцию» – С. Лебедева, бухгалтер
  • «Поддержка по телефону решает любые вопросы в течение 5 минут» – М. Орлов, руководитель проекта

Оплата страхования в командировке – процесс, требующий согласования с нормативными актами, правильного бухгалтерского и налогового учёта, а также чёткой коммуникации с сотрудниками. Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете:

• Избежать начисления лишних страховых взносов;
• Сократить риск налоговых проверок;
• Обеспечить безопасность и комфорт сотрудников в поездках;
• Автоматизировать процесс в 1С и упростить подготовку отчётов РСВ.

При возникновении вопросов используйте указанные выше контакты – наши специалисты помогут вам быстро решить любые задачи, связанные со страхованием в командировке.