Вопрос обложения страховыми взносами сумм‚ возмещаемых работникам за прохождение обязательных медицинских осмотров при приеме на работу‚ остается одним из самых спорных в кадровом и бухгалтерском учете. На практике существует противоречивая судебная практика и позиция контролирующих органов (ФНС‚ СФР). Данная статья систематизирует актуальное законодательство‚ судебную практику и рекомендации по оформлению на .

Описание: правовая природа расходов на медосмотр при приеме на работу

Общие основания проведения осмотров

Согласно ст. 213 ТК РФ‚ работодатель обязан обеспечивать проведение обязательных предварительных медицинских осмотров при приеме на работу. Обязательность прохождения установлена для работников:

• пищевой промышленности;
• детских учреждений;
• медицинских организаций;
• иных категорий‚ предусмотренных перечнем вредных/опасных производственных факторов (Постановление Правительства РФ № 29н).

Кто платит за медосмотр при приеме?

По общему правилу (ч. 1 ст. 213 ТК РФ) расходы на проведение обязательных медосмотров несут работодатели. Однако на практике часто возникает ситуация‚ когда претендент на вакансию проходит осмотр за свой счет (например‚ в частной клинике для ускорения процесса)‚ а затем требует возмещения расходов.

Классификация выплаты: компенсация или заработная плата?

Ключевой момент для налогообложения, правовая квалификация выплаты:

1. Прямая оплата работодателем (договор с медорганизацией‚ оплата из кассы/р/с): расходы учитываются в налоге на прибыль (ст. 255 НК РФ‚ при соблюдении критериев)‚ по ним не начисляются страховые взносы (не являються выплатой в пользу физлица).
2. Возмещение расходов работнику (компенсация): здесь возникает спор. Контролирующие органы (ФНС‚ СФР) часто считают‚ что такие суммы не являются компенсационными выплатами по ТК РФ (ст. 167‚ 168 ТК РФ касаются иных случаев)‚ а относятся к доходам по трудовым договорам (ст. 420 НК РФ)‚ следовательно‚ подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ.

Страховые взносы: позиции сторон и судебная практика

Позиция контролирующих органов (ФНС‚ Минфин‚ СФР)

• Письмо Минфина России от № 03-15-06/94821: возмещение расходов на медосмотр при приеме на работу подлежит обложению страховыми взносами‚ так как не входит в перечень исключений ст. 422 НК РФ.
• Письмо ФНС России от № БС-3-11/3726: подтверждает позицию об обязательности начисления взносов с сумм возмещения.
• Сведения об обязательных медосмотрах необходимо отражать в разделе 2 формы ЕФС-1 для расчета тарифа по травматизму (скидка/надбавка).

Судебная практика: есть шансы на защиту

Несмотря на позицию ведомств‚ суды нередко встают на сторону плательщиков‚ если возмещение связано с обязательным осмотром:

• Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от по делу № А13-7685/2024: компенсация расходов работников на обязательные периодические медосмотры не облагается страховыми взносами. Суд расценил это как исполнение обязанности работодателя по охране труда.
• Аналогичная логика применима к предварительным осмотрам при приеме: если осмотр обязателен по закону‚ расходы на него, это расходы работодателя‚ а не доход работника.
• Риск: по предварительным осмотрам при приеме практика более противоречива‚ так как трудовые отношения еще не возникли (или только возникают). Часто приходится доказывать позицию в судебном порядке.

Коллективный договор и локальные акты

Наличие в коллективном договоре или Положении о возмещении расходов на медосмотр пункта об оплате работодателем (в т.ч. через возмещение работнику) усиливает позицию компании в суде‚ но не гарантирует автоматического исключения из базы взносов по версии ФНС.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Позиция Минфина (письмо от № 03-15-06/94821): суммы возмещения расходов на медосмотр при приеме на работу подлежат обложению НДФЛ (как материальная выгода/доход)‚ если они не оплачены работодателем напрямую медицинской организации.

Важно: Если работодатель заключает договор с поликлиникой и платит напрямую, НДФЛ и взносы отсутствуют. Это самый безопасный вариант.

Бухгалтерский и налоговый учет (Налог на прибыль)

• Расходы на оплату медосмотров (прямая оплата или возмещение) учитываются в составе расходов на оплату труда (п. 20 ст. 255 НК РФ) при условии: обязательность осмотра по закону‚ документальное оформление‚ экономическое обоснование.
• При возмещении работнику: в налоговом учете расход признается в момент выдачи денег/перевода (кассовый метод) или возникновения обязательства (начисление) — в зависимости от учетной политики (КБУ 10/99‚ ПБУ 10/99).

Контакты для обращений: куда жаловаться или уточнить нормы

Поскольку тема регулируется несколькими ведомствами‚ обращения направляются в зависимости от вопроса:

Федеральная налоговая служба (ФНС России) — вопросы НДФЛ‚ страховых взносов‚ налога на прибыль

• Официальный сайт: nalog.gov.ru
• Горячая линия (единый контакт-центр): ###-###-#### (бесплатно по РФ‚ круглосуточно)
• Номера телефонов МСП/юридических лиц: см. раздел «Контакты» на сайте налоговой по вашему региону.
• Электронный адрес (через личный кабинет): обращения отправляются через Личный кабинет налогоплательщика (ЛК ИП/ЮЛ) или сервис «Напишите нам» на сайте ФНС.
• Личный прием: проводится руководителями инспекций по предварительной записи через ЛК или по телефону горячей линии.
• График приема: уточняется на сайте конкретной ИФНС (обычно будни‚ 1-2 дня в неделе).

Социальный фонд России (СФР) — вопросы страховых взносов‚ отчетности ЕФС-1‚ тарифы по травматизму

• Официальный сайт: sfr.gov.ru
• Горячая линия СФР: ###-###-#### (бесплатно‚ ежедневно 8:00–22:00 Мск)
• Личный кабинет работодателя (ЛКР): lk.sfr.gov.ru — основной канал взаимодействия‚ сдачи отчетности (ЕФС-1)‚ уточнения начислений.
• Электронный адрес: обращения через форму обратной связи на сайте или в ЛКР.
• Отделы (территориальные органы): список отделений по регионам на сайте sfr.gov.ru в разделе «Контакты».

Министерство финансов РФ — официальные разъяснения (письма)

• Сайт: minfin.gov.ru (раздел «Нормативная деятельность» -> «Письма»)

Суды общей юрисдикции и Арбитражные суды

• Рассмотрение споров о доначислении взносов/НДФЛ.
• Сайты: arbitr.ru (арбитраж)‚ sudact.ru (суды общей юрисдикции) — поиск практики по делам (например‚ А13-7685/2024).

Руководство ключевыми нормативными актами (для ссылок в спорах)

Отделы и структура взаимодействия (внутренняя организация работодателя)

Для минимизации рисков рекомендуется распределить зоны ответственности:

• Кадровый отдел (HR): определение списка должностей с обязательным медосмотром (по карте СОУТ/29н)‚ выдача направлений на осмотр‚ контроль сроков.
• Бухгалтерия / Налоговый учет: учет расходов (прямая оплата vs возмещение)‚ расчет НДФЛ/взносов‚ заполнение ЕФС-1 (раздел 2)‚ подготовка позиций для споров.
• Юридический отдел / Аутсорсинг: разработка Положения о возмещении расходов‚ включение норм в Коллективный договор‚ ведение судебных споров с ФНС/СФР.
• Служба охраны труда (Охрана труда): организация процедуры осмотров‚ взаимодействие с медкомиссиями/центрами гигиены труда.

Руководство: ключевые лица для принятия решений

Решение о схеме оплаты медосмотров (прямая оплата или возмещение) и тактике защиты в случае проверки принимается:

• Генеральным директором / ИП (утверждение локальных актов‚ коллективного договора).
• Финансовым директором / Главным бухгалтером (оценка налоговых рисков‚ резервирование сумм возможных доначислений).
• Директором по HR / Начальником кадровика (организация процесса‚ сбор документов от сотрудников).

Отзывы и экспертные мнения (резюме практики на 2026 год)

Мнение экспертов (КонсультантПлюс‚ Главбух‚ профильные форумы):

«Самый безопасный вариант — прямая оплата договора с медорганизацией из расчетного счета компании. Никаких НДФЛ‚ никаких взносов‚ чистый расход на налог на прибыль. Возмещение работнику — это всегда риск доначислений и судов».

«Если возмещение неизбежно (сотрудник уже оплатил): оформите как компенсацию затрат по представлению чеков/договора/акта. Обязательно зафиксируйте в локальном акте/КД: ‘Работодатель возмещает расходы на ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ медосмотры’. В суде ссылайтесь на А13-7685/2024 и суть ст. 213 ТК РФ (обязанность работодателя). Шансы 50/50‚ но практика улучшается».

Чек-лист безопасного оформления (для бухгалтера и HR):

1. Есть ли в штатном расписании/карте СОУТ обязанность проходить медосмотр?
2. Выдано ли официальное направление на медосмотр (форма 086/у или направление работодателя) ДО прохождения?
3. Заключен ли договор с аккредитованной медорганизацией?
4. Оплачено ли напрямую из кассы/р/с компании? (Идеальный вариант).
5. Если возмещение: есть ли чек‚ договор‚ акт выполненных работ‚ заявление работника‚ приказ о возмещении?
6. Отражены ли данные в Разделе 2 ЕФС-1 (для тарифа травматизма)?
7. Заложен ли резерв на возможные доначисления взносов/НДФЛ в бухучете (если схема с возмещением)?

Резюме: алгоритм действий работодателя

1. Предпочитайте прямую оплату услуг медорганизации по договору. Это исключает риски по НДФЛ и страховым взносам полностью.
2. Если работник прошел осмотр сам (до трудоустройства) — возмещайте только при наличии направления/приказа и подтверждающих документов (чек‚ договор‚ лицензия клиники).
3. Включите нормы о возмещении в Коллективный договор или Положение о компенсациях и выплатах.
4. При проверке/доначислении: готовьтесь к судебной защите‚ ссылаясь на ст. 213 ТК РФ (обязанность работодателя) и постановление АС СЗО (А13-7685/2024) по аналогии.
5. Обязательно сдавайте ЕФС-1 с Разделом 2 (сведения о медосмотрах) — это влияет на тариф по травматизму и демонстрирует добросовестность.

Дата актуализации информации: . Законодательство и судебная практика меняются‚ перед принятием решений проверяйте актуальность нормативных актов в правовых системах (КонсультантПлюс‚ Гарант‚ Кодекс).