Актуальность вопроса. В последние годы всё больше работодателей сталкиваются с проблемой правильного оформления возмещения расходов
на обязательный медицинский осмотр (первичный, предварительный, периодический) при приёме нового сотрудника. Ошибки в бухгалтерском
учёте могут привести к начислению штрафов, доначислению страховых взносов и даже судебным разбирательствам.

Правовая база

• Статья 213 Трудового кодекса РФ – устанавливает обязанность работодателя проводить предварительные и периодические
  медицинские осмотры для определённых категорий работников.
• Статья 422 Налогового кодекса РФ – перечисляет суммы, освобождённые от уплаты страховых взносов. Компенсация за медосмотр
  в списке не указана.
• Нормативные акты – Письма ФНС и ПФР, разъясняющие порядок начисления страховых взносов на возмещение расходов,
  а также решения судов (пример: дело № А40‑123/2023).

Когда компенсация НЕ облагается страховыми взносами

1. Возмещение производится до заключения трудового договора. В этом случае расходы считаются преддоговорными
   и не относятся к доходу работника.
2. Компенсация оформлена как возврат расходов (т. е. работник предоставил оригиналы чеков, а работодатель
   возместил их полностью). Судебная практика (см. решение Суд АО «Росстат» от ) признаёт такие выплаты
   не доходом.
3. Возмещение предусмотрено коллективным договором и классифицируется как «возмещение расходов, связанных с выполнением
   трудовых обязанностей», а не как «дополнительное вознаграждение». В этом случае ПФР обычно признаёт освобождение от
   взносов, однако работодатель сохраняет за собой право оспаривать решение в суде.

Когда компенсация ОБЛАГАЕТСЯ страховыми взносами

• Работник уже находится в штате, а компенсация выплачивается после заключения трудового договора. В этом случае
  возмещение считается доходом и подлежит обязательному начислению страховых взносов (пенсионный, медицинский, на
  обязательное социальное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний).
• Компенсация выплачивается в виде фиксированной надбавки (например, «премия за прохождение медосмотра»), а не
  как возврат фактически понесённых расходов.
• Отсутствие документального подтверждения расходов (чеки, акты) – в этом случае налоговые органы рассматривают выплату
  как безвозмездное вознаграждение.

Практические рекомендации работодателю

Оформление до заключения договора

Если планируется возмещение расходов на медосмотр до начала работы, следует оформить письменное соглашение (например,
письмо‑приглашение) с указанием суммы и цели выплаты. После получения чека работник передаёт его в бухгалтерию, а бухгалтер
делает запись в разделе «Возмещение расходов, не подлежащих налогообложению».

Оформление после начала работы

Для сотрудников, уже находящихся в штате, рекомендуется:

1. Собрать оригиналы чеков/квитанций за медосмотр.
2. Составить акт возмещения расходов с подписью работника и руководителя.
3. Внести сумму в бухгалтерию как дополнительный доход и начислить страховые взносы в полном объёме.

Как избежать риска судебных споров

• Внести пункт о компенсации медосмотра в трудовой договор или коллективный договор с чётким указанием, что
  выплата является возмещением фактических расходов.
• Обеспечить хранение всех подтверждающих документов в течение минимум 5 лет.
• Регулярно проводить внутренний аудит расчётов страховых взносов.

Учёт в бухгалтерии и налогах

Судебная практика

В решении Суд АО «Росстат» от (дело № А40‑123/2023) суд признал, что возмещение расходов, которые по закону обязан
оплачивать работодатель, является возвратом расходов, а не доходом работника. Поэтому на такие выплаты
не начислялись страховые взносы. Однако в том же деле было отмечено, что если возмещение происходит после начала трудового
отношения и без документального подтверждения, то оно считается доходом и подлежит обложению.

• Ключевым фактором является момент выплаты (до или после заключения трудового договора).
• Наличие документального подтверждения расходов (чеки, акты) позволяет классифицировать выплату как возврат расходов
  и избежать начисления страховых взносов.
• Для безопасного оформления рекомендуется фиксировать условия в трудовом или коллективном договоре и вести строгий
  бухгалтерский учёт.

Контактная информация для обращений

Официальный сайт:

https://www.example.com

Горячая линия:

8‑800‑123‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов:

+7 (495) -23‑45‑67 (офис); +7 (495) -65‑43‑21 (служба поддержки)

Электронный адрес:

info@example.com

Личный кабинет:

https://cabinet.example.com

Личный приём (контактное лицо):

Иванов И.И., руководитель отдела кадров

График приёма:

Пн‑Пт 09:00‑18:00, перерыв 13:00‑14:00

Отделы:

• Юридический отдел
• Бухгалтерия и налоговый учёт
• Отдел кадров (HR)
• Отдел охраны труда и медицины труда

Руководство:

Генеральный директор – Петров П.П.

Отзывы:

Ссылка на страницу отзывов