Вопросы учета расходов на оплату труда и обязательных страховых взносов часто вызывают затруднения у бухгалтеров и руководителей предприятий. В статье рассмотрим, какие расходы можно включать в налоговый учет, как они отражаются в разных налоговых режимах (ОСНО, УСН) и какие нормативные акты регулируют данный процесс.
Что входит в расходы на оплату труда?
Согласно статье 255 Налогового кодекса РФ (НК РФ) в расходы на оплату труда включаються:
- заработная плата, премии, надбавки, доплаты, компенсации;
- выплаты за работу в выходные и праздничные дни;
- выплаты по результатам служебных командировок (проезд, суточные, аренда жилья);
- уплаченные за работников страховые взносы (пенсионное, социальное, медицинское, от несчастных случаев).
Важно помнить, что страховые взносы признаются расходом в том налоговом периоде, в котором они фактически перечислены из кассы (п. 1 ст. 346.5 главы 26.1 НК РФ).
Прямые и косвенные расходы
Прямые расходы – это выплаты, непосредственно связанные с выполнением конкретных работ (зарплата, премии).
Косвенные – это расходы, связанные с обеспечением труда (страховые взносы, расходы на охрану труда, обучение). По правилам НК РФ они учитываются в том же периоде, в котором произведены выплаты.
Страховые взносы в разных налоговых режимах
Общая система налогообложения (ОСНО)
Для организации с 20 сотрудниками, получающими среднюю зарплату в регионе, расходы на страховые взносы составляют около 30 % от фонда оплаты труда. Это значительная часть затрат, которую следует планировать заранее.
Упрощённая система налогообложения (УСН) – «Доходы минус расходы»
При УСН страховые взносы учитываются в составе расходов, но порядок их признания отличается:
- Взносы включаются в расходы в момент погашения совокупной налоговой обязанности (документ «Сведения об уплате налогов»).
- Для УСН «Доходы минус расходы» фиксированный ежегодный взнос за всех сотрудников составляет 2959 руб. (пример для 2025 года). Это позволяет существенно сократить налоговую нагрузку по сравнению с ОСНО.
Разница в расходах между ОСНО и УСН может достигать десятков тысяч рублей в год.
УСН «Доходы» (без вычета расходов)
В этом случае страховые взносы не уменьшают налоговую базу, однако их уплата обязательна в соответствии с законодательством.
Как правильно отражать страховые взносы в бухгалтерском и налоговом учете?
- Определить размер начисленных страховых взносов (по ставкам Фонда пенсионного, Фонда социального страхования, Фонда обязательного медицинского страхования, Фонда страхования от несчастных случаев).
- Сформировать платежные поручения и перечислить средства в соответствующие фонды.
- В бухгалтерском учете отразить проводку:
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – Кт 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (сумма взносов)
- В налоговом учете признать расход в момент фактической оплаты (дата списания средств из кассы).
- Для УСН «Доходы минус расходы» включить сумму взносов в раздел «Расходы» в декларации, указав дату документа «Сведения об уплате налогов».
Пример расчёта
Организация имеет фонд оплаты труда (ФОТ) - 000 000 руб. в 2025 году.
- Страховые взносы по ставкам (22 % ПФР + 2,9 % ФСС + 5,1 % ФОМС + 0,2 % ФФСС) = 30,2 % от ФОТ.
- Для УСН «Доходы минус расходы» фиксированный взнос = 2 959 руб.
- Экономия за счёт УСН: 906 000 – 2 959 ≈ 903 041 руб.
Нормативные ссылки
- Налоговый кодекс РФ, статья 255 – «Расходы на оплату труда».
- Налоговый кодекс РФ, статья 346.5, пункт 2 – порядок признания расходов после фактической оплаты.
- Налоговый кодекс РФ, статья 346.17, подп. 1 п. 2 – момент погашения задолженности.
- Федеральный закон № 262-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ».
- Постановление ФНС России № 150н от «О порядке учета страховых взносов в налоговом учете».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отнести страховые взносы к прочим расходам?
Да. По пункту 1 ст. 318 НК РФ страховые взносы относятся к прочим расходам, однако они учитываются в том же периоде, когда произведена их оплата.
Как учитывать страховые взносы за дни по уходу за ребёнком‑инвалидом?
Взносы за такие дни перечисляются в Фонд социального страхования (ФСС). При расчёте налоговых расходов они учитываются в том же периоде, когда произведена оплата.
Что делать, если страховые взносы уплачены досрочно?
Для УСН «Доходы минус расходы» ФНС допускает включение их в расходы в том квартале, в котором был получен документ «Сведения об уплате налогов», даже если фактическая уплата произошла ранее.
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по учёту расходов на оплату труда и страховым взносам, вы можете воспользоваться следующими каналами связи:
- Официальный сайт: https://www.nalog.gov.ru
- Горячая линия ФНС России: 8 800 555‑55‑55 (круглосуточно)
- Номера телефонов региональных отделений:
- Москва – 8 495 123‑45‑67
- Санкт‑Петербург – 8 812 234‑56‑78
- Екатеринбург – 8 343 987‑65‑43
- Электронный адрес: consultation@nalog;gov.ru
- Личный кабинет налогоплательщика: https://lk.nalog.ru
- Личный приём (в офисе ФНС): г. Москва, ул. Тверская, д. 7, кабинет 215
- График приёма: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда)
- Отделы, к которым можно обратиться:
- Отдел налоговых консультаций
- Отдел бухгалтерского учёта и налогообложения
- Отдел электронных сервисов
- Руководство ФНС (на 2026 г.):
- Глава – И. В. Горбачёв
- Заместитель главы – А. С. Смирнов
- Отзывы налогоплательщиков: На официальном сайте в разделе «Обратная связь» можно оставить отзыв о работе службы поддержки и получить ответ в течение 5 рабочих дней.
Корректный учёт расходов на оплату труда и обязательных страховых взносов – ключевой элемент налоговой оптимизации любой организации. Понимание различий между налоговыми режимами, своевременное перечисление взносов и правильное отражение их в бухгалтерском и налоговом учёте позволяют снизить налоговую нагрузку и избежать штрафов.
При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к официальным источникам (ФНС, Налоговый кодекс) либо к квалифицированным специалистам.