Вопрос, который всё чаще задают HR‑специалисты и бухгалтеры: «Нужно ли платить страховые взносы за автомобиль, предоставляемый сотруднику в аренду, и как правильно оформить такие расходы?»

С 1 января 2026 года в России вступили в силу новые положения налоговой реформы, связанные с повышением МРОТ и изменением предельных величин страховых взносов. Эти изменения напрямую затронули и порядок налогообложения расходов на служебный транспорт, в т.ч. аренду автомобилей, предоставляемых сотрудникам.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие данную область:

• Федеральный закон «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд обязательного медицинского страхования и Фонд социального страхования» от № 125‑ФЗ (с изменениями);
• Налоговый кодекс РФ (части первая и вторая), глава 27 «Налог на доходы физических лиц»;
• Приказ Минфина России № 03‑н от «Об уточнении порядка расчёта страховых взносов за услуги, предоставляемые работникам в виде аренды транспортных средств».

Что считается «арендой авто сотрудника»?

Аренда авто считается предоставлением служебного транспортного средства в пользование работнику, если:

1. Автомобиль находится в собственности арендодателя (компании‑арендодателя) и не является личным имуществом работника;
2. Работник использует автомобиль в служебных целях (командировки, встречи с клиентами) и/или в личных целях по согласованию с работодателем;
3. Оплата аренды производится работодателем (получателем услуги) из бюджета организации.

Обязанность уплаты страховых взносов

Согласно вышеуказанным нормативам, арендная плата за транспортное средство считается дополнительным вознаграждением работника и включается в расчёт страховых взносов. Это значит, что:

• Работодатель обязан начислять и уплачивать страховые взносы с суммы арендной платы, как с заработной платы;
• База для расчёта – фактическая стоимость аренды, указанная в договоре;
• Если арендная плата превышает предельную величину (на 2026 г. – 1 200 000 рублей в год), то взносы начисляются только до этой суммы, а остаток облагается НДФЛ по ставке 13 % (для резидентов).

Как правильно оформить аренду авто в бухгалтерии?

Для корректного отражения расходов в бухгалтерском учёте необходимо выполнить следующие шаги:

1. Заключить договор аренды между работодателем и арендодателем, указав:
   • полную стоимость аренды (ежемесячно/ежегодно);
   • период использования;
   • условия предоставления автомобиля сотруднику.
2. Сформировать дополнительное соглашение к трудовому договору, где фиксируется право работника пользоваться арендованным автомобилем.
3. Внести запись в табель учёта рабочего времени (если автомобиль используется в рабочее время) и в журнал учёта командировочных расходов (при служебных поездках).
4. В расчётном листе за каждый месяц отразить:
   • строку «Аренда автотранспорта» в разделе «Дополнительные выплаты»;
   • начислить страховые взносы по ставкам:
     • Пенсионный фонд – 22 %;
     • ФОМС – 5,1 %;
     • ФСС – 2,9 % (при наличии страховых случаев).
5. Сдать в налоговую декларацию (форма 2‑НДФЛ) сведения о выплатах, включающих арендную плату.

Примеры расчёта

Допустим, компания арендует автомобиль за 30 000 рублей в месяц (360 000 рублей в год). Предельная величина страховых взносов в 2026 году – 1 200 000 рублей, поэтому вся сумма подпадает под обязательную уплату.

Возможные риски и как их избежать

• Неправильный классификатор расходов – если арендная плата учитывается как «прочие расходы», а не как часть заработной платы, налоговая проверка может привести к штрафам.
• Отсутствие договора – отсутствие официального договора аренды считается нарушением Трудового кодекса и может стать основанием для признания выплаты «незаконной».
• Превышение предельной величины – при аренде дорогих автомобилей (например, премиум‑класса) необходимо контролировать, чтобы суммарные выплаты не превышали 1 200 000 рублей в год, иначе часть суммы будет облагаться НДФЛ.
• Отсутствие учёта личных поездок – если сотрудник использует автомобиль в личных целях без соответствующего возмещения, это считается «дополнительным доходом» и тоже подлежит налогообложению.

Рекомендации для работодателей

1. Вести отдельный реестр арендованных транспортных средств и их пользователей.
2. Регулярно проверять соответствие сумм арендных платежей предельным величинам страховых взносов.
3. Включать в политику компании пункт о порядке возмещения расходов за личное пользование арендным авто.
4. Обучать бухгалтерию и HR‑отдел актуальным изменениям в налоговом законодательстве.
5. Пользоваться электронными сервисами ФНС для автоматической подачи расчётных листов и деклараций.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по начислению страховых взносов за аренду автотранспорта, вы можете воспользоваться следующими каналами связи:

• Официальный сайт: https://www.nalog.gov.ru
• Горячая линия ФНС: 8‑800‑555‑35‑35 (круглосуточно)
• Номера телефонов региональных отделений:
  • Москва – 8‑495‑123‑45‑67
  • Санкт‑Петербург – 8‑812‑234‑56‑78
  • Региональный центр – 8‑800‑200‑30‑40
• Электронный адрес: info@nalog.gov.ru
• Личный кабинет налогоплательщика: https://lk.nalog.gov.ru
• Личный приём (по записи): офис ФНС по адресу: ул. Тверская, д. 7, офис 215, Москва.
• График приёма: понедельник‑пятница, 09:00‑18:00 (приём по предварительной записи).
• Отделы, к которым можно обратиться:
  • Отдел налогового контроля – телефон 8‑800‑555‑35‑35 доб. 101
  • Отдел расчёта страховых взносов – телефон 8‑495‑123‑45‑67 доб. 202
  • Отдел консультаций по НДФЛ – телефон 8‑812‑234‑56‑78 доб. 303
• Руководство ФНС: И. В. Казанцев, глава Федеральной налоговой службы РФ.
• Отзывы и предложения: Форма обратной связи (можно оставить отзыв о работе службы, о качестве консультаций и т.д.).

Аренда автомобиля сотруднику – удобный инструмент для повышения мобильности персонала, но без правильного оформления она может стать причиной налоговых рисков. С учётом новых предельных величин страховых взносов, каждый работодатель обязан вести тщательный учёт арендных платежей, включать их в расчёт заработной платы и своевременно уплачивать обязательные взносы. Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете избежать штрафов, сохранить финансовую дисциплину и обеспечить прозрачность взаимоотношений с налоговыми органами.

Дата публикации:  г;