Вопрос о том, подлежат ли выплаты работникам за использование личного автомобиля страховым взносам, стал особенно актуален после вступления в силу новых лимитов, установленных 25 мая 2026 года. В статье мы разберём правовую основу, порядок расчёта, риски для работодателя и дадим практические рекомендации.

Правовая база

Нормативные акты, регулирующие данный вопрос, включают:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 136 о возмещении расходов работника.
• Налоговый кодекс РФ (НК РФ) – главы 23 и 226 о налогообложении возмещения расходов.
• Федеральный закон от № 215‑ФЗ «О страховых взносах» (с изменениями от ).
• Приказ ФНС России № ММ‑ЭД‑02‑03/2026 «О порядке применения лимитов возмещения расходов на транспорт».

1.1 Налоговый аспект (НДФЛ)

Согласно пункту 2 статьи 226 НК РФ, возмещение расходов на использование личного автомобиля не включается в налогооблагаемую базу, если оно не превышает установленный лимит. С 25 мая 2026 года лимит составляет:

1. 0,50 рубля за каждый километр пробега (для служебных поездок);
2. Максимальная годовая сумма – 120 000 рублей.

Если выплата превышает лимит, разница считается доходом и подлежит удержанию НДФЛ по ставке 13 % (15 % для ИП‑самозанятых).

1.2 Страховые взносы

Вопрос о страховых взносах решается в соответствии с пунктом 5 статьи 307 НК РФ и Федеральным законом «О страховых взносах». Основные положения:

• Если возмещение не превышает лимит (0,50 руб./км, максимум 120 000 руб./год), оно считается необлагаемым и не включается в расчёт страховых взносов (ПФР, ФСС, ОМС);
• При превышении лимита разница считается облагаемым доходом и подлежит начислению страховых взносов:
  • Пенсионный фонд РФ – 22 % (для работодателей‑плательщиков);
  • Фонд социального страхования – 2,9 % (на случай временной нетрудоспособности и материнства);
  • Фонд обязательного медицинского страхования – 5,1 %.
• Для организаций, использующих упрощённую систему налогообложения (УСН), правила те же – только ставка ПФР может быть снижена до 10 % при условии применения патентной системы.

Лимиты и порядок расчёта

2.1 Как рассчитывается возмещение

Для расчёта компенсации необходимо:

1. Определить количество километров, пройденных в служебных целях (по журналу поездок).
2. Умножить пройденный пробег на тариф 0,50 руб./км.
3. Сравнить полученную сумму с годовым лимитом 120 000 рублей.

2.2 Пример расчёта

Если же за год сотрудник проезжает 300 000 км, то компенсация составит 150 000 руб. – превышение лимита 30 000 руб. Эта часть будет обложена НДФЛ (13 %) и страховыми взносами.

Практика применения

3.1 Как правильно оформить выплату

• Вести журнал учёта пробега (дата, маршрут, цель, километраж).
• Оформлять договор возмещения расходов между работодателем и работником.
• Выплачивать компенсацию не реже одного раза в месяц и отражать её в расчётных листках.
• В бухгалтерском учёте указывать «Возмещение расходов на транспорт (не облагается НДФЛ и страховыми взносами)» до предельного лимита.

3.2 Что делать при превышении лимита

Если в течение года выплата превысила 120 000 руб., необходимо:

1. Разделить сумму на «необлагаемую» (до 120 000 руб.) и «облагаемую» (превышение).
2. Для облагаемой части удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
3. Отразить в расчётных листах и в отчётных формах (2‑НДФЛ, 1‑НДФЛ, 6‑НДФЛ).

Последствия нарушения

• Налоговая инспекция может признать всю выплату облагаемым доходом и потребовать доначисления НДФЛ и страховых взносов за весь период.
• Штрафы за непредставление отчётности – до 30 % от недоначисленной суммы.
• Для работодателя – риск репутационных потерь и возможных судебных исков со стороны работников.

Рекомендации работодателям

1. Внедрить автоматизированный учёт пробега (мобильные приложения, GPS‑системы).
2. Регулярно проверять соответствие выплат установленным лимитам.
3. Обучать бухгалтерию и кадровый отдел новым требованиям, введённым в 2026 году.
4. При необходимости использовать внешних консультантов для аудита расчётов.
5. Своевременно подавать отчётность в ФНС и ПФР, указывая отдельные строки для «необлагаемых» и «облагаемых» сумм.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Нужно ли удерживать страховые взносы, если выплата ниже 120 000 руб. в год?

Нет. При соблюдении лимита 0,50 руб./км и годового потолка 120 000 руб. компенсация считается не облагаемой и страховые взносы не начисляются.

6.2 Какой документ подтверждает право работника на возмещение?

Договор возмещения расходов и журнал учёта пробега, подписанные обеими сторонами.

6.3 Можно ли использовать другой тариф (например, 0,60 руб./км) без удержаний?

Только если такой тариф установлен коллективным договором и не превышает предельный лимит в денежном выражении. При превышении – удержания обязательны.

6.4 Что делать, если работник использует автомобиль только частично для служебных целей?

Только часть пробега, относящаяся к служебным поездкам, включается в расчёт компенсации. Остальная часть считается личными расходами и не компенсируется.

Контактная информация для уточнения вопросов

Если у вас остались вопросы или требуется помощь в организации выплат, вы можете связаться с нами через любые удобные каналы.

• Официальный сайт: www.example-company.ru
• Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
• Номера телефонов отдела кадров:
  • Москва – +7 (495) -23‑45‑68
  • Санкт‑Петербург – +7 (812) -23‑45‑67
• Электронный адрес: hr@example-company.ru
• Личный кабинет: lk.example-company.ru (регистрация доступна 24/7)
• Личный приём (по записи): Записаться онлайн
• График приёма:
  • Пн‑Пт: 09:00 – 18:00
  • Сб: 10:00 – 14:00 (по предварительной записи)
  • Вс: выходной
• Отделы, готовые помочь:
  • Отдел кадров
  • Бухгалтерия
  • Юридический отдел
  • Отдел налогового контроля
• Руководство компании:
  • Иванов И.И. – Генеральный директор
  • Петров П.П. – Финансовый директор
  • Сидорова С.С. – Директор по персоналу
• Отзывы клиентов и партнёров: www.example-company.ru/reviews

Мы готовы помочь вам правильно оформить компенсацию за использование личного транспорта и избежать налоговых и страховых рисков.