Страховая копия электронного документа – это электронный образ оригинального бумажного документа, который
создаётся, хранится и передаётся в соответствии с требованиями законодательства РФ и
правил Федеральной архивной службы. Такая копия обладает юридической силой, если
соблюдены требования к её идентичности, подлинности и защите.

Зачем нужны страховые копии?

• Сокращение расходов на бумажный документооборот;
• Ускорение процессов согласования и передачи данных между страховщиком, клиентом и контролирующими органами;
• Повышение уровня информационной безопасности за счёт шифрования и квалифицированной электронной подписи (КЭП);
• Обеспечение долгосрочного архивного хранения в центральных хранилищах;
• Соответствие требованиям ФЗ‑40 «Об обязательном страховании» и другим нормативным актам;

Правовая база

Создание и использование страховых копий регулируется:

1. Федеральным законом от № 40‑ФЗ;
2. Приказами Федеральной архивной службы России;
3. Требованиями к использованию квалифицированной электронной подписи (КЭП);
4. Правилами обмена электронными документами в системе автоматизированного информационного страхования (АИС «Страхование»).

Все документы, передаваемые в территориальный орган СФР, должны быть:

• Проверены антивирусом;
• Подписаны КЭП должностного лица, имеющего право подписи;
• Зашифрованы и упакованы в одну транспортную посылку;
• Для отчётности по страховым взносам и индивидуальных сведений – использована усиленная КЭП.

Технические требования к страховым копиям

• Идентичность – копия должна полностью соответствовать оригиналу (все реквизиты, подписи, печати).
• Подлинность – подтверждается КЭП, тайм‑стампом и метаданными.
• Защищённость – обязательное шифрование (AES‑256 или выше) при передаче и хранении.
• Формат – PDF/A‑3, TIFF или другие форматы, поддерживаемые ФЗ‑40 и ФАС.
• Архивирование – хранение в центральном хранилище с резервным копированием.

6 лучших практик создания и использования страховых копий электронных документов

1. Сканирование с сохранением всех реквизитов

   Используйте сканеры с разрешением не менее 300 dpi, сохраняйте оригинальные подписи,
   печати и штампы. При сканировании включайте метаданные (дата, время, место сканирования).

2. Применение квалифицированной электронной подписи (КЭП)

   Подписывайте каждый файл отчёта КЭП должностного лица, имеющего право подписи.
   Для отчётности по страховым взносам и индивидуальных сведений используйте усиленную КЭП,
   что повышает доверие регуляторов.

3. Шифрование и упаковка в одну транспортную посылку

   Перед отправкой в территориальный орган СФР архивируйте файлы (ZIP/7z) и шифруйте их
   с использованием современных алгоритмов (AES‑256). Это гарантирует конфиденциальность
   данных при передаче через открытые каналы.

4. Создание страхового фонда документов (СФД)

   Формируйте централизованный «страховой фонд» – массив страховых копий, который
   хранится в соответствии с правилами Федеральной архивной службы. Такой фонд
   позволяет быстро находить нужный документ и обеспечивает его долговременную сохранность.

5. Автоматизация обмена через АИС «Страхование»

   Интегрируйте систему электронного документооборота (ЭДО) со службой АИС «Страхование».
   Это позволяет автоматически получать паспортные данные, сведения о налоговом учёте,
   регистрации ТС и водительском удостоверении, а также передавать полисы и отчёты в реальном времени.

6. Контроль качества и аудит

   Регулярно проверяйте копии антивирусными программами, проводите внутренний аудит
   соответствия копий требованиям ФЗ‑40 и ФАС. Ведите журнал действий (логирование),
   где фиксируются все операции с документом: сканирование, подпись, шифрование, передача.

Типичный рабочий процесс создания страховой копии

Ниже представлена схема, отражающая последовательность действий от получения оригинала до передачи в СФР.

1. Получение бумажного оригинала (полис, справка, акт).
2. Сканирование с сохранением всех реквизитов.
3. Проверка качества скан‑изображения и антивирусный скан.
4. Подписание файла КЭП (усиленной для чувствительных данных).
5. Архивирование и шифрование.
6. Отправка в территориальный орган СФР через защищённый канал (VPN/HTTPS).
7. Регистрация в центральном хранилище СФД и обновление метаданных.

Преимущества внедрения страховых копий в компании

• Сокращение времени на согласование – от дней до нескольких часов.
• Уменьшение риска потери оригиналов благодаря резервному электронному хранению.
• Повышение прозрачности для регуляторов и партнёров.
• Снижение затрат на бумагу, печать и транспортировку.
• Соответствие требованиям ФЗ‑40 и международным стандартам (ISO 27001, ГОСТ Р 7.0.97‑2016).

Страховые копии электронных документов – это современный инструмент, позволяющий
страховым компаниям и их клиентам работать быстрее, безопаснее и в полном соответствии
с законодательством РФ. Применяя шесть лучших практик, описанных в этой статье,
вы сможете построить надёжную систему электронного документооборота, минимизировать
риски и обеспечить долгосрочную сохранность важной информации.

Помните, что ключ к успеху – это сочетание правильных технологий (сканирование,
КЭП, шифрование), строгих процедур контроля качества и постоянного мониторинга
соответствия нормативным требованиям.