Трудовая книжка и страховое свидетельство (полис обязательного социального страхования) – два обязательных документа, которые должны быть оформлены при приёме на работу. Их оформление регулируется Трудовым кодексом РФ, законодательством о страховании и приказами Минтруда. В статье подробно рассматривается, какие стороны участвуют в этом процессе, какие действия они выполняют и какие документы нужны.

Правовая база

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 65, 66, 67.
2. Федеральный закон № 156-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
3. Приказы Минтруда РФ № 6‑н «Об утверждении формы трудовой книжки» и № 2‑н «Об утверждении формы страхового свидетельства».

Основные участники процесса

2.1 Работодатель (юридическое лицо)

Работодатель несёт полную ответственность за оформление трудовой книжки и страхового свидетельства. В его обязанности входит:

• Выдача сотруднику трудовой книжки (если у него её нет) или внесение записи в уже существующую.
• Оформление страхового свидетельства в страховой компании (Фонд обязательного медицинского страхования, Фонд социального страхования и т.д.).
• Подготовка и подписание трудового договора.
• Ведение кадрового учёта в соответствии с требованиями ТК РФ.

2.2 Отдел кадров (HR‑отдел)

Практически в любой организации функции по оформлению документов возлагаются на отдел кадров. Его задачи:

• Проверка наличия у соискателя действующей трудовой книжки и страхового полиса.
• Заполнение первой записи в трудовой книжке (дата приёма, должность, оклад, условия труда).
• Оформление и передача документов в страховую компанию.
• Консультация работника по вопросам заполнения анкеты, предоставления копий паспортов, СНИЛС и ИНН.

2.3 Страховая компания (ФСС, ФОМС, ПФР)

Страховая организация выдаёт страховое свидетельство (полис ОСС). В этом процессе участвуют:

• Сотрудник страховой компании, принимающий заявление от работодателя.
• Система электронного взаимодействия (ЕСИА, портал «Госуслуги») для подтверждения данных.

2.4 Сотрудник (работник)

Хотя основная ответственность лежит на работодателе, работник также обязан предоставить:

• Копию паспорта.
• СНИЛС, ИНН.
• Если у него уже есть трудовая книжка – её оригинал.
• Заполнить анкеты, необходимые для страхования.

Пошаговый алгоритм оформления

1. Подготовка документов со стороны работника – предоставление паспорта, СНИЛС, ИНН, трудовой книжки (если есть).
2. Регистрация в системе ФСС/ФОМС – отдел кадров передаёт сведения в страховую компанию (обычно в течение 5 рабочих дней).
3. Оформление первой записи в трудовой книжке – вносятся дата приёма, должность, оклад, сведения о страховании.
4. Получение страхового свидетельства – страховая компания выдаёт полис (в бумажном виде или в электронном виде).
5. Передача документов работнику – работнику вручают трудовую книжку с записью и страховое свидетельство.
6. Ввод данных в личный кабинет сотрудника – в системе электронного документооборота (1С, SAP HR и др.) фиксируются все сведения.

Какие документы нужны работодателю

• Трудовой договор (двусторонний оригинал).
• Заявление о приёме на работу (по форме ТК РФ).
• Копии паспорта, СНИЛС, ИНН работника.
• Справка о наличии/отсутствии судимостей (если требуется по должности).
• Приёмный акт (приёмный приказ) – документ, подтверждающий факт приёма.

Частые ошибки и как их избежать

FAQ (Часто задаваемые вопросы)

Кто может оформить трудовую книжку?

Только работодатель (его представитель – руководитель организации или уполномоченный сотрудник отдела кадров). Работник не имеет права самостоятельно вносить записи.

Можно ли оформить страховое свидетельство в электронном виде?

Да. С 2024 года большинство страховых компаний выдают полис в электронном виде через портал Госуслуг. Работодатель может отправить запрос онлайн, а работник получает полис в личном кабинете.

Сколько времени даёться работодателю на оформление документов?

Трудовая книжка – в течение 10 календарных дней с момента приёма на работу. Страховое свидетельство – в течение 5 рабочих дней.

Что делать, если у работника уже есть трудовая книжка?

Работодатель вносит первую запись в существующую книжку, не выдавая новую. При этом сохраняется целостность книжки.

Кому обращаться в случае ошибки в записи?

Сразу в отдел кадров. При необходимости запись корректируется с указанием причины и подписи руководителя.

Оформление трудовой книжки и страхового свидетельства – важный этап при приёме на работу. При правильном взаимодействии между работодателем, отделом кадров и страховой компанией процесс проходит быстро, без штрафов и конфликтов. При возникновении вопросов используйте указанные выше контакты.