В современной системе обязательного социального страхования в России ключевым документом‚ отражающим начисление и уплату страховых взносов‚ является форма ЕФС-1 (Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний). Ниже представлен подробный обзор требований к заполнению‚ сдачи и использования этой формы в 2026 году с учетом последних изменений‚ вступивших в силу с 30 декабря 2025 года.

Что такое форма ЕФС-1?

Форма ЕФС-1 предназначена для:

• Ведения индивидуального учета застрахованных лиц;
• Отражения начисленных страховых взносов по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• Предоставления данных в Социальный фонд России (СФР) для расчета пособий и выплат.

Форма состоит из нескольких разделов и подразделов‚ каждый из которых заполняется за определенный отчетный период (месяц‚ квартал‚ год).

История изменений формы ЕФС-1

Таким образом‚ с 30 декабря 2025 года действует новая редакция формы‚ утвержденная приказами СФР № 1462 и № 1463.

Кто обязан сдавать форму ЕФС-1?

Обязанность подачи формы ЕФС-1 возникает у:

• Всех юридических лиц‚ являющихся страхователями по обязательному социальному страхованию;
• Индивидуальных предпринимателей‚ имеющих наемных работников;
• Физических лиц‚ осуществляющих выплаты вознаграждений по гражданско‑правовым договорам‚ если такие выплаты облагаются страховыми взносами.

Освобождение от подачи возможно только в случае отсутствия начисленных страховых взносов за отчетный период (нулевая отчетность).

Сроки сдачи формы ЕФС-1 в 2026 году

Согласно действующему порядку‚ форма ЕФС-1 сдается:

• Ежемесячно – не позднее 25 числа месяца‚ следующего за отчетным;
• Квартально – для разделов‚ где предусмотрена квартальная периодичность (например‚ подраздел 2.3 «Численность работников‚ занятых на работах с вредными и(или) опасными производственными факторами») – не позднее 25 числа месяца‚ следующего за отчетным кварталом;
• Годово – не позднее 25 января года‚ следующего за отчетным.

Примечание: если 25 число приходится на выходной или праздничный день‚ срок переносится на следующий рабочий день.

Структура формы ЕФС-1 и порядок заполнения

Форма состоит из следующих основных разделов:

1. Раздел 1 – Сведения о страхователе (ИНН‚ КПП‚ наименование‚ адрес).
2. Раздел 2 – Сведения о начисленных страховых взносах:
   • Подраздел 2.1 – Общая сумма начисленных взносов;
   • Подраздел 2.2 – Взносы по профессиональным заболеваниям;
   • Подраздел 2.3 – Численность работников‚ занятых на работах с вредными и(или) опасными производственными факторами (заполняется за отчетный период).
3. Раздел 3 – Информация о выплатах пособий и компенсаций (если страхователь является получателем).
4. Раздел 4 – Подпись и дата заполнения формы.

Важно: начиная с в подразделе 2.3 необходимо указывать не только общее количество работников‚ но и их распределение по классам вредности/опасности (1‑4 класс).

Особенности заполнения подраздела 2.3

• Данные берутся из табеля учета рабочего времени и специальной оценки условий труда (СОУТ).
• Если в отчетном периоде отсутствуют работники на вредных/опасных работах‚ в подразделе ставится прочерк или ноль.
• При изменении условий труда (например‚ проведена аттестация рабочих мест) данные корректируются с момента вступления изменений в силу.

Электронная подача формы ЕФС-1

С 2024 года подача формы ЕФС-1 осуществляется исключительно в электронном виде через личный кабинет страхователя на сайте Социального фонда России. Для этого необходимо:

1. Получить квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП) с областью использования ключа «Согласование ключей» (требуется для взаимодействия с операторами СФР).
2. Установить и настроить программное обеспечение для подготовки отчетности (например‚ «1С:Бухгалтерия»‚ «Контур;Экстерн»‚ «СБИС» и др.)‚ указав в настройках путь к сертификату.
3. Заполнить форму в выбранном ПО‚ проверить контрольные суммы и подписать документ КЭП.
4. Отправить подписанный файл через электронный сервис СФР (раздел «Электронные сервисы» → «Отчетность»).

Важно: с года электронный формат формы ЕФС-1 утвержден приказом СФР № 1463‚ поэтому старые XML‑схемы более не принимаются. Необходимо обновить шаблоны в используемом ПО до указанной даты.

Ответственность за несвоевременную или недостоверную сдачу

Нарушение сроков подачи или предоставление ложных сведений влечет следующие меры ответственности:

• Штраф в размере 20 % от суммы недоимки‚ но не менее 1 000 рублей (ст. 15.5 КоАП РФ).
• При повторных нарушениях – штраф до 40 % от суммы недоимки.
• В случае выявления умышленного искажения данных – возможное привлечение к уголовной ответственности по ст. 199 УК РФ (уклонение от уплаты налогов и сборов).

Рекомендуется вести внутренний контроль за своевременностью формирования и отправки отчетности‚ а также периодически сверять данные с налоговой и бухгалтерской отчетностью.

Полезные ресурсы и ссылки

• Официальный сайт Социального фонда России: https://www.sfr.gov.ru
• Личный кабинет страхователя (вход через ЕСИА): https://lk.sfr.gov.ru
• Приказ СФР № 1462 от (утверждение формы ЕФС-1): https://sfr.gov.ru/doc/1462_2025
• Приказ СФР № 1463 от (электронный формат): https://sfr.gov.ru/doc/1463_2025
• Методические рекомендации Контур.Экстерна по заполнению ЕФС-1: https://kontur.ru/extern/efs1

Форма ЕФС-1 остается основным инструментом отчетности по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. С вступлением в силу новых приказов СФР от ноября 2025 года изменились не только внешний вид бланка‚ но и требования к электронному формату и использованию квалифицированных сертификатов ЭП. Соблюдение установленных сроков‚ точное заполнение подраздела 2.3 и своевременная подача через личный кабинет СФР позволяют избежать штрафных санкций и обеспечить корректное начисление страховых взносов‚ а значит – гарантировать своевременные выплаты пособий застрахованным лицам.

Следует регулярно отслеживать обновления нормативной базы на официальном сайте СФР и пользоваться актуальными методическими материалами от проверенных поставщиков программного обеспечения (Контур.Экстерн‚ СБИС‚ 1С и др.). Только так можно обеспечить бесперебойную работу в системе государственного страхования и минимизировать риски возникновения претензий со стороны контролирующих органов.