В 2026 году правила налогообложения командировочных расходов в России остаются в значительной степени прежними, однако появились уточнения, связанные с документальным подтверждением расходов и новыми лимитами суточных․ Ниже – подробный разбор, какие выплаты и компенсации в рамках служебных командировок являются объектом налогообложения, а какие – нет․

Правовая база

• Статья 217 Налогового кодекса РФ (п․ 1) – перечень расходов, не являющихся доходом работника․
• Постановление Правительства РФ № 150 от  г․ (с изменениями) – нормы суточных и их лимиты․
• Письма Минфина России от  г․ № 03‑15‑06/33309 – разъяснение порядка налогообложения однодневных командировок․
• КонсультантПлюс, «Планы по командировке изменились: что с налогами и взносами» (И․В․ Овчинникова, 2023)․

Классификация командировочных расходов

Суточные: лимиты и порядок расчёта

С 2026 года действуют следующие максимальные нормы суточных (внутренние командировки по России):

• Для работников, получающих доход до 300 000 ₽ в год – 1 500 ₽ в сутки․
• Для работников с доходом выше 300 000 ₽ – 2 000 ₽ в сутки․
• Для заграничных командировок – нормы, установленные приказом Минтруда, обычно от 2 500 ₽ до 4 000 ₽ в сутки в зависимости от страны․

Если выплаченная сумма превышает указанные лимиты, избыточная часть считается доходом работника и подлежит удержанию НДФЛ (13 %) и начислению страховых взносов (все обязательные фонды)․

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

НДФЛ удерживается только с той частью командировочных выплат, которая считается доходом работника:

1. Суточные сверх нормы․
2. Компенсация расходов, не подтверждённая документально (например, билеты без оригиналов)․
3. Любые выплаты, которые в договоре с работником классифицируются как «премия» или «доплата», а не как возмещение расходов․

Ставка НДФЛ в 2026 году – 13 % (для резидентов)․ Для нерезидентов применяется ставка 30 %․

Страховые взносы (РСВ)

В расчёт страховых взносов включаются все выплаты, являющиеся объектом налогообложения, а также некоторые выплаты, которые не облагаются НДФЛ, но относятся к объекту взносов:

• Суточные сверх нормы – полностью․
• Все выплаты, подтверждённые документально, но относящиеся к «расходам на командировку», не включаются в базу РСВ (п․ 1 ст․ 217 НК РФ)․
• Комиссия за услуги аэропортов, если она не подтверждена – включается․
• Возмещение расходов, возникших из‑за задержки возвращения, при наличии подтверждающих документов – не включается․

Ставки страховых взносов (2026 г․):

• Пенсионный фонд – 22 %
• Фонд обязательного медицинского страхования – 5,1 %
• Фонд социального страхования (травматизм) – 0,2 % (для большинства отраслей)
• Фонд страхования от безработицы – 0,2 %

Как правильно оформить и отразить в учётных документах

1. Приказ о командировке – обязательный документ, в котором указываются даты, цель, место, а также нормы суточных․
2. Сотрудник собирает оригиналы билетов, счета‑фактуры за отель, чеки за транспортные услуги․ При отсутствии оригиналов – копии, заверенные работодателем․
3. В бухгалтерии:
   • В 6‑НДФЛ отражаются только суммы, превышающие нормы суточных (облагаемые НДФЛ)․
   • В расчётных листах (1‑НДФЛ) указываются все выплаты, но помечаются как «не облагаются» при наличии подтверждающих документов․
   • В отчёте по страховым взносам (РСВ) включаются все суммы, подпадающие под объект взносов, независимо от их налогообложения․
4. При использовании 1С:ЗУП или аналогичной системы необходимо настроить правила расчёта так, чтобы:
   • Суточные в пределах нормы автоматически помечались как «не облагаются»․
   • Суточные сверх нормы – как «облагаемые»․
   • Оплата проезда и проживания – как «не облагаемые», если есть подтверждающие документы․

Примеры расчётов

Пример 1․ Командировка в пределах России (5 дней)

• Норма суточных – 1 500 ₽․
• Фактические суточные, выплаченные работодателем – 2 000 ₽․
• Сверхнормативная часть: (2 000 ₽ – 1 500 ₽) × 5 дн․ = 2 500 ₽․
• НДФЛ: 2 500 ₽ × 13 % = 325 ₽․
• Страховые взносы (пенсия + ОМС + ФСС): 2 500 ₽ × (22 % + 5,1 % + 0,2 %) ≈ 693 ₽․

Пример 2․ Командировка за границу (3 дня) – расходы на проезд и проживание

• Билеты (Москва‑Токио‑Москва) – 45 000 ₽․
• Отель – 30 000 ₽․
• Суточные в пределах нормы (2 500 ₽ × 3 дн․) – 7 500 ₽․
• Все суммы подтверждены билетами и счетами․
• Никакой НДФЛ и страховых взносов не удерживается․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли платить НДФЛ с компенсации за проезд, если у меня нет оригинального билета?

Ответ: Да․ Если расходы не подтверждены документально, они рассматриваются как доход работника и подлежат удержанию НДФЛ (13 %) и страховым взносам․

Вопрос: Какой документ считается подтверждающим расходы на проживание?

Ответ: Счета‑фактуры, акты выполненных работ, договоры аренды, а также оригиналы чеков с указанием даты, суммы и места проживания․

Вопрос: Облагаются ли страховыми взносами суточные, полученные в виде «надбавки» за работу в ночное время?

Ответ: Если надбавка включена в общую сумму суточных и превышает установленный лимит, её часть считается доходом и подлежит начислению страховых взносов․

Вопрос: Что делать, если сотрудник не предоставил подтверждающие документы в срок?

Ответ: Работодатель обязан удержать НДФЛ и начислить страховые взносы с полной суммы выплат, а затем в течение 30 дней потребовать у сотрудника недостающие документы․

Контактная информация для уточнения вопросов по налогообложению командировочных расходов

Если у вас остались вопросы, используйте любой из указанных каналов связи – специалисты помогут разобраться в нюансах налогообложения командировочных расходов․