Ситуация, когда работник умирает до того, как он успел использовать свой ежегодный отпуск, требует особого подхода к начислению заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и уплате страховых взносов. Ниже представлен подробный разбор порядка действий, нормативной базы и практических рекомендаций для бухгалтеров и кадровых специалистов.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 127 (оплата отпуска), ст. 84.1 (увольнение в связи со смертью работника).
• Налоговый кодекс РФ – ст. 209 (объект обложения НДФЛ), ст. 230 (уплачиваемый налог), ст. 422 (страховые взносы).
• ФЗ № 125‑ФЗ «Об обязательном медицинском страховании» и ФЗ № 212‑ФЗ «О Пенсионном фонде Российской Федерации» – определяют, кто считается застрахованным лицом.
• Письма Минфина России и ФНС России (например, Письмо ФНС от № БС-4-11/2540@) – разъясняют, что выплаты после смерти работника не являются объектом обложения страховыми взносами.

Что считается застрахованным лицом?

Согласно п. 2 ст. 422 НК РФ, застрахованным лицом является лицо, с которым у организации существуют трудовые (или гражданско‑правовые) отношения на день начисления выплаты. В день смерти работник перестает быть застрахованным лицом, поэтому все выплаты, произведённые после этой даты, не облагаются страховыми взносами и НДФЛ.

Порядок начисления выплат при смерти сотрудника

1. Определение даты смерти – фиксируется в справке о смерти (выдаётся ЗАГС).
2. Начисление заработной платы за отработанные дни – сумма, причитающаяся за период до дня смерти включительно. Эта сумма включается в базу по страховым взносам и НДФЛ.
3. Компенсация за неиспользованный отпуск – рассчитывается как среднедневной заработок × количество неиспользованных дней отпуска. Выплата производится после дня смерти и не облагается страховыми взносами и НДФЛ.
4. Прочие выплаты (премии, надбавки и т.п.) – если они были начислены до дня смерти, подлежат обложению; если после – нет.

Перерасчет страховых взносов при увольнении в связи со смертью

Если зарплата за месяц, в котором наступила смерть, была уже начислена авансом, необходимо выполнить перерасчет:

• Шаг 1. Определить фактически отработанные дни в месяце (включая день смерти).
• Шаг 2. Пересчитать сумму заработной платы за эти дни.
• Шаг 3. Разница между уже начисленным авансом и пересчитанной суммой подлежит возврату (или удержанию) от работника‑получателя (в данном случае – от родственника, получающего выплату). Поскольку выплата после смерти не облагается взносами, корректировка касается только суммы, подлежащей выплате, а не базы по взносам.

Пример: сотрудник умер 29 сентября, а зарплата за сентябрь была начислена авансом 13 октября. Нужно пересчитать зарплату за 1‑29 сентября и, если аванс превышает эту сумму, вернуть излишек.

Документы, необходимые для выплаты родственникам

• Справка о смерти (оригинал или заверенная копия).
• Заявление родственника на получение выплаты (форма организации).
• Расчётный лист (начисление заработной платы и компенсации за отпуск).
• Приказ об увольнении в связи со смертью работника (форма Т‑8).
• Справка о среднем заработке (для расчёта компенсации за отпуск).
• Платёжное поручение или ведомость на выплату.

Практические рекомендации

1. Сразу после получения информации о смерти оформить приказ об увольнении (дата увольнения – день смерти).
2. В бухгалтерии создать отдельные виды начислений: «Оклад умершему сотруднику» и «Компенсация отпуска умершему сотруднику» с параметром «Вид дохода для страховых взносов – Не относится к объекту обложения».
3. При начислении использовать документ «Начисление простое» в суммовом выражении, выбирая соответствующий вид начисления.
4. Убедиться, что в расчёте по страховым взносам за отчётный период включаются только суммы, начисленные до дня смерти.
5. При выплате родственнику оформить платежное поручение с пометкой «Выплата после смерти работника – не облагается страховыми взносами и НДФЛ».
6. Хранить все документы (справка о смерти, заявление, расчётный лист) не менее 5 лет в соответствии с требованиями архивного законодательства.

5 лучших контактов для консультации и сопровождения

№	Организация	Услуга	Телефон	E‑mail
1	КПМГ Россия	Налоговое и бухгалтерское консультирование по выплатам при смерти сотрудника	+7 (495) -21‑30‑00	info@kpmg.ru
2	КонсультантПлюс	Онлайн‑база нормативных актов, готовые решения по страховым взносам и НДФЛ	+7 (495) -80‑55‑55	support@consultant.ru
3	Гарант.РУ	Юридическая поддержка, образцы приказов и расчётных листов	+7 (495) -41‑00‑00	mail@garant.ru
4	ФНС России, региональное управление	Разъяснения по начислению страховых взносов и НДФЛ при выплатах после смерти	+7 (495) -20‑40‑00 (Москва)	info@nalog.ru
5	Министерство труда и социальной защиты РФ	Информация о порядке выплаты компенсаций родственникам deceased работника	+7 (495) -20‑30‑00	info@mintrud.ru

Смерть сотрудника до начала отпуска требует чёткого разделения выплат на те, которые были начислены до дня смерти (облагаются страховыми взносами и НДФЛ), и те, которые производятся после этой даты (не облагаются). Следуя представленному алгоритму, используя соответствующие виды начислений и храня необходимую документацию, организация сможет корректно выполнить все расчёты, избежать штрафов и обеспечить своевременную выплату средств родственникам умершего работника.

Если понадобиться помощь в настройке видов начислений в 1С или подготовке расчётных листов – обращайтесь к указанным контактам, они предоставят квалифицированную поддержку.