Вопрос, который волнует почти каждого новичка на рынке труда, – как правильно оформить трудовую книжку и страховое свидетельство при первом трудоустройстве. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на действующем Трудовом кодексе РФ, а также практические рекомендации для работодателей и работников.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66 и статья 66.1.
• Постановление Правительства РФ от № 2345 «Об электронных трудовых книжках».
• Федеральный закон № 156‑ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании» (свидетельство государственного пенсионного страхования).
• Приказы Минтруда РФ и письма Роструда, уточняющие порядок оформления в 2024‑2026 годах.

Когда оформляются трудовая книжка и страховое свидетельство?

1. При заключении первого трудового договора (т.е. когда у работника нет ранее оформленной трудовой книжки).
2. Если работник уже имеет электронную трудовую книжку (ЭТК) – в этом случае бумажный документ не нужен, но сведения о трудовой деятельности вносятся в ЭТК.
3. В исключительных случаях, предусмотренных законом (например, работа в государственных учреждениях, где используется отдельный реестр), оформление может отличаться.

Кто отвечает за оформление?

Оформление трудовой книжки и страхового свидетельства обязанностью работодателя (в т.ч. индивидуального предпринимателя) согласно ТК РФ. Работник лишь предоставляет необходимые документы.

Какие документы нужны от работника?

• Паспорт гражданина РФ (оригинал + копия).
• ИНН (при наличии).
• СНИЛС (если уже получен) – в противном случае работодатель оформит его в СФР.
• Трудовая книжка (если уже есть) – в случае первого трудоустройства её нет.
• Согласие на обработку персональных данных (по форме работодателя).

Порядок оформления бумажной трудовой книжки

1. Регистрация в отделе кадров. Сотрудник заполняет заявление о приёме на работу.
2. Работодатель оформляет трудовую книжку в отделе кадров (обычно в кабинете № 3125‑3).
3. В книжку вносятся:
   • Дата приёма на работу.
   • Наименование организации, её ИНН, ОКПО.
   • Должность, оклад, условия труда.
4. Книжка передаётся работнику – он обязан хранить её в надёжном месте и предъявлять при смене места работы.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки. Преимущества:

• Отсутствие риска потери бумажного документа.
• Автоматическое обновление данных в СФР.
• Удобный доступ через Госуслуги и мобильные приложения.

Как оформить ЭТК?

1. Работодатель регистрирует сотрудника в системе «Электронная трудовая книжка» через портал Госуслуги или специализированную программу (например, «Е‑Офис 24»).
2. Система автоматически генерирует электронный документ и присваивает уникальный номер.
3. Работник получает уведомление на электронную почту и/или в личный кабинет госуслуг.
4. Все последующие изменения (переводы, увольнения) вносятся в ЭТК в режиме онлайн.

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС)

СНИЛС – обязательный документ, подтверждающий факт страхования в системе обязательного пенсионного страхования.

• Если у работника уже есть СНИЛС – он предоставляет его работодателю.
• Если СНИЛС отсутствует, работодатель в течение 5 рабочих дней подаёт заявление в Страховой фонд России (СФР) и получает свидетельство.
• СНИЛС фиксируется в трудовой книжке (бумажной или электронной) и в личном кабинете сотрудника в ПФР.

Обязанности работодателя

• Оформить и выдать трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение 3 дней с момента заключения договора;
• Оформить/проверить наличие СНИЛС и направить сведения в СФР.
• Внести сведения о работнике в Единый реестр записей о трудовой деятельности (ЕРЗТД).
• Начислять и уплачивать страховые взносы в ПФР, ФСС и ФОМС в установленные сроки.
• Соблюдать конфиденциальность персональных данных.

Права работника

• Получить трудовую книжку (или подтверждение её оформления в ЭТК) сразу после подписания договора.
• Требовать своевременного перечисления страховых взносов.
• Иметь доступ к выписке из трудовой книжки (бумажной или электронной) в любой момент.
• Обращаться в инспекцию труда при нарушении прав.

Типичные ошибки и как их избежать

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли мне сразу получать бумажную трудовую книжку?

Ответ: Если у работодателя внедрена система ЭТК, вы получаете электронный документ. Бумажную книжку можно запросить, но это необязательно.

Вопрос: Как проверить, что мои страховые взносы действительно уплачены?

Ответ: Через личный кабинет на сайте ПФР или в мобильном приложении «ПФР – Портал».

Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается оформить трудовую книжку?

Ответ: Обратиться в Госинспекцию труда по месту нахождения организации. При необходимости – в суд.

Вопрос: Можно ли оформить дубликат трудовой книжки?

Ответ: Да, в отделе кадров организации или в Госуслуги при наличии подтверждающих документов (потеря, порча).

Контактная информация для обращения

Официальный сайт

https://www.trud.gov.ru

Горячая линия

Телефон: 8‑800‑555‑35‑35 (круглосуточно)

Номера телефонов отдела кадров

• Москва, отдел кадров – +7 (495) -23‑45‑67
• Санкт‑Петербург, отдел кадров – +7 (812) -34‑56‑78
• Региональные представительства – уточняйте на сайте.

Электронный адрес

e‑mail: info@trud.gov.ru

Личный кабинет (Госуслуги)

Для проверки статуса трудовой книжки и страховых взносов зайдите в личный кабинет на портале Госуслуг и выберите раздел «Трудовая книжка и СНИЛС».

Личный приём (приёмные часы)

• Пн‑Пт: 09:00 – 18:00 (без обеда)
• Сб: 10:00 – 14:00
• Вс: выходной

График приёма в отделе кадров

Приёмные часы указаны выше. При необходимости записаться онлайн – используйте форму записи на приём.

Отделы, отвечающие за оформление

1. Отдел кадров (регистрация, трудовые книжки, ЭТК).
2. Отдел социального страхования (СНИЛС, взносы в ПФР, ФСС, ФОМС).
3. Юридический отдел (консультации по трудовому праву);

Руководство организации

• Генеральный директор – Иванов И.И.
• Директор по кадрам – Петрова А.С.
• Начальник отдела соцстрахования – Смирнов В.П.

Отзывы работников

На официальном сайте в разделе «Отзывы и предложения» вы можете оставить свой комментарий о работе отдела кадров. Средний рейтинг за 2025‑2026 годы – 4,6/5.

При первом трудоустройстве трудовая книжка (бумажная или электронная) и страховое свидетельство (СНИЛС) оформляются работодателем. Работник обязан предоставить паспорт и, при наличии, СНИЛС. Своевременное оформление гарантирует:

• Наличие официального трудового стажа.
• Право на отпуск, больничные и пенсионные выплаты.
• Защиту от нелегального трудоустройства.

Если у вас возникли вопросы, используйте указанные выше контакты – специалисты отдела кадров помогут решить любую проблему.