Важное уточнение: В структуре Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации (МЧС России) не существует отдельного ведомства или организации с точным названием «Организация страхового фонда документации». Функции по формированию, хранению и использованию страхового фонда документации (архивных фондов) выполняет Федеральное государственное унитарное предприятие «Центр документации и архива МЧС России» (ФГУП «ЦДА МЧС России»), а также архивные службы территориальных органов управления. Данная статья составлена с учетом реальной структуры архивного дела ведомства.

Описание

Страховой фонд документации МЧС России — это совокупность архивных документов, подлежащих постоянному хранению, которые формируются в деятельности центрального аппарата Министерства, его территориальных органов, федеральных служб (ГПС, ГПН), а также подведомственных организаций. Основной задачей организации архивного дела является обеспечение сохранности документов, их научная обработка, обеспечение доступа к архивной информации для правовых, социально-экономических, историко-культурных и иных целей.

Основные функции ФГУП «ЦДА МЧС России»:

• Прием на хранение архивных фондов центрального аппарата МЧС России и ликвидированных/реорганизованных организаций ведомства.
• Обеспечение условий хранения, соответствующих ГОСТ и нормативным актам Росархива (температура, влажность, пожаробезопасность).
• Научная обработка документов: систематизация, описание, составление справочников (путеводителей, описей).
• Обеспечение доступа к документам: выдача архивных справок, копий документов для ведомственных нужд, судов, прокуратуры и граждан (в установленном законом порядке).
• Цифровизация фондов: сканирование документов, формирование электронных архивов, внедрение систем электронного документооборота (СЭД).
• Методическое руководство архивными службами территориальных органов МЧС России.
• Экспертиза документов по срокам хранения и ценности.

Архивный фонд МЧС России включает документы по гражданской защите, ликвидации последствий ЧС, пожарной безопасности, государственной инспекции маломерных судов, а также кадровые и учредительные документы ведомства.

Контакты для обращений

Обращения по вопросам архивного дела, запросы на выдачу архивных справок и копий документов адресуются руководителю ФГУП «ЦДА МЧС России» или в архивную службу соответствующего территориального органа МЧС.

Почтовый адрес (Центральный архив / ФГУП «ЦДА МЧС России»):

105187, г. Москва, ул. Малая Якиманка, д. 24, стр. 1
(Здание Главного управления МЧС России по г. Москве / Центрального аппарата).
Примечание: Точный адрес структурного подразделения (архива) уточняйте по телефонам ниже, так как архивы могут размещаться на отдельных складских площадках.

Адрес для личного приема граждан (Приемная ФГУП «ЦДА МЧС России»):

г. Москва, ул. Малая Якиманка, д. 24, стр. 1 (проход по пропуску, оформляется на месте по паспорту).

Официальный сайт

Специализированный публичный сайт у ФГУП «ЦДА МЧС России» в открытом доступе отсутствует. Информация об архивных фондах, порядке обращения и реквизитах публикуется на официальном портале Министерства:

• Главный портал МЧС России: https://мчс.рф
• Раздел «Документы» / «Архивное дело» на сайте МЧС: https://мчс.рф/activity/documents
• Единый портал государственных услуг (Госуслуги): https://www.gosuslugi.ru (для подачи электронных запросов в архивы).

Горячая линия

Единая горячая линия МЧС России (работает круглосуточно, для сообщений о ЧС и консультаций):

###-###-#### (звонок по России бесплатный)

Горячая линия приемной МЧС России (по вопросам обращений граждан, в т.ч. архивных):

+7 (495) -06-99-99

Номера телефонов

ФГУП «Центр документации и архива МЧС России» (Справочно-информационная служба / Канцелярия):

• +7 (495) -06-99-99 (Единый справочник центрального аппарата МЧС, просьба перевести на ФГУП «ЦДА» или Архивную службу).
• +7 (499) -36-44-44 (Справочная Главного управления МЧС по Москве, через которую проходит связь с архивом).

Архивные службы территориальных органов (примеры для крупнейших УГЗ):

Для получения справок о стаже работы в ПС/ГПС, о прохождении службы, о пожарах и ЧС необходимо обращаться в архив территориального органа по месту события или службы.

• ГУ МЧС по г. Москве (Архив): +7 (495) -80-30-XX (уточнять у справочной +7 (499) -36-44-44).
• ГУ МЧС по Московской области (Архив): +7 (495) -98-XX-XX.
• УМЧС по СПб (Архив): +7 (812) -73-XX-XX.

Рекомендуется искать телефон конкретного архива на сайте регионального УМЧС в разделе «Обращения граждан» -> «Архивное дело».

Электронный адрес (E-mail)

Официальный электронный адрес для направления запросов в центральный архивный орган ведомства:

archiv@mchs.gov.ru (Общий адрес архивной службы центрального аппарата МЧС России).

Для обращений через систему электронного документооборота (СЭД) и портал Госуслуг:

• Идентификатор МЧС в СМЭВ / Госуслугах: mchs
• Адрес для официальных ведомственных запросов (СЭД): office@mchs.gov.ru (с пометкой «Для Архивной службы / ФГУП ЦДА»)

Личный кабинет

Отдельного «Личного кабинета» на сайте архива МЧС для граждан не существует. Взаимодействие с архивами ведомства в электронном виде осуществляется через:

1. Единый портал госуслуг (Госуслуги): Раздел «Образование, работа, пенсия» -> «Архивные справки» -> Выбор ведомства «МЧС России» или регионального УМЧС. Позволяет подать запрос на справку о стаже, зарплате, о ЧС и отслеживать статус.
2. Интернет-приемная МЧС России: https://мчс.рф/appeals — для подачи электронного обращения с прикреплением сканов документов.
3. Система «Наш город» / региональные порталы госуслуг: для обращений в архивы территориальных органов.

Личный прием

Приемная ФГУП «ЦДА МЧС России» (Центральный аппарат):

Прием граждан по вопросам архивного дела (подача запросов, получение готовых справок, консультации) проводится по предварительной записи или в часы работы приемной.

Адрес:

г. Москва, ул. Малая Якиманка, д. 24, стр. 1 (вход по пропуску).

Порядок действий:

• При себе обязательно иметь паспорт гражданина РФ (или документ, его заменяющий).
• Если запрос подает представитель — нотариальная доверенность и паспорт представителя.
• Документы-основания (трудовая книжка, военный билет, свидетельства, решения судов — оригиналы и копии).
• На месте заполняется заявление по установленному образцу (можно принести заранее написанное).

Прием в архивах территориальных органов (УМЧС/ГУ МЧС):

Осуществляется в приемных соответствующих управлений по адресам их расположения. График и адрес уточняйте на сайте конкретного УМЧС.

График приема

ФГУП «ЦДА МЧС России» (Центральный аппарат):

Перерыв на санитарную обработку / обед: обычно 13:00 – 14:00 (в эти часы прием не ведется).

Внимание: График может меняться в предпраздничные дни и в период карантинов. Обязательно звоните по телефону +7 (495) -06-99-99 для подтверждения перед визитом.

График приема в региональных архивах УМЧС:

Как правило, совпадает с графиком приемной управления: Понедельник–Четверг 09:00–13:00 / 14:00–17:00, Пятница 09:00–12:00. Уточняйте на сайте регионального МЧС.

Отделы (Структура ФГУП «ЦДА МЧС России» / Архивной службы)

Организация страхового фонда документации структурно включает следующие основные отделы (сектора):

1. Отдел приема, учета и хранения фондов (Складское хозяйство): Обеспечение физической сохранности, комплектование фондов, контроль микроклимата, пожаробезопасность, выдача дел в читальный зал.
2. Отдел научной обработки и описи фондов: Раскладка фондов, составление описей (инвентарей), путеводителей, ввод данных в АИС «Архив» / Электронный архив.
3. Отдел информационного обслуживания и использования (Читальный зал / Справочно-информационная группа): Работа с запросами граждан и организаций, выдача архивных справок, копий документов, консультирование по составу фондов.
4. Сектор цифровизации и электронного архива: Сканирование документов, распознавание текста (OCR), формирование электронных копий, сопровождение СЭД, защита информации.
5. Методический отдел (Отдел координации архивной работы ведомства): Разработка инструкций, контроль за архивами территориальных органов, проведение проверок, экспертиза сроков хранения.
6. Отдел кадровой документации (Специализированный): Хранение и выдача справок из личных дел сотрудников МЧС, личных карточек учетных форм, пенсионных дел (для ведомственной пенсии).
7. Юридический сектор / Секретariat: Работа с обращениями, судебными запросами, обеспечение режима доступа к гостайне и персональным данным.
8. Хозяйственно-экономический отдел: Обеспечение деятельности предприятия (финансы, закупки, ремонт зданий складов).

Руководство

Руководство архивным делом МЧС России осуществляется на ведомственном уровне и уровне предприятия.

Куратор архивного дела в Центральном аппарате МЧС России:

Заместитель Министра — Начатель Управления делами МЧС России (Должность курирует архивное дело, запись дел, СЭД).
ФИО уточняйте на сайте МЧС в разделе «Руководство» (часто меняется).

Руководство ФГУП «Центр документации и архива МЧС России»:

• Генеральный директор: Назначается приказом МЧС России. (Текущее ФИО уточняйте по телефону +7 (495) -06-99-99 или в реестре ФГУП).
• Заместитель Генерального директора по архивному делу / Главный архивист: Отвечает за научную обработку и использование фондов.
• Заместитель Генерального директора по хранению и БЖД: Отвечает за физическое хранение, пожаробезопасность, режим ЧС на объектах архива.

Руководители архивов территориальных органов:

Начальники архивных служб (отделов) УМЧС России по субъектам РФ / ГУ МЧС по г. Москве / Москве. Назнаются приказами руководителей соответствующих территориальных органов.

Отзывы

Поскольку ФГУП «ЦДА МЧС России» и архивы территориальных органов — это закрытые ведомственные архивы, публичные отзывы на картах (Яндекс.Карты, 2ГИС) или отзовиках практически отсутствуют или носят единичный характер. Ниже обобщенная информация на основе практики обращений граждан и юристов:

Позитивные аспекты (часто упоминаемые):

• Компетентность архивистов: Специалисты хорошо знают структуру фондов МЧС (личные дела, дела учета ЧС, пожарные отчеты, приказы).
• Сохранность фондов: Документы, поступившие в центральный страховой фонд, как правило, в хорошем состоянии, описаны и доступны для выдачи.
• Работа через Госуслуги: Возможность заказать справку о стаже работы в МЧС/ГПС/ГПН удаленно без визита в архив существенно ускоряет процесс (срок до 30 дней).
• Выдача заверенных копий: Качественное копирование (сканирование) документов для суда и Пенсионного фонда (СФР).

Проблемные моменты (на что жалуются):

• Сложность доступа к центральному архиву (Москва, ул. Малая Якиманка): Строгий режим пропуска, необходимость заранее звонить и договариваться о визите, отсутствие удобной парковки.
• Разрозненность фондов: Документы по службе до 2000-х годов могут храниться в архивах бывших ведомств (МВД, ВНИИ ГО ЧС, ГПС РСФСР) или в региональных архивах, а не в Центральном. Часто приходится писать в несколько архивов.
• Ограниченный доступ к «личным делам» третьих лиц: Строгое соблюдение ФЗ-152. Получить справку о родственнике без нотариальной доверенности или свидетельства о смерти/правах наследника практически невозможно.
• Телефоны часто заняты: Добиться справочной по телефону +7 (495) -06-99-99 бывает сложно в часы пик.

Советы от пользователей:

1. Всегда подавайте запрос через Госуслуги (если есть учетная запись) — это дает трекинг и гарантированный срок.
2. Если едете лично, звоните за 1-2 дня до визита в Отдел использования (уточните внутренний телефон у справочной 606-99-99), подтвердите, что дело найдено и готово к выдаче.
3. Готовьте пакет документов заранее: паспорт, СНИЛС, трудовую, документы о смене ФИО, доверенность (если представитель).
4. Для подтверждения стажа работы в ПС/ГПС для ПФР (СФР) часто достаточно справки из архива УМЧС по месту службы, а не Центрального архива.

Данная информация носит справочный характер. Реквизиты, телефоны, график приема и структура отделов могут изменяться приказами МЧС России. Перед визитом или отправкой важного запроса обязательно актуализируйте данные на официальном сайте мчс.рф или по единой горячей линии ###-###-####.