Цель статьи: дать полное представление о том, как правильно оформить и подать заявление о зачете (или возврате) излишне уплаченных страховых взносов, используя программные решения 1С:Бухгалтерия, 1С:Отчетность и 1С:Предприятие.

Что такое зачет излишне уплаченных страховых взносов?

Зачет – это способ погашения задолженности перед Фондом пенсионного и социального страхования (ФПСФ/ФСС) за счёт суммы, которую организация переплатила в виде страховых взносов, пеней или штрафов. Если у организации есть задолженность, но одновременно имеется переплата, она может подать заявление о зачете, и Фонд уменьшит задолженность на сумму переплаты.

Если задолженности нет, переплата возвращается в виде возврата средств.

Законодательная база

• Статья 26 Федерального закона № 212‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
• Положение о порядке представления заявлений о зачете/возврате (часть 9 статьи 26).
• Приказ ФНС России от № ЕД‑7‑8/1133 – утверждение форм и форматов электронных документов.

Когда необходимо подавать заявление?

1. При обнаружении переплаты по страховым взносам, пеням или штрафам.
2. Если у организации есть задолженность, которую можно погасить за счёт этой переплаты.
3. В течение трёх лет со дня уплаты излишней суммы (согласно статье 26).

Какие формы документов требуются?

Как заполнить заявление вручную (для справки)

1. Шапка заявления – указывается название формы (Форма 23) и дата подачи.
2. Плательщик страховых взносов – полное наименование организации (или ФИО ИП), ИНН, КПП, ОКТМО.
3. Сумма переплаты – указывается конкретная сумма, а также период, за который она была уплачена.
4. Основание переплаты – ссылка на расчётный лист, акт сверки, платежные документы.
5. Руководителю территориального отделения ФСС – ФИО, должность (например, «Руководителю территориального отделения Фонда пенсионного и социального страхования России»).
6. Подпись и печать – подпись уполномоченного лица и печать организации.

Как сформировать заявление в 1С

В последних версиях 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Отчетность и 1С:Предприятие (модуль «Налоговый учет») уже встроены шаблоны формы 23. Ниже – пошаговая инструкция.

Подготовка данных

• Убедитесь, что все расчёты страховых взносов за нужный период проведены и отражены в регистре СтраховыеВзносы.
• Сверьте переплату с актом сверки (можно импортировать акт в виде XML/CSV).

Путь в программе

Для 1С:Бухгалтерия 8:

1. Откройте «Отчёты» → «Налоговый учёт» → «Страховые взносы».
2. Выберите период, в котором обнаружена переплата.
3. Нажмите кнопку «Сформировать заявление о зачете/возврате» (доступно в версии 3.0.130 и выше).
4. В открывшемся окне автоматически подставятся:
   • Наименование плательщика (из справочника Контрагенты).
   • ИНН/КПП.
   • Сумма переплаты (рассчитана из разницы между начисленными и уплаченными взносами).
   • Период, за который была произведена переплата.
5. Проверьте заполненные поля, при необходимости дополните «Основание переплаты» (номер и дата акта сверки).
6. Нажмите «Сохранить как документ» – система создаст документ типа ЗаявлениеОЗачетеСтраховыхВзносов.
7. Для электронного представления выберите «Отправить в ФСС в электронном виде». 1С автоматически сформирует файл в формате XML, подпишет его электронной подпись (если настроена) и отправит через портал ФСС.

Для 1С:Отчетность (модуль «Уведомления»):

1. Перейдите в «Уведомления» → «Создать новое» → «Заявление о зачете».
2. Выберите шаблон «Форма 23».
3. Заполните обязательные реквизиты (автозаполнение из справочников).
4. Сохраните и отправьте через «Электронный документооборот».

Проверка и отправка

• После формирования заявления проверьте контрольные суммы (MD5) – они отображаются в окне «Подтверждение отправки»;
• Если у вас настроена интеграция с Личным кабинетом ФСС, система автоматически загрузит документ в ваш кабинет.
• Получите квитанцию о приёме (PDF) – сохраните её в архиве бухгалтерии.

Частые ошибки при заполнении и как их избежать

• Отсутствие подписи уполномоченного лица. В 1С подпись ставится автоматически, но при печатной форме её необходимо поставить вручную.
• Неправильный ИНН/КПП – проверьте данные в справочнике Контрагенты.
• Указание неверного периода – система может автоматически подобрать период, но всегда проверяйте «Дата начала» и «Дата окончания».
• Отсутствие акта сверки – без него заявление может быть отклонено. Прикрепляйте акт в виде вложения (PDF/ZIP).

Что происходит после подачи заявления?

1. Фонд проверяет документ в течение 10 рабочих дней.
2. Если заявка принята, Фонд списывает задолженность (зачет) или переводит деньги на расчётный счёт организации (возврат).
3. Вы получаете уведомление о результатах в личном кабинете ФСС и/или по электронной почте.

Контактная информация для обращения в Фонд

Полезные ссылки и ресурсы

• Форма 23 – заявление о зачете/возврате
• Текст закона № 212‑ФЗ
• FAQ Фонда по вопросам возврата и зачёта
• База знаний 1С: Отчетность – раздел «Заявления о возврате и зачете»

Оформление заявления о зачете излишне уплаченных страховых взносов в 1С – процесс, который можно полностью автоматизировать. Главное – правильно подготовить исходные данные, использовать актуальные формы (Форма 23) и убедиться, что в системе включена электронная подпись и интеграция с порталом ФСС. При соблюдении всех требований заявка будет принята в течение 10 дней, а переплата будет либо зачтена, либо возвращена.

Если возникли вопросы, используйте контакты, указанные в разделе Контактная информация, или обратитесь к вашему бухгалтеру, который знаком с настройкой 1С.