Цель статьи – дать полное представление о том, какие расходы на оплату труда могут быть отнесены к расходам организации, как правильно учитывать НДФЛ и страховые взносы в налоговом учёте, какие нормативные акты регулируют данный вопрос и какие практические шаги необходимо выполнить, чтобы избежать ошибок при расчёте налога на прибыль.

Что входит в расходы на оплату труда?

Согласно ст. 255 НК РФ в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, а также:

• компенсационные начисления (компенсация расходов на проезд, связь, питание и т.п.);
• премии, надбавки, дополнительные выплаты (за выслугу лет, квалификацию, особые условия труда);
• выплаты по командировочным и суточным, если они не превышают установленные лимиты;
• возмещение процентов по кредитам, полученным сотрудниками для покупки жилья (п. 24.1 ст. 255 НК РФ);
• стоимость предоставления работникам жилых помещений, питания, медицинского страхования, если они учитываются в денежной форме;
• иные выплаты, предусмотренные трудовым договором или локальными нормативными актами.

Что НЕ считается расходом на оплату труда?

Не включаются в расходы:

1. Суммы, превышающие лимиты суточных и командировочных, которые подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами;
2. Выплаты, не связанные с трудовыми отношениями (например, выплаты по договорам подряда, если они не признаются заработной платой);
3. Штрафы и пени, выплачиваемые в результате нарушения законодательства.

Налоговый учёт НДФЛ и страховых взносов

Основные нормативные акты

• Налоговый кодекс РФ (НК РФ) – ст. 255 (расходы на оплату труда), ст. 346.17 (порядок учета расходов в момент их фактического списания);
• Федеральный закон № 146-ФЗ «Об обязательном социальном страховании»;
• Постановление Правительства РФ № 150 от «О порядке расчёта и уплаты страховых взносов»;
• Разъяснения ФНС России (письма‑разъяснения № 03‑ИМ-02/2024, № 04‑ИМ-03/2025 и др.).

Как учитываются НДФЛ и страховые взносы в расходах?

Согласно п. 1 подп. 1 ст. 346.17 НК РФ расходы на оплату труда учитываются в момент их фактического списания, то есть в том периоде, когда работник получил денежные средства (или их эквивалент). Это касается:

• заработной платы;
• НДФЛ, удержанного из заработной платы;
• страховых взносов, уплаченных работодателем (в т.ч. в виде авансовых платежей).

Таким образом, НДФЛ и страховые взносы являются частью расходов на оплату труда и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Учёт в разных налоговых режимах

Пошаговый алгоритм расчёта и отражения в учёте

1. Сбор данных – получаем табели учёта рабочего времени, договоры, акты выполненных работ.
2. Расчёт начислений – базовая зарплата, надбавки, премии, компенсации.
3. Удержание НДФЛ – 13 % (для резидентов) от общей суммы начислений, за вычетом необлагаемых минимумов.
4. Расчёт страховых взносов –
   • Пенсионный фонд – 22 % (сокращённые ставки для отдельных категорий);
   • Фонд обязательного медицинского страхования – 5,1 %;
   • Фонд социального страхования – 2,9 % (для временных работников – 0 %).
5. Проведение бухгалтерских проводок (пример для ОСНО):

   Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 70.1 «Начисленная зарплата» – Сумма начислений
   Дт 70.1 Кт 68 «Расчеты с бюджетом» – НДФЛ
   Дт 70.1 Кт 69 «Расчеты по социальному страхованию» – страховые взносы
   Дт 20 «Основное производство» (или др.) Кт 70 «Расчеты с персоналом» – Сумма расходов, учитываемая в налоговой базе
    

6. Отражение в налоговой декларации – в декларации по налогу на прибыль (форма 3‑НДФЛ) указываем суммы расходов на оплату труда, включая НДФЛ и страховые взносы.
7. Контроль и проверка – сверяем расчёты с выписками банков, подтверждающими перечисление страховых взносов, и с актами ФНС о подтверждении уплаты.

Пример расчёта (на одного сотрудника)

В налоговой базе по налогу на прибыль учитывается сумма 80 370 руб. – это полная стоимость работника для организации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отнести к расходам на оплату труда выплаты по командировкам, превышающие лимит суточных?

Нет. Суммы, превышающие установленные лимиты, подлежат налогообложению НДФЛ и страховыми взносами как обычный доход, но они уже не считаются «расходами на оплату труда» в смысле ст. 255 НК РФ.

Как учитываются выплаты, произведённые в виде натуральных расходов (например, предоставление служебного автомобиля)?

Натуральные выплаты учитываются в расходах только в том случае, если их стоимость определена и документально подтверждена (договор аренды, акт приёма‑передачи и т.п.). Оценка стоимости производится в денежном эквиваленте.

Что делать, если в бухгалтерском учёте уже учтены НДФЛ и страховые взносы, но они не включены в расходы?

Необходимо скорректировать бухгалтерские проводки, отразив их в составе расходов на оплату труда, и подать уточнённую декларацию по налогу на прибыль в течение 30 дней с момента обнаружения ошибки.

Как отразить в учёте возмещение процентов по ипотеке сотрудника?

Согласно п. 24.1 ст. 255 НК РФ такие проценты могут быть включены в расходы, если они документально подтверждены (копия ипотечного договора, выписка из банка). Проводка аналогична обычным расходам на оплату труда.

Практические рекомендации

• Вести отдельный журнал начислений – это упростит подготовку отчётности и проверку со стороны ФНС.
• Своевременно перечислять страховые взносы – в противном случае могут возникнуть штрафы и начисление пени.
• Контролировать лимиты суточных и командировочных – превышения необходимо фиксировать в отдельном реестре.
• Регулярно проверять актуальность ставок страховых взносов – они могут изменяться в течение года.
• Обращаться к профессиональному налоговому консультанту при сложных вопросах (например, при расчёте расходов на оплату труда в рамках международных проектов).