Общее представление

Трудовая книжка и страховое свидетельство (свидетельство обязательного пенсионного страхования) – два ключевых документа,
фиксирующих трудовой стаж и страховые отчисления работника. Оформлением этих бумаг в России занимается работодатель,
а не сам сотрудник. Данное правило закреплено в Трудовом кодексе РФ (ст. 65) и в Федеральном законе «Об обязательном
пенсионном страховании».

Трудовая книжка

Кто обязуется её оформить?

При заключении трудового договора впервые работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку нового образца
(или оформить электронную трудовую книжку через портал Госуслуги).
Если у работника уже есть книжка, она передаётся ему для заполнения записей о каждом месте работы.

Что происходит, если книжка отсутствует?

1. Работник подаёт письменное заявление (по образцу, установленному ТК РФ) с указанием причины отсутствия книжки
   (утрата, повреждение, иные обстоятельства).
2. Работодатель в течение 5 дней оформляет новую трудовую книжку и выдаёт её работнику.
3. Записи о предыдущих местах работы в таком случае вносятся в электронный реестр ПФР (если есть сведения
   о страховом стаже).

Электронная трудовая книжка

С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Она хранится в единой государственной
информационной системе и доступна работнику через личный кабинет на портале Госуслуг. Для получения выписки
достаточно зайти в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажать кнопку «Получить выписку».

Страховое свидетельство

Кто оформляет документ?

При первом трудоустройстве работодатель заполняет и выдаёт сотруднику страховое свидетельство обязательного
пенсионного страхования (СПОПС). В документе указываются: страховой номер, ФИО, дата и место рождения, пол,
а также сведения о первом месте работы.

Что делать, если сведения изменились?

• В течение месяца со дня получения нового удостоверяющего документа (паспорт, свидетельство о рождении и т.п.)
  работник обязан представить его работодателю.
• Работодатель вносит изменения в индивидуальный лицевой счёт (ИЛС) в ПФР.
• Ранее выданное страховое свидетельство подлежит возврату в территориальный орган Фонда.

Электронный вариант

Начиная с 2020‑го года в ПФР вводится система электронного учёта страховых номеров. При оформлении нового СПОПС
работнику присваивается страховой номер, который фиксируется в базе ПФР. Доступ к сведениям можно получить
через личный кабинет на сайте ПФР.

Порядок передачи сведений в Пенсионный фонд

Работодатель обязан в течение 5 дней после оформления трудовой книжки и страхового свидетельства передать
сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд России (ПФР) в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.
Если сведения не переданы, период работы не будет учтён при расчёте пенсионных прав.

Документы, которые рекомендуется загрузить в электронный личный кабинет

Для упрощения подтверждения страхового стажа рекомендуется загрузить в электронный кабинет ПФР следующие документы:

• Дипломы и сертификаты об образовании;
• Военный билет;
• Свидетельства о рождении детей;
• Справки об уходе за ребёнком;
• Удостоверения о государственных наградах;
• Любые другие документы, подтверждающие трудовой стаж.