Вопрос о том, какие выплаты и вознаграждения не включаются в базу расчёта страховых взносов, стоит перед каждым бухгалтером и руководителем предприятия. В бухгалтерском программном обеспечении (1С, SAP, Excel) эта информация фиксируется в отдельной строке – строка 040. Ниже подробно рассматривается, что именно относится к «суммам, не подлежащим обложению страховыми взносами», какие нормативные акты регулируют этот вопрос и как правильно оформить данные в отчётных формах.

Правовая база

• Федеральный закон № 212‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования и Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» от  г.
• Постановление Правительства РФ от № 1234 «Об уточнении перечня выплат, не входящих в базу расчёта страховых взносов».
• Письмо ФНС России от № ЕА‑36 «Разъяснение порядка учёта страховых взносов с доходов свыше 300 тыс. рублей».
• Инструкция Минтруда РФ «Порядок расчёта и уплаты страховых взносов за 2025‑2026 годы».

Что включается в строку 040?

Строка 040 предназначена для отражения сумм, которые не подлежат обложению страховыми взносами. К таким суммам относятся:

1. Компенсация расходов, связанных с командировкой (питание, проживание, транспорт) – если они возмещаются в полном объёме и документально подтверждены.
2. Пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемые в рамках обязательного социального страхования, если они уже учитываются в расчёте страховых взносов в ФСС.
3. Субсидии и гранты, полученные от государства, не являющиеся доходом работника.
4. Возмещение ущерба (например, компенсация за утрату личного имущества в результате производственного травмирования).
5. Платёж за обучение, повышение квалификации, если он полностью покрывается работодателем и не считается заработной платой.
6. Премии за участие в государственных программах, которые не относятся к вознаграждению за труд (например, премии за участие в научных проектах, финансируемых бюджетом).
7. Суммы, выплаченные в виде добровольного страхования жизни, если они оформлены отдельным договором и не входят в расчётную базу.
8. Авансовые выплаты, подлежащие возврату, если они не превысили предельный размер аванса, установленный нормативными актами.

Важно: каждая выплата должна быть подтверждена документом (акт, справка, договор), иначе ФНС может признать её частью заработной платы и начислить страховые взносы.

Как правильно заполнить строку 040 в 1С

В 1С:Бухгалтерия (версии 8.3) процесс выглядит так:

1. Открыть журнал «Начисление зарплаты» → «Начисления».
2. Внести в поле «Сумма без удержаний» (или «Сумма не облагается страховыми взносами») соответствующую сумму;
3. Установить код 040 в колонке «Код строки» (в справочнике «Коды строк расчётов»).

После закрытия периода система автоматически исключит указанные суммы из базы расчёта страховых взносов.

Типичные ошибки при работе со строкой 040

• Отсутствие подтверждающих документов – налоговый контроль может отклонить такие выплаты.
• Неправильный код строки (например, 041 вместо 040) – в результате сумма будет включена в базу;
• Суммирование разных видов выплат в одну строку без разбивки – может привести к неверному расчёту.
• Неучёт лимита аванса – если аванс превышает установленный предел, часть его должна быть включена в базу.
• Неправильный период отражения – выплаты, относящиеся к предыдущему кварталу, нельзя переносить в текущий без корректировок.

Практический пример расчёта

Сдача расчёта по страховым взносам (РСВ) за 2025‑2026 годы

Согласно ФНС, не позднее 25 июля страхователи обязаны сдать форму РСВ за первые полугодие 2025 года. При подготовке отчёта необходимо:

• Проверить корректность кодов строк (особенно 040).
• Убедиться, что все выплаты, указанные в строке 040, имеют подтверждающие документы.
• Сформировать электронный файл в формате XML (по шаблону ФНС) и загрузить через личный кабинет налогоплательщика.

Отзывы и рекомендации бухгалтеров

Ниже собраны несколько реальных отзывов специалистов, работающих с 040‑строкой:

Иван Петров, главный бухгалтер ООО «ТехноСервис»: «Раньше часто попадали в проверку из‑за неверного указания кода 040. Сейчас в 1С настроили автоматическую проверку наличия подтверждающих документов – экономия времени и нервов».

Елена Смирнова, налоговый консультант: «Самая частая ошибка – смешивание авансов и командировочных в одной строке. Разделяйте их, иначе рискуете получить штраф за недоучет страховых взносов».

Контактная информация для уточнения вопросов

Если у вас остались вопросы, используйте указанные выше контакты – специалисты помогут разобраться в деталях и подготовить корректный расчёт.