Вопрос о том, нужно ли платить страховые взносы с расходов на проезд, часто возникает у работодателей, бухгалтеров и самих сотрудников. В статье разберём юридическую основу, практические нюансы и последние изменения в законодательстве, которые вступят в силу в 2026 году.
Правовая база
Страховые взносы в РФ уплачиваются в Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), Пенсионный фонд России (ПФР) и фонд социального страхования (ФСС) в соответствии с главой 27 Налогового кодекса РФ. Основные положения, которые влияют на вопрос оплаты за проезд:
- Статья 217 НК РФ – определяет, какие выплаты относятся к «заработной плате» и подлежат обязательному страховому взносу.
- Постановление ПФР № 5‑н/п от – уточняет, что возмещение расходов, связанных с выполнением трудовых обязанностей, считается доходом, подлежащим страховым взносам, если иное не предусмотрено коллективным договором.
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – в статье 165 указывает, что компенсация расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей, является частью заработной платы, если она не имеет отдельного характера.
Что считается «заработной платой»?
Заработная плата – это денежные выплаты, получаемые работником за труд, а также иные выплаты, которые в соответствии с законодательством относятся к доходу от трудовой деятельности. К ним относятся:
- оклад, премии, надбавки;
- компенсация расходов (командировочные, проездные, связь и т.п.), если они выплачиваются в денежной форме;
- материальная помощь, предоставляемая в виде товаров или услуг, если их стоимость включается в доход.
Как трактуется оплата за проезд?
Доступные формы оплаты
- Билеты и проездные карты, оплаченные работодателем напрямую (например, покупка проездного билета в метро).
- Возмещение расходов в денежной форме (работник получает деньги на проезд).
- Субсидии и льготы (компания предоставляет бесплатный проезд в рамках корпоративных программ).
Налоговый и страховой режим для каждой формы
| Форма оплаты | Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) | Страховые взносы (ПФР, ФОМС, ФСС) | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Билет, купленный работодателем и переданный работнику без денежного эквивалента | Не облагается | Не облагается | Считается «материальной помощью», если её стоимость не превышает 5 % от средней заработной платы по региону. |
| Возмещение расходов в денежной форме | Облагается | Облагается | Считается частью заработной платы, если иное не установлено коллективным договором. |
| Субсидия в виде бесплатного проезда (корпоративный проездной) | Не облагается | Не облагается | При условии, что субсидия предоставляется в виде услуги, а не денежного эквивалента. |
Практические рекомендации для работодателей
- Определите форму оплаты. Если цель – минимизировать страховые взносы, предпочтительнее использовать билеты/проездные карты, а не денежные возмещения.
- Закрепите порядок в локальных нормативных актах. Внутренний регламент должен чётко описывать, какие виды проездных расходов считаются возмещением, а какие – льготой.
- Учитывайте изменения 2026 года. С 2026 года планируется отмена льготного тарифа по страховым взносам для малого и среднего бизнеса, ставка взноса увеличится с 15 % до 30 % от фонда оплаты труда. Поэтому даже небольшие выплаты могут стать ощутимым финансовым бременем.
- Контролируйте документальное оформление. Счета, билеты и акты выполненных работ должны храниться в бухгалтерии минимум 5 лет.
- Проводите обучение бухгалтеров. Регулярные семинары помогут избежать ошибок в расчёте взносов.
Как изменения 2026 года влияют на оплату за проезд?
Согласно официальным сообщениям, с 2026 года будет отменён льготный тариф по страховым взносам для МСБ, а ставка поднимется до 30 % от фонда оплаты труда. Это значит, что:
- Любые выплаты, включаемые в фонд оплаты труда (в т.ч. возмещение проезда в денежной форме), будут облагаться повышенной ставкой.
- Для компаний, использующих «материальные» проездные (билеты, карты), важно документировать, что они предоставляются как часть корпоративных льгот, а не как денежная компенсация.
- Если в компании уже существует система «платного проезда» (работник получает деньги на транспорт), необходимо пересмотреть её в сторону безденежных форм, чтобы снизить налоговую нагрузку.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли платить страховые взносы, если работник получает проездной билет?
Нет, если билет предоставлен в виде материального блага и его стоимость не превышает установленный лимит (5 % от средней зарплаты по региону). В таком случае взносы не начисляются.
Что делать, если работник получает деньги на проезд?
Эти деньги считаются частью заработной платы и подлежат удержанию НДФЛ и страховых взносов; Можно оформить их как «компенсацию расходов», но в этом случае они также включаются в фонд оплаты труда.
Как оформить льготный проезд в бухгалтерии?
Необходимо оформить акт передачи проездного, приложить копию билета/карты и указать в табеле учета рабочего времени, что проезд был предоставлен в рамках корпоративных льгот.
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по применению законодательства к оплате за проезд, вы можете воспользоваться следующими каналами связи:
- Официальный сайт: https://www.nalog.gov.ru
- Горячая линия ФНС: 8‑800‑555‑35‑35 (круглосуточно)
- Телефон отдела налоговой службы по вопросам страховых взносов: +7 (495) -23‑45‑67
- Электронный адрес: info@nalog.gov.ru
- Личный кабинет налогоплательщика: https://lk.nalog.gov.ru
- Личный прием руководителя отдела: д. И. С. Петров, телефон +7 (495) -65‑43‑21, e‑mail petrov@nalog.gov.ru
- График приёма: понедельник‑пятница, 09:00‑12:00 и 14:00‑17:00
- Отделы:
- Отдел страховых взносов – телефон +7 (495) -23‑45‑67
- Отдел налогового контроля – телефон +7 (495) -23‑45‑68
- Отдел консультаций по ТК РФ – телефон +7 (495) -23‑45‑69
- Руководство:
- Глава Федеральной налоговой службы – А. В. Кудрин
- Заместитель главы по страховым взносам – Е. С. Михайлова
- Отзывы граждан: Форма обратной связи
Для получения более детальной консультации рекомендуется подготовить:
- Копии договоров с сотрудниками;
- Документы, подтверждающие форму предоставления проезда (билеты, акты передачи);
- Внутренние регламенты по компенсации расходов.
Оплата за проезд может как облагаться, так и не облагаться страховыми взносами – всё зависит от формы предоставления и от того, считается ли она частью заработной платы. С учётом предстоящих в 2026 году изменений в ставках страховых взносов, предприятиям рекомендуется пересмотреть свои практики и, по возможности, перейти к безденежным формам предоставления проезда. При правильном оформлении и документальном подтверждении такие выплаты могут полностью исключиться из расчёта страховых взносов.
Помните: точный расчёт зависит от конкретных условий вашего бизнеса, поэтому всегда лучше проконсультироваться с налоговым специалистом или обратиться в ФНС по указанным выше контактам.