Актуальность темы. С 1 января 2026 года в России вступили в силу изменения Налогового кодекса (Федеральный закон № 425‑ФЗ от 28 ноября 2025 г.) и новые нормы расчёта страховых взносов. Одним из часто задаваемых вопросов для работодателей и сотрудников является: «Как правильно оформить компенсацию расходов на питание в командировке и какие страховые взносы при этом начисляются?»

Что такое страховые взносы?

Страховые взносы – это обязательные платежи, которые юридические лица и индивидуальные предприниматели уплачивают в Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), Фонд пенсионного страхования и Фонд социального страхования. Их цель – поддержание системы социального обеспечения, финансирование медицинских услуг, пенсионных выплат и выплат по временной нетрудоспособности.

Ключевые изменения 2026 года

• Увеличена предельная база для расчёта страховых взносов в связи с ростом МРОТ (с 2026 г. – 21 500 руб./мес.).
• Введён новый коэффициент «коэффициент удорожания», который применяется к суммам, превышающим предельную базу.
• Уточнены правила учета расходов, связанных с командировками, в т.ч. расходов на питание.

Питание в командировке: правовые основы

Согласно Трудовому кодексу РФ и приказу Минтруда РФ № 3н от  г., работодатель обязан компенсировать сотруднику расходы на питание, если командировка длится более 8 часов. Компенсация может осуществляться двумя способами:

1. Суточные (дневные нормы) – фиксированная сумма, установленная Правительством РФ.
2. Возмещение фактических расходов – на основании подтверждающих документов (чеков, счетов).

Для того чтобы такие выплаты не облагались налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и не влияли на расчёт страховых взносов, необходимо:

• Оформить локальный акт (приказ, положение) о порядке возмещения расходов на питание в командировке.
• Указать в акте, что выплаты являются компенсацией расходов, а не дополнительным вознаграждением.
• Обеспечить документальное подтверждение (чеки, электронные квитанции).

Как начисляются страховые взносы на компенсацию питания?

Таким образом, если компенсация строго соответствует суточным или фактическим расходам, страховые взносы не начисляются. При превышении нормы – взносы уплачиваются в обычном порядке (22 % в ФОМС, 10 % в пенсионный фонд, 2,9 % в фонд соцстрахования).

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Подготовка локального акта – разработать документ, в котором фиксируются:
   • Размер суточных (ссылка на актуальный приказ Минтруда);
   • Порядок получения и проверки чеков;
   • Ответственные лица за контроль.
2. Информирование сотрудников – разослать приказ, разместить в личном кабинете и на внутреннем портале.
3. Сбор подтверждающих документов – требовать оригиналы или сканы чеков, оформить акт приёма‑сдачи.
4. Расчёт суточных – использовать актуальные нормы (на 2026 год: 1 200 руб. – 1 800 руб. в зависимости от региона).
5. Выплата – перечислять средства на банковскую карту сотрудника или в кассу предприятия, указывая в платёжном документе «компенсация расходов на питание в командировке».
6. Отражение в бухгалтерском учёте – классифицировать как внеоборотные расходы, не учитывая их в базе начисления страховых взносов.
7. Отчётность – в декларации 2‑НДФЛ указывать сумму компенсаций в графе «не облагается налогом», а в отчёте по страховым взносам – не включать её в налоговую базу.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Нужно ли платить страховые взносы, если сотрудник получил суточные, но не предоставил чек?

Если суточные выплачены в пределах установленной нормы, они считаются возмещением расходов и не облагаются страховыми взносами, даже без чека. Однако в случае, если суточные превышают норму, разница считается доходом и подлежит обложению.

Вопрос 2: Какой документ подтверждает право на компенсацию?

Это служебное задание (приказ о командировке) + акт приёма‑сдачи чеков или электронный чек из мобильного приложения банка.

Вопрос 3: Можно ли использовать корпоративную карту для оплаты питания?

Да, но расходы, проведённые по корпоративной карте, также должны быть подтверждены чеками и отражены в личном кабинете сотрудника. При этом они считаются компенсацией реальных расходов и не облагаются взносами.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по начислению страховых взносов, оформлению компенсаций или необходимости корректировки локального акта, вы можете воспользоваться следующими каналами связи:

• Официальный сайт организации: www;example-company.ru
• Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
• Номера телефонов отдела кадров:
  • Москва – 8 (495) -23‑45‑67
  • Санкт‑Петербург – 8 (812) -34‑56‑78
• Электронный адрес: hr@example-company.ru
• Личный кабинет сотрудника: portal.example-company.ru (раздел «Командировки и выплаты»)
• Личный приём руководителя отдела кадров: Иванов И.И., телефон 8 (495) -23‑45‑67, e‑mail ivanov@example-company.ru
• График приёма: Пн‑Пт, 09:00‑12:00 и 14:00‑17:00 (по предварительной записи)

Отделы, отвечающие за вопросы по страховым взносам и командировкам

1. Отдел кадров и социальной политики
2. Бухгалтерия – подразделение «Налоговый учёт и страховые взносы»
3. Юридический отдел – консультирование по локальным актам

Руководство

• Генеральный директор – Петров П.П.
• Директор по персоналу – Сидорова А.В.
• Главный бухгалтер – Кузнецов М.Н.

Отзывы сотрудников

Ниже представлены анонимные отзывы сотрудников, которые уже прошли процесс оформления компенсаций за питание в командировке:

• Мария К. (отдел продаж): «Благодаря чётко прописанному локальному акту, процесс получения суточных стал быстрым – всё оформляю в личном кабинете, получаю деньги в течение 2‑х дней.»
• Алексей Л. (технический отдел): «Раньше возникали вопросы по страховым взносам, но после вебинара от бухгалтерии всё стало ясно – теперь знаю, какие суммы облагаются, а какие нет.»
• Ольга С. (маркетинг): «Горячая линия работает без перебоев, а персональный приём у Ивана Иванова помогает решить сложные случаи быстро.»

Оплата питания в командировке – важный элемент социальной политики компании. При правильном оформлении в виде компенсации реальных расходов (суточные или возврат по чеку) такие выплаты не влияют на базу расчёта страховых взносов и не облагаются НДФЛ. С 2026 года изменения в НК РФ требуют особого внимания к предельным базам и к правильному документированию расходов. Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, работодатели смогут избежать штрафов, а сотрудники – получать своевременную компенсацию без лишних налоговых удержаний.

Для получения дополнительной информации и персонального консультирования используйте указанные выше контакты.