Трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) – два обязательных документа, которые фиксируют трудовую историю гражданина и его участие в системе обязательного пенсионного страхования․ Ниже представлена подробная инструкция по их оформлению, а также контакты для получения консультаций․

Правовая база

Оформление трудовых книжек и СНИЛС регулируется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс РФ (ст․ 65, ст․ 67)․
2. Приказ Минтруда России № 320н от  г․ «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек» (в частности, глава 5 – порядок заполнения дубликатов)․
3. Приказ Минтруда России № 101н от  г․ «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронных трудовых книжек»․
4. Приказ Минздрава РФ № 385н от  г․ «Об утверждении Положения о порядке выдачи и использования страховых свидетельств государственного пенсионного страхования (СНИЛС)»․

Кому необходимо оформить трудовую книжку и СНИЛС?

• Гражданам, впервые поступающим на работу (по трудовому договору или гражданско‑правовому договору)․
• Работникам, у которых была утрачена или повреждена трудовая книжка – в этом случае оформляется дубликат․
• Иностранным гражданам, получившим разрешение на работу в РФ (оформление СНИЛС обязательно)․

Пошаговая инструкция для работодателя

Шаг 1․ Сбор документов от работника

Для оформления трудовой книжки и СНИЛС работодатель запрашивает у соискателя:

• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность)․
• СНИЛС (если уже есть) или заявление о его выдаче․
• Заявление о сохранении бумажного формата трудовой книжки (по желанию)․

Шаг 2․ Проверка наличия СНИЛС в системе

Работодатель в онлайн‑системе СФР (Система Фондового Регистра) проверяет, существует ли уже страховой номер у соискателя․ Если номера нет – оформляется заявление по форме АДИ‑5 и передаётся в отделение СФР․

Шаг 3․ Оформление трудовой книжки

В зависимости от выбранного формата:

1. Бумажная трудовая книжка (для работников, подавших заявление о сохранении бумажного формата):
   • Заполняется ьный лист (ФИО, дата рождения, место рождения, серия и номер паспорта)․
   • Первая запись – «Приём на работу» (без нумерации строки, без указания сокращённого названия организации);
   • Все последующие записи вносятся в соответствии с приказом № 320н (шрифт Times New Roman, кегль 12, чёрный цвет)․
2. Электронная трудовая книжка (по умолчанию для большинства новых работников):
   • Работодатель подаёт сведения через форму ЕФС‑1 в СФР․
   • После подтверждения данных в системе формируется электронный документ, доступный в личном кабинете Госуслуг․

Шаг 4․ Оформление страхового свидетельства (СНИЛС)

Если у работника нет СНИЛС, работодатель:

• Заполняет заявление АДИ‑5 (прилагается к приказу Минздрава)․
• Сопровождающая ведомость подписывается работником и работодателем․
• Документы передаются в отделение СФР (можно отправить скан в электронный ящик СФР)․
• После регистрации в системе работнику присваивается уникальный номер СНИЛС, который отправляется по почте или в электронном виде․

Шаг 5․ Внесение записи о приёме и увольнении

Записи в трудовой книжке (бумажной или электронной) делаются в следующем порядке:

• Дата приёма (день, месяц, год)․
• Наименование организации (полное, как в учредительных документах)․
• Должность, условия труда, основание приёма (трудовой договор, приказ)․
• При увольнении – дата увольнения, основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т․д․)․

Образцы записей

Пример первой записи в бумажной трудовой книжке

 г․ Приём на работу
ООО «СтройТехИнвест»
Должность: инженер‑технолог
Основание: трудовой договор № 12/2026 от г․
Условия труда: полная занятость, 40 часов в неделю․

Пример записи об увольнении

 г․ Увольнение
ООО «СтройТехИнвест»
Должность: инженер‑технолог
Основание: расторжение трудового договора по соглашению сторон от г․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить дубликат трудовой книжки без обращения в Пенсионный фонд?

Да․ Дубликат оформляется работодателем на чистом бланке, приобретённом до 2024 года, либо на новом образце, утверждённом Минтрудом․ При этом необходимо указать в записи «дубликат» и указать причины утраты․

Сколько времени занимает выдача СНИЛС?

В среднем 5–10 рабочих дней, если все документы поданы корректно․ При срочном запросе (по желанию работодателя) срок может быть сокращён до 3 дней․

Нужна ли подпись работника в электронном личном кабинете?

Для подтверждения записи в электронной трудовой книжке используется электронная подпись (ЭЦП) или подтверждение через Госуслуги․

Контакты для обращений

Оформление трудовых книжек и страховых свидетельств государственного пенсионного страхования – обязательный процесс, который требует точного соблюдения нормативных требований․ При правильном подходе:

• Работник получает документ, подтверждающий его трудовую историю и пенсионные права․
• Работодатель фиксирует все кадровые изменения в официальных реестрах․
• Сокращается риск штрафов за несоблюдение Трудового кодекса․

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в Пенсионный фонд России по указанным выше контактам – специалисты помогут решить любые проблемы быстро и без лишних бюрократических проволочек․