Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Когда страховые взносы начисляются
3. Когда страховые взносы не начисляются
4. Как правильно рассчитать взносы
5. Часто задаваемые вопросы
6. Контакты для обращений

Обязательные медицинские осмотры (в т.ч. психиатрические освидетельствования) являются частью охраны труда. Работодатели часто задаются вопросом: нужно ли начислять страховые взносы и НДФЛ с компенсаций‚ выплачиваемых сотрудникам за прохождение медосмотра?

Ответ зависит от того‚ как именно оплата за медосмотр была произведена – напрямую работодателем‚ через аванс сотрудника‚ или в виде возмещения расходов. Ниже – подробный разбор актуального законодательства и практики ФНС и Минфина.

Нормативно‑правовая база

• Налоговый кодекс РФ (часть вторая)‚ глава 34 – определяет порядок начисления страховых взносов.
• Статья 425 НК РФ – тарифы страховых взносов.
• Статья 422 НК РФ‚ подпункт 5 пункта 1 – определяет‚ какие выплаты относятся к «расходам‚ связанным с выполнением обязанностей по охране труда».
• Письмо Минфина № 03‑04‑06/6205 от  г. – разъясняет‚ что компенсация расходов на обязательный медосмотр не входит в налоговую базу по прибыли и не облагается НДФЛ‚ если оплата произведена работодателем напрямую.
• Письмо Минфина № 03‑15‑07/42587 от  г. – подтверждает‚ что страховые взносы начисляются независимо от формы оплаты (самостоятельный медосмотр сотрудника с последшим возмещением или прямая оплата работодателем).
• Федеральный закон № 243‑ФЗ от  г. – вводит изменения в порядок начисления страховых взносов.

Когда страховые взносы начисляются

Согласно позиции Минфина (письмо от ) и практики ФНС‚ страховые взносы начисляются в любом из следующих случаев:

1. Работодатель самостоятельно оплачивает услуги медучреждения по договору (прямой платеж).
2. Сотрудник производит оплату медосмотра самостоятельно‚ а затем получает от работодателя возмещение в виде аванса или компенсации расходов.
3. Возмещение производится в виде доплаты к заработной плате (в этом случае начисляются и НДФЛ‚ и страховые взносы).

В этих ситуациях сумма компенсации считается объектом начисления страховых взносов (взносы в ПФР‚ ФОМС‚ ФСС и др.) по ставкам‚ установленным в статье 425 НК РФ.

Когда страховые взносы не начисляются

Существует ограниченный перечень ситуаций‚ при которых страховые взносы не начисляются:

• Работодатель не оплачивает медосмотр напрямую‚ а только компенсирует фактические расходы сотрудника за счёт нераспределённой прибыли. В таком случае компенсация не включается в налоговую базу по прибыли и не облагается НДФЛ (письмо Минфина от ). Однако следует помнить‚ что все равно начисляются страховые взносы – только НДФЛ может быть освобождён.
• Если медосмотр относится к обязательным профилактическим мероприятиям‚ проводимым работодателем бесплатно (например‚ в рамках программы охраны труда)‚ то расходы на него могут быть признаны необлагаемыми в части страховых взносов‚ если они учитываются в себестоимости продукции и не выплачиваются сотруднику в виде дохода.

В практике судов (решения от 30 января 2023) отмечено‚ что компенсация обязательных медосмотров и санаторных путевок не облагается страховыми взносами**‚ если она не входит в состав заработной платы.

Как правильно рассчитать страховые взносы

Для расчёта необходимо выполнить следующие шаги:

1. Определить базу начисления. Это сумма‚ выплаченная сотруднику за медосмотр (включая НДС‚ если он не был возмещён).
2. Применить тарифы. На 2024‑2026 годы действуют следующие ставки (по статье 425 НК РФ):
   • Пенсионный фонд РФ – 22 %;
   • Фонд обязательного медицинского страхования – 5‚1 %;
   • Фонд социального страхования (страхование от несчастных случаев) – 0‚2 %–2‚0 % в зависимости от класса риска;
   • Фонд обязательного социального страхования (временная нетрудоспособность) – 2‚9 %.
3. Суммировать взносы. Пример: если сотрудник получил 10 000 руб. компенсации за медосмотр‚ то страховые взносы составят:
   • ПФР: 10 000 × 22 % = 2 200 руб.;
   • ФОМС: 10 000 × 5‚1 % = 510 руб.;
   • ФСС (риска 0‚5 %): 10 000 × 0‚5 % = 50 руб.;
   • ФОСС (временная нетрудоспособность): 10 000 × 2‚9 % = 290 руб.;
4. Отразить начисления в расчётных листках и в отчётных формах 2‑НДФЛ‚ 4‑ФСС за соответствующий расчётный период.

Важно: даже если НДФЛ с компенсации не удерживается (по решению Минфина)‚ страховые взносы обязаны быть уплачены.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить страховые взносы‚ если сотрудник сам оплатил медосмотр и получил от работодателя только аванс?

Да. Аванс считается доходом‚ подлежащим начислению страховых взносов‚ независимо от того‚ будет ли удержан НДФЛ.

А если медосмотр был проведён в рамках программы корпоративного медицинского страхования?

В этом случае расходы считаются «внутренними» и не выплачиваются сотруднику в виде дохода. Страховые взносы не начисляются‚ но такие расходы должны быть отражены в бухгалтерском учёте как затраты на охрану труда.

Как оформить компенсацию‚ чтобы избежать НДФЛ?

Компенсацию следует оформить как возмещение фактических расходов с приложением подтверждающих документов (чеков‚ актов выполненных работ). При этом в бухгалтерском учёте она отражается в статье расходов «прочие расходы»‚ а в расчётных листках не указывается как доход.

Какие документы необходимо хранить?

Для подтверждения правомерности освобождения от НДФЛ и/или страховых взносов рекомендуется хранить:

• Договор с медицинским учреждением;
• Акт выполненных работ (медицинский осмотр);
• Квитанции/чек оплаты сотрудником;
• Авансовый отчёт сотрудника;
• Приказ о возмещении расходов.

Как отразить в бухгалтерском учёте расходы на обязательные медосмотры?

Стандартный проводка:
Дт 20 (основные средства) – Кт 71 (расчёты с персоналом) – 10 000 руб.
Если возмещение производится в виде дохода‚ то проводка будет:
Дт 71 – Кт 68 (расчёты с поставщиками) – 10 000 руб.

Контакты для обращений

Если у вас остались вопросы по начислению страховых взносов за медосмотры сотрудников‚ вы можете связаться с нами любым удобным способом.

Надеемся‚ что данная статья помогла разобраться в вопросе начисления страховых взносов за медосмотры сотрудников. При необходимости получайте индивидуальную консультацию – мы всегда готовы помочь!