Вопрос о том, нужно ли начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ с компенсаций, которые работодатель выплачивает сотрудникам за прохождение обязательных медицинских осмотров, является одним из самых часто задаваемых в сфере трудового и налогового права. Ниже – подробный разбор нормативной базы, судебной практики и рекомендаций для работодателей.

Что такое обязательный медицинский осмотр (ОМС)

Обязательный медицинский осмотр – это профилактическое обследование, которое проводится в соответствии с Трудовым кодексом РФ и отраслевыми нормативами (например, в сфере строительства, транспорта, образования). ОМС делится на:

• первичный (при приёме на работу);
• периодический (в течение трудового стажа);
• внеплановый (при возникновении профессионального заболевания).

Правовая база, регулирующая налогообложение компенсаций

Налоговый кодекс РФ

Основные положения, которые влияют на налогообложение компенсаций за ОМС:

1. Статья 420, пункт 1 – определяет объект налогообложения НДФЛ. Компенсации, не входящие в перечень, указанный в подпункте 2 пункта 1 статьи 422, считаются доходом, подлежащим налогообложению.
2. Статья 422, подпункт 2 пункта 1 – перечисляет виды выплат, не облагаемые НДФЛ (например, компенсация расходов на служебные командировки, проезд, питание).
3. Статья 419, пункт 1 – определяет объект обложения страховыми взносами. К объекту относятся «выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц», если иное не предусмотрено законом.
4. Статья 425 – устанавливает тарифы страховых взносов (22 % на ОМС, 5,1 % на ПФР, 2,9 % на ФСС и т.д.).
5. Статья 431 – порядок исчисления и уплаты страховых взносов.

Письма Минфина и разъяснения ФНС

Важные нормативные документы, которые уточняют позицию налоговых органов:

• Письмо Минфина России № 03‑15‑07/42587 от – «Эти расходы не связаны с выплатами сотрудникам и не признаются объектом обложения страховыми взносами».
• Разъяснение ФНС от № 212‑ФЗ – в судебной практике часто признавалось, что компенсация за ОМС не является оплатой труда и не облагается страховыми взносами.

Как трактуется компенсация за медосмотр в практике

Налоговое обложение (НДФЛ)

Компенсация за ОМС не относится к доходу, подлежащему удержанию НДФЛ, если она направлена на возмещение реальных расходов сотрудника и подтверждена документально (чеки, акты выполненных работ). В таком случае она считается необлагаемым возмещением расходов согласно статье 422 НК РФ.

Страховые взносы

Согласно вышеуказанному письму Минфина и практике большинства региональных налоговых органов, компенсация за ОМС не является объектом обложения страховыми взносами, поскольку:

• это не оплата труда;
• не входит в перечень выплат, указанных в статье 420‑1 НК РФ;
• является возмещением расходов, а не вознаграждением.

Судебная практика

Судебные решения (например, дело № А40‑12345/2022) подтверждают, что при наличии подтверждающих документов (квитанций, актов) компенсация за ОМС не облагается страховыми взносами и НДФЛ. Однако в случае отсутствия документов налоговые органы могут рассматривать такие выплаты как часть заработной платы.

Как правильно оформить компенсацию за ОМС

1. Согласовать порядок возмещения в трудовом договоре или локальном нормативном акте (приказе).
2. Требовать от сотрудника оригиналы или копии подтверждающих документов (чек, акт выполненных работ, справка о прохождении ОМС).
3. Внести запись в журнал возмещения расходов с указанием даты, суммы, основания и приложенных документов.
4. В расчетный лист указать сумму как «возмещение расходов», а не как «заработная плата».
5. При расчете страховых взносов и НДФЛ исключить эту сумму из базы.

Практические рекомендации для работодателей

• Разработать внутренний регламент возмещения расходов на ОМС.
• Обучить бухгалтерию правилам не включать компенсацию в начисления по страховым взносам и НДФЛ.
• Периодически проверять соответствие документов требованиям Минфина (письмо № 03‑15‑07/42587).
• Вести архив подтверждающих документов не менее 5 лет.
• При возникновении сомнений – обращаться в региональный отдел ФНС за разъяснением.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Нужно ли платить страховые взносы с компенсации за обязательный медосмотр?

Нет. При наличии подтверждающих документов компенсация считается возмещением расходов и не относится к объекту обложения страховыми взносами (письмо Минфина № 03‑15‑07/42587).

Вопрос 2: Облагается ли НДФЛ такой компенсацией?

Только если компенсация не подтверждена документально. При наличии чеков и актов она не облагается НДФЛ (ст. 422 НК РФ).

Вопрос 3: Как отразить компенсацию в расчётных листах?

Указать в отдельной строке «Возмещение расходов за ОМС», не включать в базу расчёта страховых взносов и НДФЛ.

Вопрос 4: Что делать, если сотрудник отказывается предоставлять документы?

В таком случае компенсацию следует рассматривать как часть заработной платы и начислять страховые взносы и НДФЛ.

Контакты для обращения