Ведение персонифицированного учета страховых взносов, обязательное требование для всех плательщиков (работодателей, индивидуальных предпринимателей, нотариусов, адвокатов и др.). Несмотря на то, что единой утвержденной федеральным законом формы карточки не существует, на практике используется рекомендованный Социальным фондом России (СФР) бланк. В статье подробно разбираем актуальный образец карточки учета страховых взносов на 2025 год, правила заполнения, сроки хранения и связь с отчетностью (РСВ).

Что такое карточка учета страховых взносов и зачем она нужна

Согласно ст. 431 НК РФ, плательщики страховых взносов обязаны учитывать процесс формирования базы по взносам и начисление самих взносов отдельно по каждому физическому лицу, которому выплачивается доход. Именно для этих целей и ведется карточка индивидуального учета.

Основные функции документа:

• Персонифицированный учет: фиксация начисленных выплат, базы и сумм взносов по каждому сотруднику (застрахованному лицу) за год.
• Формирование данных для РСВ (Расчета по страховым взносам) — основной отчетной формы, сдаваемой в ИФНС.
• Подтверждение правильности начислений при проверках (камеральных или выездных) со стороны налоговых органов и СФР.
• Основа для расчета будущей пенсии работника (передача данных в СФР для формирования индивидуального лицевого счета).

Важно: Официально утвержденной обязательной формы на федеральном уровне нет. Организация вправе разработать свой бланк (утвердить его учетной политикой), однако абсолютное большинство бухгалтеров использует рекомендованную форму СФР (ранее ПФР), так как она идеально соответствует структуре РСВ.

Актуальный бланк и образец заполнения на 2025 год

Скачать рекомендованную СФР карточку учета страховых взносов на 2025 год (бланк в Excel/PDF) можно на официальных ресурсах фонда или в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант). Форма карточки не менялась кардинально, но заполнение должно учитывать тарифы и предельные базы 2025 года.

Структура карточки (основные разделы):

1. Шапка: Наименование организации/ИП, ИНН, КПП, ОКТМО, календарный год (2025).
2. Данные застрахованного лица: ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения, вид и реквизиты договора (трудовой, ГПХ и т.д.).
3. Табличная часть (месячный разрез): Заполняется каждый месяц.

Ключевые показатели для заполнения строк (пример):

• Начисленные выплаты (доходы): зарплата, премии, вознаграждения по ГПХ и др. (код выплаты по РСВ).
• База для расчета взносов: сумма доходов с учетом предельной базы (на ОПС/ОМС) и без ограничения (на ОСС по ВНиМ).
• Начисленные страховые взносы: раздельно по ОПС (22%), ОМС (5,1%), ОСС по ВНиМ (0,2% — тариф зависит от класса риска).

Особенности 2025 года: тарифы, предельные базы и изменения в РСВ

При заполнении карточки за 2025 год необходимо учитывать актуальные параметры:

Тарифы страховых взносов (общий случай):

• ОПС (Пенсионное страхование): 22% (в пределах предельной базы).
• ОМС (Медицинское страхование): 5,1% (в пределах предельной базы).
• ОСС по ВНиМ (Травматизм): тариф по классу риска (минимальный 0,2%), предельная база не применяется.

Предельные базы на 2025 год (установлены Законом от № 361-ФЗ):

• ОПС: 2 759 000 руб. в год.
• ОМС: 2 759 000 руб. в год.

Примечание: После превышения предельной базы по ОПС/ОМС в карточке базу указывают равной 0, а взносы не начисляют (кроме ВНиМ).

Изменения в РСВ, влияющие на карточку:

Начиная с отчета за 1 квартал 2025 года действует новая форма РСВ (утв. Приказом ФНС от № ЕД-7-11/970@). В ней детализирована структура начисленных взносов. Карточка учета должна вестись так, чтобы данные безошибочно переносились в:

• Раздел 1 (Сводный) — совокупные суммы взносов к уплате.
• Раздел 2 (Персонифицированный), сведения по каждому лицу (строки 020, 021, 030, 040 и др.).

Построчная инструкция по заполнению (методика ФНС/СФР)

В системе «Главбух» и на сайте ФНС опубликована построчная инструкция с примерами, подготовленная Владиславом Лабутовым (начальник отдела управления налогообложения доходов физлиц и администрирования страховых взносов ФНС). Рекомендуется использовать именно её как основной регламент.

Основные этапы заполнения вручную или в 1С (ЗУП/БП 3.0):

1. Внести данные сотрудника (СНИЛС — критически важно для идентификации в СФР).
2. Ежемесячно фиксировать начисленные доходы по кодам выплат (совпадают с кодами РСВ).
3. Рассчитывать базу с накоплением с начала года (для контроля предельной базы).
4. Рассчитывать взносы по тарифам.
5. В конце года: сверка итогов карточки с данными РСВ за 4 квартал (годовой).

Сроки хранения карточек учета

Вне зависимости от формы (бумажная или электронная), срок хранения карточек учета страховых взносов не должен быть меньше 6 лет (согласно Рекомендации Росахива № 74 и ст. 23 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» для первичных документов, а также требованиям архивного дела). На практике многие организации хранят их 50–75 лет вместе с персональными делами сотрудников для пенсионных целей.

Карточка предприятия vs Карточка индивидуального учета: не путать!

Часто возникает путаница между двумя понятиями:

В данной статье речь идет именно о первой карточке — учете страховых взносов.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Обязательно ли вести карточку в 1С?

Да, в программах 1С:ЗУП 3.0 и 1С:БП 3.0 карточка формируется автоматически на основании документов «Начисление зарплаты», «Расчет страховых взносов». Её можно распечатать для архива в любой момент (меню «Налоги и взносы» — «Страховые взносы», «Карточка учета страховых взносов»).

Нужно ли сдавать карточку в налоговую или СФР?

Нет. Карточка — внутренний документ первичного учета. В контролирующие органы сдается только РСВ. Карточка предъявляется только по требованию при проверке.

Что делать, если сотрудник ушел в середине года?

Есть ли штрафы за отсутствие карточки?

Прямого штрафа за отсутствие самой карточки в НК РФ нет, но за нарушение правил учета (ст. 120 НК РФ) — 10 000 руб. (повторно — 30 000 руб. или дисквалификация). За несдачу РСВ или ошибки в ней штрафы существенно выше.

Полезные контакты и ресурсы для бухгалтера

Для актуальных бланков, инструкций и консультаций используйте официальные источники:

Социальный фонд России (СФР) — основной регулятор по взносам с 2023 г.

• Официальный сайт: sfr.gov.ru (раздел «Работодателям» → «Отчетность» → «Формы и образцы»)
• Единая горячая линия СФР: ###-###-#### (звонок по России бесплатный)
• Личный кабинет работодателя (ЛКР): lk.sfr.gov.ru (подача отчетности, получение справок, обращения)
• Электронный прием обращений: через ЛКР или форму на сайте sfr.gov.ru

Федеральная налоговая служба (ФНС) — прием РСВ

• Официальный сайт: nalog.gov.ru
• Горячая линия ФНС: ###-###-####
• Личный кабинет налогоплательщика (юридическое лицо/ИП): lkul.nalog.gov.ru
• Сервис «Переписка с ФНС» / «Запрос разъяснения»: доступен в ЛК.

Нормативная база (для скачивания законов и приказов):

• Налоговый кодекс РФ (Ч. 2, ст. 431, 427, 428): база, тарифы, порядок исчисления.
• Приказ ФНС от № ЕД-7-11/970@: Формат РСВ на 2025 год (обязателен с 1 кв. 2025).
• Закон от № 361-ФЗ: Предельные базы на 2025 год.
• Рекомендация СФР: Образец карточки индивидуального учета (доступен на сайте СФР в разделе «Методические материалы»).

Резюме: чек-лист для 2025 года

1. Скачайте актуальный бланк карточки (рекомендованный СФР) или настройте вывод в 1С.
2. Убедитесь, что в карточке заведены СНИЛС и ИНН всех сотрудников (без них РСВ не примет).
3. Ежемесячно заполняйте карточку: доходы → база (с накоплением) → взносы (ОПС, ОМС, ВНиМ).
4. Контролируйте предельную базу 2 759 000 руб. по ОПС/ОМС.
5. Используйте тариф ВНиМ по вашему классу риска (проверьте в ЛК СФР или уведомлении).
6. Сверяйте итоги карточки с РСВ за квартал перед сдачей (срок сдачи РСВ за 4 кв. 2025 г. — 26 января 2026 г.).
7. Храните карточки не менее 6 лет (рекомендуется — до окончания срока действия пенсионных прав работников).

Дата актуализации статьи: . Информация основана на законодательстве, действующем на 2025 год (НК РФ, Приказы ФНС, Постановления Правительства, рекомендации СФР). Перед применением проверьте актуальность нормативных актов на официальных сайтах sfr.gov.ru и nalog.gov.ru.