В 2026 году в налоговом законодательстве РФ закреплены чёткие правила‚ определяющие‚ какие выплаты и расходы не входят в базу для расчёта страховых взносов. Для того чтобы налоговые органы признали такие суммы «необлагаемыми»‚ необходимо предоставить пакет подтверждающих документов. Данная статья подробно описывает‚ какие документы требуются‚ как их оформить и какие нормативные акты регулируют данный вопрос.

Нормативно‑правовая база

1. Налоговый кодекс РФ‚ часть вторая‚ глава 34 – общие положения о страховых взносах.
2. Статья 20.2 Федерального закона № 125‑ФЗ от – перечень сумм‚ не подлежащих обложению страховыми взносами.
3. Статья 421 и 422 НК РФ – определение базы для исчисления и перечень необлагаемых сумм.
4. Постановление Правительства РФ № 425‑ФЗ от – уточнение порядка расчёта и отчётности.
5. Инструкция по заполнению формы РСВ‑1 (2026) – строки 040‚ 045‚ 050 и их смысл.

Какие суммы могут быть исключены из базы?

Согласно статье 20.2 125‑ФЗ‚ в базу страховых взносов не включаются‚ в т.ч.:

• выплаты за оформление заграничных паспортов‚ виз‚ медицинского страхования;
• компенсации за командировочные расходы‚ если они документально подтверждены;
• выплаты по авторским и лицензионным договорам (строка 045 формы РСВ‑1);
• расходы‚ не подтверждённые документально‚ но признанные законом в пределах установленного лимита (п. 2 ст. 20.2);
• выплаты‚ связанные с выплатой компенсаций за вынужденный отпуск‚ отпуск без сохранения зарплаты и др.

Перечень обязательных подтверждающих документов

Общие требования

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ и Трудового кодекса РФ‚ иметь подписи ответственных лиц и печати организации (если таковые требуются).

Конкретный набор документов

Дополнительные документы

• Пояснительная записка (по п. 8.6 ст. 88 НК РФ) – если налоговый инспектор требует разъяснений.
• Акт сверки с сотрудником – подтверждает согласие работника с суммами‚ не включёнными в расчёт.
• Внутренний регламент организации‚ регламентирующий порядок учета необлагаемых выплат.

Как оформить пояснения в налоговую?

При проверке налоговый инспектор может запросить пояснительную записку. Рекомендуем использовать следующую структуру:

1. Вводная часть – указание периода‚ формы (РСВ‑1)‚ строки‚ по которой делается корректировка.
2. Перечень необлагаемых сумм – таблица (как выше) с указанием нормативного акта и ссылки на подтверждающие документы.
3. Обоснование – краткое описание характера расходов‚ их связи с деятельностью организации.
4. Приложения – копии всех подтверждающих документов‚ пронумерованные в порядке их упоминания.

Пример заголовка пояснительной записки:

Пояснительная записка к форме расчёта страховых взносов (РСВ‑1) за 1‑й квартал 2026 г.
Строка 040 – суммы‚ не подлежащие обложению страховыми взносами.

Пошаговое заполнение формы РСВ‑1 (2026)

1. Заполнить строку 030 – общая сумма начисленных выплат.
2. В строку 040 внести суммы‚ не подлежащие обложению (см. таблицу выше).
3. В строку 045 указать расходы‚ связанные с авторскими и лицензионными выплатами.
4. В строку 050 рассчитать облагаемую базу: 030 – 040 – 045.
5. Сформировать расчёт по каждому тарифу (пенсионный‚ медицинский‚ социальный) и внести в строки 060‑064.
6. Приложить к декларации копии всех подтверждающих документов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подтверждать каждую отдельную выплату?

Да. Налоговый контроль подразумевает проверку каждой суммы‚ указанной в строках 040 и 045. При отсутствии документов возможна доначисление взносов и штраф.

Что делать‚ если часть расходов не подтверждена документально?

Можно воспользоваться лимитом‚ установленным ст. 20.2 125‑ФЗ. Для этого необходимо оформить внутренний акт руководства‚ в котором указаны суммы и основания их исключения.

Как часто меняются нормативные акты?

Нормативные изменения вносятся ежегодно в рамках бюджетного процесса. Рекомендуеться следить за официальными публикациями ФНС и Министерства труда.

Практический пример расчёта

Компания «Альфа» за 1‑й квартал 2026 г. имеет следующие данные:

• Общая начисленная выплата (стр. 030) – 5 000 000 ₽;
• Командировочные суточные – 300 000 ₽ (стр. 040);
• Авторские вознаграждения – 150 000 ₽ (стр. 045);
• Лицензионные отчисления – 80 000 ₽ (стр. 045).

Расчёт:

Облагаемая база = 5 000 000 – 300 000 – (150 000 + 80 000) = 4 470 000 ₽

Далее рассчитываются страховые взносы по действующим тарифам (пенсионный 22 %‚ медицинский 5‚1 %‚ социальный 2‚9 %).

Как избежать типичных ошибок

• Не забывайте ставить подписи и печати на всех внутренних актах.
• Сохраняйте оригиналы документов в течение минимум 5 лет.
• Проверяйте соответствие сумм в строках 030‑050 – любые расхождения вызывают вопросы у инспектора.
• Регулярно обновляйте справочники тарифов и лимитов (они меняются ежегодно).

Контакты для получения консультаций