Вопрос, который часто задают работодатели и бухгалтеры: если работодатель возмещает сотруднику расходы на обязательный медицинский осмотр, нужно ли удерживать с этой суммы НДФЛ и начислять страховые взносы? Ниже – подробный разбор нормативных актов, практических рекомендаций и ответы на самые популярные вопросы.

Правовой базис

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Статья 136 ТК РФ определяет, что работодатель обязан обеспечить проведение обязательных медицинских осмотров за свой счёт. При этом в ТК РФ нет отдельного пункта, освобождающего компенсацию расходов от налогообложения.
2. Налоговый кодекс РФ (НК РФ). Пункт 217.1 НК РФ перечисляет виды выплат, освобождаемые от НДФЛ. Компенсация расходов на обязательный медосмотр в перечне не указана, следовательно, НДФЛ не удерживается (пункт 217.1 п. 2 НК РФ «не облагаются» – это именно «возмещение расходов», а не «выплата»).
3. Постановление Правительства РФ от  № 2245 (вводит в действие правила расчёта страховых взносов). В приложении 2 указаны виды выплат, не включаемые в базу для начисления страховых взносов. Компенсация расходов на обязательный медосмотр в этом перечне отсутствует.
4. Письма Минфина и ФНС:
   • Письмо Минфина России от  № 03‑15‑07/42587 – «Компенсация расходов на обязательный медосмотр не входит в перечень выплат, освобождаемых от страховых взносов».
   • Письмо ФНС России от  № БС‑4‑11/… – «Возмещение расходов на медосмотр не облагается НДФЛ, но подлежит начислению страховых взносов».
   • Разъяснение от  – «Компенсация стоимости обязательных медосмотров не облагается НДФЛ, однако страховые взносы начисляются в обычном порядке».

Каков текущий вывод?

Исходя из совокупности нормативных актов и официальных разъяснений, компенсация работнику расходов на обязательный медицинский осмотр:

• Не облагается НДФЛ – это возврат понесённых расходов, а не доход.
• Облагается страховыми взносами – в базу расчёта страховых взносов (ПФР, ФОМС, ФСС) включаеться полная сумма возмещения.

Практика расчёта

Пример расчёта для одного сотрудника

Что указывать в бухгалтерском учете?

1. Дебет 20 «Основное производство» (или 26 «Общехозяйственные расходы») – субсчёт «Возмещение расходов, связанных с обязательными медосмотрами».
2. Кредит 70 «Расчёты с персоналом» – субсчёт «Возмещение расходов».
3. Начисление страховых взносов – обычный проводка по 69 «Расчёты по социальному страхованию».
4. Отчетность: в декларации 6‑НДФЛ указываем «0 ₽» в строке «Налоговый доход», а в декларации 2‑НДФЛ (по страховым взносам) – полную сумму возмещения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли оформлять договор возмещения?

Да; Для подтверждения, что средства – это возврат расходов, рекомендуется заключать договор возмещения расходов или оформлять акт выполненных работ/услуг с указанием суммы и цели (медицинский осмотр).

Что, если медосмотр проводится в рамках профилактического медицинского осмотра (ПМО) после трудоустройства?

ПМО считается обязательным, поэтому правила те же: НДФЛ не удерживается, страховые взносы начисляются.

А если работник уже получил компенсацию от страховой компании?

Тогда работодатель не обязан возмещать. Если же возмещение происходит двойным способом, необходимо корректировать бухгалтерию, чтобы не начислять взносы дважды.

Как отразить в 1‑С?

В 1‑С создайте документ «Возмещение расходов», укажите статью расходов «Обязательные медосмотры», включите в расчёт страховых взносов через регламент «Страховые взносы – начисление».

Как избежать ошибок

• Проверяйте актуальность писем Минфина и ФНС – нормативные акты могут обновляться.
• Не смешивайте компенсацию с премией или надбавкой – в последнем случае НДФЛ и взносы начисляются полностью.
• Сохраняйте оригиналы чеков/квитанций и акты возмещения – они могут потребоваться при проверке;

Компенсация работнику расходов на обязательный медицинский осмотр – это возврат расходов, который не облагается НДФЛ, но включается в базу для начисления страховых взносов. Правильное документирование и своевременный расчёт взносов позволяют избежать штрафов и недоразумений при проверках.