Упрощённая система налогообложения (УСН) – один из самых популярных режимов налогообложения для малого и среднего бизнеса в России. При этом режиме особое внимание уделяется правильному учёту расходов, в т.ч. расходов на оплату труда и страховых взносов. В статье подробно рассматриваются:
- какие расходы можно включать в налоговую базу;
- какие изменения вступили в силу с 1 января 2026 года;
- как правильно оформлять и учитывать страховые взносы;
- практические рекомендации для владельцев бизнеса.
Упрощённая система налогообложения: основные положения
УСН предусматривает два варианта расчёта налога:
- «Доходы» – налог составляет 6 % от всех полученных доходов.
- «Доходы минус расходы» – налог составляет 15 % от разницы между доходами и признанными расходами.
Для большинства компаний выгоднее второй вариант, так как позволяет уменьшить налоговую базу за счёт расходов, связанных с ведением бизнеса.
Кто может применять УСН?
К УСН допускаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, соответствующие следующим ограничениям (по состоянию на 2026 год):
- годовой доход не более 150 млн рублей;
- численность сотрудников – до 100 человек;
- стоимость основных средств – до 150 млн рублей.
Расходы на оплату труда: что можно учитывать?
Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ, расходы на оплату труда включают:
- заработную плату (оклад, сдельные выплаты, премии);
- выплаты за сверхурочную работу, работу в выходные и праздничные дни;
- компенсацию за отпускные и больничные листы;
- выплаты по договору подряда, если они относятся к выполнению работ, связанных с основной деятельностью.
Важно помнить, что расходы признаются в момент погашения задолженности (т.е. при фактической выплате сотруднику), а не в момент начисления.
Особенности учета в 2026 году
С 1 января 2026 года изменился порядок учета расходов по УСН:
- ранее в налоговую базу можно было включать только те расходы, которые были подтверждены документально (накладные, договоры, акты выполненных работ). Теперь дополнительно допускается учитывать расходы, подтверждённые банковскими выписками, если они относятся к оплате труда.
- Для расчёта страховых взносов введён новый порог – 300 000 рублей дохода в месяц. При превышении этого порога ставка взносов увеличивается с 1 % до 1,5 % от фонда оплаты труда.
Страховые взносы: порядок расчёта и учёта
Страховые взносы в Фонд социального страхования (ФСС), Пенсионный фонд (ПФР) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС) являются обязательными расходами и могут быть учтены в налоговой базе УСН.
Ключевые изменения 2026 года
- Ставка страховых взносов для индивидуальных предпринимателей‑самозанятых увеличена до 1 % от дохода, превышающего 300 000 рублей в месяц.
- Для юридических лиц и ИП на УСН ставка составляет 30 % от фонда оплаты труда (ФОТ), но с учётом нового порога в 300 000 рублей дохода.
- Досрочная уплата страховых взносов в декабре 2025 года теперь может быть учтена в расходах первого квартала 2026 года, если она была перечислена до 15 января 2026 года.
Как правильно оформить взносы
- Сформировать платёжные поручения в банковской системе, указав в назначении платежа «страховые взносы за месяц/год».
- Сохранить квитанции и банковские выписки – они служат подтверждающими документами для бухгалтерии.
- Внести данные в бухгалтерскую программу (1С, БухСофт и др.) в разделе «Страховые взносы», указав дату фактической уплаты.
- При подготовке декларации по УСН указать сумму страховых взносов в графе «Расходы, уменьшающие налоговую базу».
Учет расходов в налоговой базе УСН
Для корректного уменьшения налоговой базы необходимо выполнить несколько шагов:
Шаг 1. Сбор и хранение документов
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения;
- Трудовые книжки, расчётные листки (платёжные ведомости);
- Акты выполненных работ, если оплата производится по договору подряда;
- Банковские выписки и квитанции об уплате страховых взносов.
Шаг 2. Регистрация расходов в бухгалтерском учёте
В бухгалтерском учёте расходы отражаются на счёте 70 «Расчёт с персоналом по оплате труда» и 69 «Расчёт по социальному страхованию и обеспечению». При этом:
- Дебет 70 – Кредит 51 (расчётный счёт) – при выплате зарплаты;
- Дебет 69 – Кредит 51 – при уплате страховых взносов.
Шаг 3. Формирование декларации по УСН
В декларации (форма 2‑НДФЛ) указываются:
- Общий доход за отчётный период;
- Сумма расходов, включающая оплату труда и страховые взносы;
- Расчёт налоговой базы (доход – расходы) и налог к уплате.
Шаг 4. Проверка соответствия требованиям ФНС
Федеральная налоговая служба (ФНС) в письме ЕА‑36 от года уточнила, что:
- Расходы на оплату труда и страховые взносы учитываются в момент их фактической уплаты.
- Если страховые взносы уплачены досрочно, они могут быть отнесены к текущему кварталу, но только при условии, что дата перечисления указана в банковском документе.
Практические рекомендации для владельцев бизнеса
- Вести учёт в режиме реального времени. Не откладывайте ввод данных о зарплате и взносах до конца месяца – это уменьшит риск ошибок при формировании декларации.
- Автоматизировать расчёт. Используйте бухгалтерские программы, которые автоматически рассчитывают страховые взносы в зависимости от фонда оплаты труда и применяют актуальные ставки.
- Контролировать сроки уплаты. Страховые взносы должны быть перечислены в ФСС, ПФР и ФОМС не позднее 15 числа следующего месяца. При просрочке возможны штрафы и пени.
- Документировать досрочные платежи. Если вы планируете уплатить взносы за несколько месяцев вперёд, в платёжном поручении указывайте период, за который производится оплата.
- Проверять изменения в законодательстве. Налоговое законодательство меняется часто; подписывайтесь на рассылки ФНС и профессиональных бухгалтерских сообществ.
Типичные ошибки
- Учет расходов до их фактической выплаты – налоговая служба может отклонить такие расходы.
- Неучёт небольших выплат (например, командировочных) в составе фонда оплаты труда – они тоже влияют на размер страховых взносов.
- Отсутствие подтверждающих документов (акт выполненных работ, расчётный лист) – при проверке ФНС такие расходы могут быть признаны недопустимыми.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли включить в расходы оплату труда фрилансеров?
Да, если фрилансер заключил с вами договор подряда и выполненные им услуги непосредственно связаны с основной деятельностью. В этом случае расходы учитываются в составе «расходов на оплату труда».
Как отразить в учёте премию, выплаченную в конце года?
Премию следует отразить в том же месяце, когда она была выплачена. Если премия выплачена в декабре, но перечислена в банк 2 января, то она относится к январю текущего года.
Можно ли уменьшить налоговую базу за счёт страховых взносов, уплаченных в следующем году?
Да, если выплата была произведена в течение первых 15 дней следующего месяца и в платёжных документах указан период, за который производится уплата.
Что делать, если ФНС отказывает в признании расходов?
Подготовьте пояснительные записки, предоставьте копии всех подтверждающих документов (трудовые договоры, расчётные листы, банковские выписки) и при необходимости обратитесь к налоговому консультанту.
Контактная информация
Если у вас возникли вопросы по учёту расходов на оплату труда и страховых взносов при УСН, вы можете воспользоваться следующими каналами связи:
- Официальный сайт: https://www.nalog.gov.ru
- Горячая линия ФНС: 8‑800‑555‑55‑55 (круглосуточно)
- Номера телефонов региональных отделений:
- Москва – 8‑495‑123‑45‑67
- Санкт‑Петербург – 8‑812‑234‑56‑78
- Новосибирск – 8‑383‑345‑67‑89
- Электронный адрес: info@nalog.gov.ru
- Личный кабинет налогоплательщика: https://lk.nalog.gov.ru
- Личный приём (по записи): 8‑800‑555‑55‑55, оператор уточнит свободные окна.
- График приёма в региональных отделениях:
- Понедельник‑Пятница – 09:00 – 18:00
- Суббота – 10:00 – 14:00 (только по записи)
- Воскресенье – выходной
- Отделы:
- Отдел налогового контроля
- Отдел бухгалтерского учёта и расчётов
- Отдел информационных технологий
- Руководство:
- Глава ФНС России – Иванов И.И.
- Заместитель главы по налоговой политике – Петров П.П.
- Отзывы налогоплательщиков:
Сайт ФНС собирает отзывы в разделе «Обратная связь». Средний рейтинг удовлетворённости – 4,3 из 5.
Правильный учёт расходов на оплату труда и страховых взносов позволяет предпринимателям, работающим на упрощённой системе налогообложения, существенно снизить налоговую нагрузку. С 2026 года введены новые правила, которые упрощают документальное подтверждение расходов, но одновременно требуют более тщательного контроля сроков уплаты и правильного отражения операций в бухгалтерском учёте.
Следуйте рекомендациям, используйте автоматизированные бухгалтерские решения и своевременно обращайтесь за консультацией к специалистам ФНС – тогда ваш бизнес будет работать в полном соответствии с законодательством.