Учет страховых взносов в составе расходов на оплату труда — это фундаментальный момент для налогового учета организаций и индивидуальных предпринимателей (ИП), применяющих УСН «Доходы минус расходы», а также для формирования себестоимости по общему режиму налогообложения. Ошибки в этом вопросе чреваты перерасчетом налоговой базы, штрафами и пенями. В этой статье мы подробно разберем, как именно взносы попадают в расходы, какие нюансы ставок 2025 года нужно учитывать и какие есть исключения.

Нормативная база: что говорит закон

Согласно статье 255 Налогового кодекса РФ (для налога на прибыль) и статье 346.16 НК РФ (для УСН), в состав расходов на оплату труда включаются:

• Начисленные заработные платы и иные выплаты по трудовым и гражданско-правовым договорам;
• Страховые взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, исчисленные с этих выплат;
• Дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию (в пределах установленных лимитов).

Важно: взносы включаются в расходы только в той части, которая ложится на работодателя. Удержанный с сотрудника НДФЛ является частью заработной платы (расхода на оплату труда), но страховые взносы, удерживаемые с доходов работника (например, дополнительные пенсионные взносы по его заявлению), в расходы работодателя не попадают, это деньги самого сотрудника.

3 главных правила учета взносов в расходах (Топ-3 нюанса)

Метод учета: Кассовый vs Начисления (Критически важно для УСН)

Это самый частый источник ошибок. Момент признания расхода зависит от налогового режима:

• Налог на прибыль (ОСНО): Метод начислений. Взносы включаются в расходы того отчетного (налогового) периода, в котором они были начислены (приняты к учету в бухгалтерии), независимо от фактической оплаты.
• УСН «Доходы минус расходы»: Кассовый метод. Взносы признаются в расходах на дату их фактической уплаты (погашения налоговой обязанности). Просто начисление взносов в зарплате (ДТ 20/44 / КТ 69) расходом по УСН не является. Расход возникает только при перечислении денег в СФР/ФНС (ДТ 69 / КТ 51/68).

Подтверждение: Письма Минфина и ФНС, а также судебная практика (например, определения ФАС) единообразно указывают: по УСН расход на взносы фиксируется в день перечисления средств.

Дифференцированные ставки 2025 года: МСП и предельные базы

С 2025 года для субъектов МСП (малое и среднее предпринимательство) сохраняется преференциальная дифференцированная шкала ставок (вместо единых 30% на всю сумму):

1. В пределах 1,5 МРОТ (на начало расчетного года): 30% (Пенсионное 22% + Медицинское 5,1% + ВНИМ 2,9%).
2. Свыше 1,5 МРОТ: 15,1% (Пенсионное 22% — но с предельной базой, Медицинское 5,1%, ВНИМ 2,9% — без предельной базы). Фактически на часть сверх базы ПФР не начисляется, остается Медстрах + ВНИМ.

Для организаций, не являющихся субъектами МСП, применяется стандартная ставка 30% в пределах предельных баз по каждому виду страхования (ПФР, ФОМС, ВНИМ) и сниженные ставки сверх баз.

Виды договоров и выплаты, подлежащие обложению

Страховые взносы (а значит, и расходы на них) возникают не только по трудовым договорам. По данным ФНС и Контур.Бухгалтерии, обложуются выплаты по:

• Трудовым договорам;
• ГПХ (договорам подряда, возмездного оказания услуг) — если исполнитель физлицо, не являющееся ИП/самозанятым;
• Авторским заказам;
• Договорам об отчуждении исключительного права на произведения;
• Издательским и лицензионным договорам.

Все эти взносы формируют расходы на оплату труда (или расходы на обычную деятельность по ОСНО).

Особенности для ИП и «УСН Доходы»

ИП на УСН «Доходы минус расходы»

ИП включают в расходы взносы, уплаченные за наемных сотрудников, по тем же правилам (кассовый метод). Страховые взносы за себя (фиксированные платежи ИП) в расходы на оплату труда не включаются — они уменьшают налог (авансовый платеж) по УСН в порядке ст. 346.21 НК РФ (в пределах 50% для «Доходы минус расходы» и 100% для «Доходы»), но не являются расходом по ст. 346.16 НК РФ.

Добровольное страхование (ДМС, НС)

Взносы по добровольному медицинскому страхованию (ДМС) или непгосударственному пенсионному страхованию включаются в расходы на оплату труда только в отношении наемных сотрудников и в пределах установленных лимитов (для налога на прибыль — 6% от ФОТ, для УСН, в разумных пределах, обоснованных хозяйственной целью). Взносы по ДМС за самого ИП в расходы не идут.

Бухгалтерские проводки: как это выглядит в учете

Для корректного формирования расходов в программах (1С, Контур и др.) используется стандартная схема:

Самое главное помнить: Ключевой вывод

Страховые взносы — это неотъемлемая часть стоимости труда (ФОТ). Игнорировать их при планировании налоговой базы невозможно.

Главное правило: Для УСН «Доходы минус расходы» расход на взносы возникает только при ДЕНЕЖНОЙ ОПЛАТЕ, а не при начислении. Многие бухгалтерии ошибаются, занося начисленные, но неоплаченные взносы в КУДиР в текущем квартале, это грубое нарушение кассового метода, ведущее к занижению налоговой базы и начислению пени/штрафов при проверке.

Всегда сверяйте реестр платежей в СФР/ФНС с записями в Книге учета доходов и расходов (КУДиР) по дате списания средств с расчетного счета.

Чек-лист для проверки корректности учета

• [ ] Правильно определен статус МСП для применения ставок 30% / 15,1% в 2025 году?
• [ ] Предельные базы по ПФР, ФОМС, ВНИМ на 2025 год учтены при расчете годового лимита?
• [ ] Разделены взносы за сотрудников (расход) и фиксированные платежи ИП за себя (уменьшение налога)?
• [ ] По УСН: взносы занесены в КУДиР по дате списания с счета, а не дате начисления зарплаты?
• [ ] По ОСНО: взносы отнесены на правильные счета себестоимости (20, 26, 44) в месяце начисления?
• [ ] Нет ли в расходах взносов по договорам с ИП/самозанятыми (их оплата не подлежит обложению взносами)?

Включение страховых взносов в расходы по оплате труда, обязательная процедура, но механика ее отражения кардинально отличается для ОСНО и УСН. В 2025–2026 годах акцент делается на правильном применении дифференцированных ставок для МСП и строгом соблюдении кассового метода для «упрощенцев». Автоматизация в 1С и Контур.Бухгалтерия решает рутину расчета ставок и баз, но ответственность за правильную дату признания расхода (начисление vs оплата) полностью лежит на бухгалтере и руководителе организации.