Дата актуализации: г.
Содержание
- Нормативно‑правовая база
- Какие документы нужны новому сотруднику
- Пошаговый порядок оформления
- Электронный формат трудовой книжки и СНИЛС
- Типичные ошибки и как их избежать
- Контакты для обращения
Нормативно‑правовая база
Оформление трудовой книжки и страхового свидетельства (СНИЛС) регулируется следующими актами:
- Трудовой кодекс РФ – ст. 65 (требования к документам при заключении трудового договора) и ст. 66 (порядок ведения трудовой книжки).
- Федеральный закон № 156‑ФЗ «О государственном пенсионном страховании» (регистрация в системе индивидуального учёта).
- Приказ Минтруда России от № 354н – ввод электронных трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ от № 2195 «Об организации электронного документооборота в сфере труда».
С 1 января 2021 года для лиц‚ впервые вступающих в трудовые отношения‚ предусмотрен только электронный формат трудовой книжки. Оформление бумажного варианта «впервые» более недоступно.
Какие документы нужны новому сотруднику
Согласно ст. 65 ТК РФ‚ при первом трудоустройстве работник обязан предоставить:
- Паспорт (или иной документ‚ удостоверяющий личность).
- СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования). Если СНИЛС ещё не получен – работодатель обязан подать сведения в территориальный орган Фонда пенсионного и социального страхования (ФПС) для его регистрации.
- Документ об образовании (диплом‚ сертификат).
- При необходимости – свидетельство о браке (для оформления совместного налогообложения) и другие документы‚ указанные в локальных нормативных актах организации.
Если у соискателя уже есть электронная трудовая книжка (например‚ получена через Госуслуги)‚ копия её не требуется – система автоматически связывает запись с личным кабинетом.
Пошаговый порядок оформления
Шаг 1. Приём на работу
- Работодатель подписывает трудовой договор с работником.
- Изготавливается приказ о приёме на работу (если в организации принята данная форма).
Шаг 2. Регистрация в системе ФПС
- Работодатель вносит сведения о новом сотруднике в Единый реестр застрахованных лиц (ЕРЗЛ) через портал ПФР или через региональный центр Фонда.
- Если у работника нет СНИЛС‚ в том же заявлении указывается запрос на его выдачу. Система автоматически генерирует СНИЛС и присваивает номер.
Шаг 3. Оформление электронного трудового книжного листа
- После регистрации в ЕРЗЛ система Электронной трудовой книжки (ЭТК) создаёт запись о начале трудового стажа.
- Ответственный специалист отдела кадров (обычно старший специалист по кадровому учёту) заполняет ьную страницу ЭТК‚ используя данные из паспорта‚ СНИЛС и диплома.
- Работник получает доступ к своей электронной книжке через Личный кабинет на Госуслугах (раздел «Трудовая книжка»).
Шаг 4. Выдача страхового свидетельства (СНИЛС)
- Если СНИЛС уже был выдан – работник предоставляет оригинал.
- Если СНИЛС только что присвоен – работодатель передаёт сотруднику распечатку из личного кабинета ПФР (можно получить в отделе соцстрахования организации).
Шаг 5. Оформление сопроводительных документов
- Трудовой договор с подписью работника.
- Приказ о приёме (при необходимости).
- Книга учёта движения трудовых книжек (внутренняя форма организации).
Шаг 6. Информирование работника
Работодатель обязан ознакомить сотрудника с:
- Положением о порядке ведения трудовой книжки.
- Инструкциями по использованию электронного личного кабинета.
- Порядком получения выписки о трудовой деятельности через Госуслуги.
Электронный формат трудовой книжки и СНИЛС
С 2021 года в России действует единый реестр электронных трудовых книжек. Основные особенности:
- Запись в ЭТК появляется сразу после регистрации в ЕРЗЛ.
- Работник может просматривать и скачивать выписку в любой момент через Личный кабинет.
- При смене места работы запись автоматически переносится в новую организацию – никаких бумажных дубликатов не требуется.
- Для подтверждения стажа перед пенсионным фондом достаточно предоставить скриншот выписки из ЭТК.
СНИЛС также хранится в электронном виде в системе ПФР. При необходимости печатный вариант можно получить в любом отделении Пенсионного фонда России по предъявлению паспорта.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как предотвратить |
|---|---|---|
| Не предоставить СНИЛС (или предоставить неверный номер). | Отсрочка регистрации в ЕРЗЛ‚ невозможность оформить электронную книжку. | Проверить наличие СНИЛС заранее; при отсутствии – оформить через работодателя. |
| Оформление бумажной трудовой книжки «впервые» (по желанию работника). | Система отклонит запись‚ потребуется корректировать документы. | Информировать сотрудника о переходе на электронный формат и подписать согласие. |
| Заполнение ьной страницы с ошибками (неверные ФИО‚ дата рождения). | Трудовая книжка будет недействительной‚ потребуется исправление. | Тщательно сверять данные с паспортом и СНИЛС перед вводом в систему. |
| Отсутствие приказа о приёме на работу. | Недостаток в кадровом деле‚ возможные штрафы от инспекции труда. | Подготовить шаблон приказа и подписать его в тот же день‚ когда подписывается трудовой договор. |
Контакты для обращения
Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации
- Официальный сайт: https://www.rosmintrud.gov.ru
- Горячая линия: 8‑800‑200‑00‑00 (круглосуточно)
- Телефон справочного отдела: +7 (495) -23‑45‑67
- Электронный адрес: info@rosmintrud.gov.ru
- Личный кабинет (Госуслуги): https://www.gosuslugi.ru
Личный приём (отдел кадров)
- Адрес: г. Москва‚ ул. Тверская‚ д. 7‚ каб. 3125‑3
- График приёма: понедельник‑пятница‚ 09:00‑17:00 (без перерыва)
- Контактное лицо: Иванов И. С.‚ старший специалист отдела кадров
- Телефон для записи: +7 (495) -23‑45‑68
Отдел социального страхования (Фонд пенсионного и социального страхования РФ)
- Официальный сайт: https://www.pfrf.ru
- Телефон справочной службы: 8‑800‑555‑33‑33
- Э‑mail: support@pfrf.ru
- Личный кабинет ПФР: https://lk.pfrf.ru
Отзывы и предложения
Мы ценим ваше мнение! Оставьте отзыв о работе отдела кадров:
- Форма обратной связи на сайте: https://www.rosmintrud.gov.ru/feedback
- Электронный ящик для предложений: feedback@rosmintrud.gov.ru
Оформление трудовой книжки и страхового свидетельства при первом трудоустройстве в 2026 году полностью перешло в электронный формат. Главное – своевременно предоставить паспорт‚ СНИЛС (или запросить его) и документы об образовании‚ а также убедиться‚ что работодатель правильно внес сведения в ЕРЗЛ. При соблюдении указанных шагов сотрудник получит полностью оформленную электронную трудовую книжку‚ которая будет автоматически учитываться при расчёте пенсионных прав и соцпособий.
При возникновении вопросов используйте указанные выше контакты – специалисты помогут решить любые проблемы‚ связанные с регистрацией и оформлением.