Вопрос оформления трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (СПГПС) при заключении трудового договора часто возникает у работодателей и работников. Ниже – подробный разбор нормативных требований, пошаговая инструкция для работодателя, права работника и контакты государственных органов, куда можно обратиться за разъяснениями.

Нормативно‑правовая база

Основные положения, регулирующие оформление трудовой книжки и СПГПС, закреплены в следующих нормативных актах:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
   • Статья 65, часть 4 – при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
2. Федеральный закон № 156‑ФЗ «О обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (от ).
3. Приказ Минтруда России № 3н от «Об утверждении формы страхового свидетельства государственного пенсионного страхования».
4. Постановления ПФР РФ, регулирующие порядок регистрации застрахованных лиц.

Кто отвечает за оформление?

Оформлением обязуется работодатель в момент подписания первого трудового договора с работником. Исключения возможны только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом (например, если работник уже имеет действующую трудовую книжку, оформленную в соответствии с другими нормативными актами).

Пошаговая инструкция для работодателя

Ниже – последовательность действий, которые должен выполнить работодатель, чтобы оформить документы «свыше» (т.е. в полном объёме и в соответствии с требованиями закона).

1. Подготовка документов работника:
   • Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
   • Трудовая книжка (если у работника уже есть, её необходимо проверить).
   • Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (если уже выдано).
2. Проверка наличия действующей трудовой книжки:
   • Если у работника её нет – оформить новую в соответствии с формой № Т-2.
   • Если книжка уже есть – убедиться, что в ней нет ограничений (например, запись о «временном» увольнении).
3. Регистрация работника в ПФР:
   • Заполнить форму СПГПС (форма № 2‑н) в электронном виде через портал ПФР или в бумажном виде.
   • Передать сведения в Пенсионный фонд через ЕГРЮЛ/ЕГРИП (система «Госуслуги»).
4. Внесение записи в трудовую книжку:
   • Записать сведения о приёме на работу (дата, должность, наименование организации, тарифная ставка, условия труда);
   • Подписать запись и поставить печать организации.
5. Выдача документов работнику:
   • Передать заполненную и подписанную трудовую книжку.
   • Вручить страховое свидетельство (оригинал) или, если используется электронный вариант – предоставить реквизиты доступа к личному кабинету ПФР.
6. Хранение и учёт:
   • Сохранить копию формы СПГПС в кадровом деле.
   • Обновлять сведения о работнике при изменении условий труда (перевод, повышение оклада и т.д.).

Что обязан предоставить работник?

• Документ, удостоверяющий личность (паспорт РФ или иной документ).
• Трудовую книжку (если уже есть).
• Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (если уже получено).
• Сведения о предыдущих местах работы (для заполнения раздела «Опыт работы» в трудовой книжке).

Что делать, если работодатель не оформил документы?

Работник имеет право:

1. Обратиться к работодателю с письменным требованием оформить трудовую книжку и СПГПС в течение 5 рабочих дней.
2. В случае игнорирования – подать жалобу в Государственную инспекцию труда (Роструд) или в Пенсионный фонд РФ.
3. Обратиться в суд с иском о принудительном исполнении обязательств работодателя.

Как проверить правильность оформления?

Для контроля за корректностью регистрации можно воспользоваться следующими способами:

• Личный кабинет на сайте ПФР РФ – в разделе «Мой страховой стаж» проверяется наличие СПГПС.
• Электронный сервис Госуслуги – проверка записей в трудовой книжке (при наличии электронного варианта).
• Запрос в отдел кадров организации – запрос копии записи о приёме на работу.

Контактная информация для обращения

Если у вас возникли вопросы по оформлению трудовой книжки и страхового свидетельства, вы можете связаться с соответствующими государственными органами.

Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР)

• Официальный сайт: https://www.pfrf.ru
• Горячая линия: 8‑800‑100‑00‑00 (круглосуточно)
• Номера телефонов региональных отделений:
  • Москва: 8‑495‑123‑45‑67
  • Санкт‑Петербург: 8‑812‑123‑45‑67
  • Региональные отделения – см. справочник на сайте ПФР.
• Электронный адрес: info@pfrf.ru
• Личный кабинет: https://lk.pfrf.ru

Государственная инспекция труда (Роструд)

• Официальный сайт: https://www.rostrud.ru
• Горячая линия: 8‑800‑200‑00‑00 (с 9:00 до 18:00, будние дни)
• Телефоны региональных инспекций:
  • Москва: 8‑495‑987‑65‑43
  • Санкт‑Петербург: 8‑812‑987‑65‑43
• Электронный адрес: contact@rostrud.ru
• Личный кабинет (приём заявлений онлайн): https://cabinet.rostrud.ru

Личный приём и график работы

Отделы, к которым можно обратиться

• Отдел кадров и документооборота ПФР
• Отдел регистрации застрахованных лиц
• Отдел контроля за соблюдением трудового законодательства (Роструд)
• Юридический отдел (для консультаций по спорным ситуациям)

Руководство

• ПФР: Председатель Совета директоров – Сергей Иванович Киселёв
• Роструд: Руководитель – Елена Владимировна Смирнова

Отзывы граждан

Ниже – несколько типовых отзывов, оставленных гражданами на официальных порталах:

1. «Благодарю сотрудников ПФР за быстрый ответ в личном кабинете. Документы оформлены без задержек» – А. Петров, г. Москва.
2. «Обратился в Роструд с жалобой на работодателя, который не выдал трудовую книжку. После проверки инспекторы заставили компанию оформить всё в течение 3 дней» – Н. Сидорова, г. Санкт‑Петербург.
3. «Электронный сервис ПФР удобен, но иногда возникают технические сбои. Рекомендую обращаться в call‑центр, если проблема не решается онлайн» – В. Кузнецов, г. Новосибирск.

Оформление трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования – обязательный процесс, который инициируется работодателем при заключении первого трудового договора. Соблюдение требований Трудового кодекса и законодательства о пенсионном страховании защищает права работника, гарантирует начисление пенсионных баллов и упрощает контроль со стороны государственных органов.

При возникновении вопросов или проблем рекомендуется сразу обращаться в Пенсионный фонд РФ или Государственную инспекцию труда – их контактные данные указаны выше.