Вопрос, который часто задают работодатели: обязаны ли они платить страховые взносы и удерживать НДФЛ с компенсаций, выплачиваемых сотрудникам за проезд от дома до работы и обратно? Ниже – подробный разбор нормативных актов, практических рекомендаций и готовый набор контактов для получения разъяснений․

Правовая база

1. Письмо Минфина России от № 03‑04‑05/120763 – подтверждает, что выплаты за проезд подлежат налогообложению НДФЛ и страховыми взносами․
2. Письмо Минфина России от № 03‑03‑ – разъясняет порядок учета расходов на проезд в налоговой базе и в отчете ЕФС‑1․
3. Статья 20․1 Закона № 125‑ФЗ «О страховых взносах» (п․п․ 2, 3) – определяет, какие суммы включаются в базу для начисления взносов․
4. Налоговый кодекс РФ (ст․ 226, 230) – правила удержания НДФЛ․

Налогообложение компенсаций за проезд

Согласно вышеуказанным письмам, компенсация расходов на проезд к месту работы и обратно облагается:

• Налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) – ставка 13 % (для резидентов) и 15 % (для доходов выше 5 млн руб․ в год)․
• Страховыми взносами:
  • Пенсионный фонд – 22 % (в 2026 году может измениться в зависимости от предельной базы)․
  • Фонд социального страхования – 2,9 %․
  • Фонд обязательного медицинского страхования – 5,1 %․

Для расчёта необходимо вести персонифицированный учёт затрат по каждому сотруднику․ Сумма компенсации (или стоимость выданных билетов) включается в базу страховых взносов, а также в расчёт НДФЛ․

Исключения и льготы

Не все выплаты по проезду освобождаются от взносов:

• Работники Крайнего Севера и приравненных к ним территорий – в некоторых случаях компенсация может быть освобождена от НДФЛ, но страховые взносы начисляются (см․ письмо Минфина, уточняющее порядок расчёта)․
• Если организация полностью покрывает стоимость проезда сторонним перевозчиком и не выплачивает денежную компенсацию, то в базу взносов включается только стоимость билетов с НДС․
• Существует ограничение по предельной базе (в 2026 году – 1 500 000 руб․ на одного работника)․ Сверх этой суммы страховые взносы не начисляются․

Как правильно учитывать в бухгалтерии

1. Сбор документов – билеты, договоры с транспортными компаниями, акты о выдаче средств․
2. Регистрация расходов в бухгалтерском учёте:
   • Дт 20 (Основное производство) – субсчёт «Расходы на проезд»;
   • Кт 70 (Расчеты с персоналом) – субсчёт «Компенсация за проезд»․
3. Включение суммы в расчёт страховых взносов (отчёт ЕФС‑1, раздел 2)․
4. Удержание НДФЛ в расчётный период и перечисление в налоговый орган․
5. Контроль за предельной базой – при превышении фиксировать в отдельном реестре․

Практические рекомендации

• Оформляйте персональные карточки расходов на каждый месяц – это упростит подготовку отчётов․
• Если вы используете корпоративный транспорт, фиксируйте пробег и стоимость топлива – эти данные также учитываются в базе․
• Следите за изменениями минимального размера оплаты труда (МРОТ) и предельных величин баз в 2026 году – они влияют на ставки взносов․
• Для сотрудников, работающих в отдалённых регионах, уточняйте наличие льготных ставок в региональном отделе ФСС․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Нужно ли платить страховые взносы, если я выдаю сотруднику проездной билет?

Да․ Стоимость билета (включая НДС) включается в базу страховых взносов․ НДФЛ удерживается, если билет предоставлен в денежном эквиваленте․

Вопрос 2: Можно ли полностью освободить от НДФЛ компенсацию за проезд?

Только в случае, если компенсация выплачивается в рамках льгот, предусмотренных для работников Крайнего Севера и приравненных территорий, и при условии, что она не превышает установленный лимит․

Вопрос 3: Как отразить расходы в отчете ЕФС‑1?

В разделе 2 отчёта указываются суммы, включённые в базу страховых взносов, в т․ч․ компенсация за проезд․ При этом в графе «Код операции» используется код «03» (расходы на оплату труда)․

Вопрос 4: Что делать, если сотрудник использует собственный автомобиль?

Необходимо оформить акт о возмещении расходов, указать пробег и стоимость топлива, а затем включить эту сумму в расчёт страховых взносов и НДФЛ․