Вопрос налогообложения аренды личного автомобиля сотрудника часто возникает в компаниях, где работники предоставляют свои транспортные средства в пользование организации. С 2023‑2025 гг. в законодательстве РФ появились уточнения, касающиеся НДФЛ и страховых взносов с арендных платежей. В статье разберём, какие обязательства возникают у арендатора (организации) и у арендодателя (сотрудника‑индивидуального предпринимателя), какие документы нужны и как правильно отразить операции в бухгалтерском учёте.

Правовая база

1. Налоговый кодекс РФ (НК РФ) – статья 224 (НДФЛ) и статья 226 (страховые взносы).
2. Федеральный закон № 212‑ФЗ «О страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» – определяет, какие выплаты подлежат обязательному социальному страхованию.
3. Постановление Правительства РФ от № 2020 – уточняет порядок налогообложения арендных платежей, получаемых физическим лицом‑ИП от юридических лиц.
4. КонсультантПлюс, Гарант, ИНФОРМ‑Право – комментарии налоговых органов и образцы договоров (2024‑2025 гг.).

Ключевые выводы из нормативных актов

• Если арендодатель – физическое лицо, не зарегистрированное как ИП, арендные выплаты считаются доходом от оказания услуг и облагаются НДФЛ (13 % для резидентов) и страховыми взносами (22 % в сумме).
• Если арендодатель – индивидуальный предприниматель (ИП) на упрощённой системе налогообложения (УСН «доходы» или «доходы‑расходы»), то арендные выплаты включаются в его налоговую базу (НПД или УСН). В этом случае арендатор (компания) не уплачивает страховые взносы – они уплачивает сам ИП.
• Аренда автомобиля с экипажем (водителем‑сотрудником) не облагаеться страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев, если в договоре указано, что экипаж – это услуга, а не трудовой договор.
• Для автомобилей, находящихся в служебном пользовании (безвозмездное пользование), НДФЛ не начисляется, так как работнику ничего не выплачивается.

Налоговые обязательства

2.1 НДФЛ

Налоговая база – сумма арендных платежей, получаемая физическим лицом. Применяется ставка 13 % (для резидентов) или 15 % (для доходов выше 5 млн руб. в год). Если арендодатель – ИП на УСН, то НДФЛ не удерживается, а ИП платит налог в рамках своей системы.

2.2 Страховые взносы

Ставка страховых взносов (2025 г.) составляет 22 % от начисленной суммы (пенсионный фонд – 22 %, ФОМС – 5,1 %, ФСС – 2,9 %). Взносы уплачивает арендодатель, если он не является ИП, либо ИП уплачивает их в рамках своей налоговой декларации.

2.3 Исключения

• Аренда автомобиля, находящегося в собственности ИП, не облагается страховыми взносами со стороны арендатора.
• Аренда с безвозмездным пользованием (договор без оплаты) – налоговой базы нет.
• Аренда транспортного средства, используемого в производственной деятельности арендатора, может быть учтена в расходах на содержание, но налоговая база по НДФЛ и взносам сохраняется.

Учёт в бухгалтерии

3.1 Для арендатора (компании)

1. По полученному документу об оплате аренды (акт, счет‑фактура) оформить проводку:

   Дт 20 (Основное производство) – Кт 76 (Расчеты с контрагентами) – сумма аренды
    

2. Внести в расчётный лист начисление НДФЛ и страховых взносов, если арендодатель – физическое лицо (не ИП). Проводка:

   Дт 70 (Расчеты с персоналом) – Кт 68 (Расчеты по налогам и сборам) – НДФЛ
   Дт 69 (Расчеты по социальному страхованию) – Кт 68 – страховые взносы
    

3. Если арендодатель – ИП, в проводках отражать только расходы по аренде, без удержаний НДФЛ и взносов.

3.2 Для арендодателя (сотрудника‑ИП)

• Отразить полученный доход в Книге учёта доходов и расходов (УСН «доходы‑расходы») или в декларации по НПД (если выбран спецрежим).
• Уплатить страховые взносы (если ИП на общей системе) в сроки, установленные ФНС.

Практический пример

Ситуация: ООО «Транспорт‑Плюс» арендует у своего сотрудника Иванова П. С. (ИП) легковой автомобиль для служебных поездок. Ставка аренды – 30 000 руб. в месяц.

Если бы Иванов П. не был ИП, а просто физическим лицом, то ООО должно было бы удержать НДФЛ (13 % = 3 900 руб.) и страховые взносы (22 % = 6 600 руб.) и перечислить их в бюджет.

Рекомендации по оформлению договора аренды

• Указать статус арендодателя (физическое лицо / ИП / юридическое лицо).
• Внести в договор пункт о налоговых обязательствах:

  «Арендатор обязуется удержать и перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы в случае, если арендодатель не является индивидуальным предпринимателем, зарегистрированным в установленном порядке». 
   

• Определить периодичность оплаты (ежемесячно, ежеквартально) и форму расчётов (счёт‑фактура, акт выполненных работ).
• При наличии экипажа указать, что услуги водителя являются отдельным объектом налогообложения и не влияют на страховые взносы по ОСАГО.
• Согласовать порядок учёта расходов (топливо, техническое обслуживание) – они могут быть включены в стоимость аренды или учитываться отдельно.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Нужно ли платить страховые взносы, если сотрудник сдал автомобиль в аренду как ИП?

Нет. В этом случае ИП сам уплачивает страховые взносы в рамках своей налоговой системы. Компания‑арендатор лишь отражает арендные расходы.

Вопрос 2: Какой документ нужен для удержания НДФЛ?

Необходимо получить от арендодателя счёт‑фактуру или акт выполненных работ, где указана сумма арендных платежей и статус арендодателя.

Вопрос 3: Облагается ли НДФЛ аренда автомобиля с экипажем?

Если в договоре указана отдельная плата за услуги водителя, то она считается доходом от оказания услуг и подлежит НДФЛ. Сам арендный платёж за ТС не облагается страховыми взносами на случай производственного травматизма.

Вопрос 4: Можно ли включить арендную плату в расходы на производство?

Да, арендные платежи относятся к операционным расходам и уменьшают налогооблагаемую прибыль, если они документально подтверждены.

Контакты для обращений