Вопрос о том, какие налоги и страховые взносы необходимо уплачивать работодателю при возмещении сотрудникам расходов на обязательный медицинский осмотр, остаётся актуальным и в 2026 году. Ниже – подробный разбор нормативных актов, разъяснений государственных органов и практических рекомендаций для бухгалтеров и руководителей.

Нормативно‑правовая база

• Налоговый кодекс РФ:
  • Статья 420 – определяет, какие выплаты включаются в базу для начисления страховых взносов.
  • Статья 422, подпункт 2 пункта 1 – перечень выплат, освобождённых от страховых взносов.
  • Статья 224 – порядок налогообложения доходов физических лиц (НДФЛ).
• Письмо Минфина России от № 03‑15‑07/42587 – разъясняет, что компенсация расходов на обязательный медосмотр не входит в перечень выплат, освобождённых от страховых взносов, но при этом не считается доходом, подлежащим налогообложению НДФЛ.
• Письмо ФНС России от № БС‑4‑11/6374 – подтверждает позицию Минфина и указывает, что суммы возмещения расходов на медосмотр подлежат начислению страховых взносов, но НДФЛ удерживать не требуется.
• Решения и комментарии КонсультантПлюс (ЭЖ‑Бухгалтер, 2023, № 21) – практические примеры применения вышеуказанных актов.

Как трактовать компенсацию за медосмотр?

1. Налог на доходы физических лиц (НДФЛ):

   Компенсация расходов на обязательный медосмотр не признаётся экономической выгодой работника, т.к. расходы делаются в интересах работодателя (обеспечение охраны труда). Поэтому НДФЛ с такой выплаты удерживать не нужно.

2. Страховые взносы (ПФР, ФОМС, ФСС):

   Согласно пункту 1 статьи 420 НК РФ, в базу для начисления страховых взносов включаются все выплаты, не указанные в подпункте 2 пункта 1 статьи 422; Компенсация за медосмотр в этом перечне не указана, следовательно взносы начисляются (ставка 30 % от суммы выплаты: 22 % в ПФР, 5,1 % в ФОМС, 2,9 % в ФСС).

Практические рекомендации для работодателя

Как оформить выплату

• Составьте договор возмещения расходов (или приказ) с указанием:
  • наименования услуги (обязательный медицинский осмотр);
  • суммы возмещения;
  • основания (трудовой договор, приказ о прохождении медосмотра);
  • указание, что выплата не является доходом работника.
• Получите от сотрудника чек/квитанцию об оплате медосмотра – это документальное подтверждение расходов.

Учёт в бухгалтерии

1. Отразите выплату в бухгалтерском учете по счету 71 «Расчеты с персоналом» (дебет 71, кредит 68 «Расчеты с бюджетом» – НДФЛ = 0).
2. Начислите страховые взносы:

   Дт 71 – Кт 69 (ПФР) – 22%
   Дт 71 – Кт 69 (ФОМС) – 5,1%
   Дт 71 – Кт 69 (ФСС) – 2,9%
    

3. В отчёте «Расчёт по страховым взносам» (форма 1‑СЗВ‑М) и в «Декларации по НДФЛ» (форма 2‑НДФЛ) укажите сумму выплаты как необлагаемую НДФЛ, но включённую в базу страховых взносов.

Что делать, если медосмотр оплачивает сам работодатель

Если работодатель напрямую оплачивает услуги медучреждения (без возмещения сотруднику), то такая оплата считается материальной помощью и не включается в расчёт ни НДФЛ, ни страховых взносов – она относится к расходам организации, связанным с охраной труда.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Примеры расчётов

Пример 1. Возмещение 5 000 ₽

• НДФЛ: 0 ₽.
• Страховые взносы:
  • ПФР: 5 000 ₽ × 22 % = 1 100 ₽;
  • ФОМС: 5 000 ₽ × 5,1 % = 255 ₽;
  • ФСС: 5 000 ₽ × 2,9 % = 145 ₽;

Пример 2. Прямой платёж работодателем 8 000 ₽

• Никаких начислений НДФЛ и страховых взносов не требуется – расход учитывается как затраты на охрану труда.

Как избежать ошибок

• Точно фиксируйте в документах, что выплата – компенсация расходов, а не доплата к заработной плате.
• Сохраняйте оригиналы чеков и договоров – они могут потребоваться при проверке.
• Обновляйте справочники ставок страховых взносов ежегодно (изменения в МРОТ, базовой ставке ФСС и т.п.).
• Периодически проверяйте актуальность разъяснений Минфина и ФНС – позиции могут уточняться.

Контактная информация для уточнения вопросов