Точный учёт страхового (пенсионного) стажа – одна из ключевых задач любого работодателя. От правильности данных зависит:

• право сотрудника на получение пенсии,
• выплата пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам,
• расчёт страховых взносов и их корректность.

Почему важно проверять страховой стаж сразу после приёма

Страховой стаж – это период, в течение которого за работника уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд России (ПФР). Если в системе ПФР отсутствуют какие‑либо периоды, сотрудник может потерять право на будущие выплаты.

Для работодателя проверка стажа помогает:

1. Своевременно оформить недостающие документы;
2. Избежать штрафов за недоучёт страховых взносов;
3. Обеспечить корректный расчёт отпускных и больничных.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие подсчёт и подтверждение страхового стажа:

• Федеральный закон № 441‑ФЗ от  г. «О страховых пенсиях»;
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. «Об обязательном пенсионном страховании»;
• Постановление Правительства РФ от  № 2275 «Об утверждении Правил подсчёта и подтверждения страхового стажа»;
• Часть 3 статьи 2 закона 439‑ФЗ, пункты 9‑10 Правил подсчёта и подтверждения страхового стажа.

Какие документы подтверждают страховой стаж

Согласно законодательству, страховой стаж можно подтвердить следующими документами:

• Трудовая книжка (в т.ч. электронная) – основной документ;
• Трудовые договоры и дополнительные соглашения;
• Приказы о приёме, переводе и увольнении;
• Справки с предыдущих мест работы (выписка из ИЛС – индивидуального лицевого счета);
• Выписка из личного кабинета ПФР (раздел «Сведения о трудовом стаже»);
• Акт об установлении трудового стажа (по образцу, доступному на сайте ПФР).

Пошаговая инструкция для работодателя

Шаг 1. Сбор документов от нового сотрудника

Попросите сотрудника предоставить:

1. Паспорт и СНИЛС;
2. Трудовую книжку (бумажную или электронную) и/или копию;
3. Трудовые договоры с предыдущими работодателями (если есть);
4. Справки о периодах работы, полученные из ИЛС (можно запросить через Госуслуги).

Шаг 2. Проверка сведений в системе ПФР

Для проверки используйте один из двух способов:

• Личный кабинет ПФР (https://www.pfrf.ru). Войдите в систему, выберите раздел «Пенсионные услуги → Сведения о трудовом стаже», укажите период и подтвердите запрос СМС‑кодом.
• Госуслуги (https://www.gosuslugi.ru). В личном кабинете откройте пункт «Пенсионные услуги → Сведения о трудовом стаже», загрузите скан паспорта и СНИЛС, получите выписку в PDF.

Шаг 3. Сравнение полученных данных с документами сотрудника

Сверьте даты начала и окончания работы, указанные в выписке ПФР, с данными в трудовой книжке и справках. Обратите внимание на:

• Периоды, не отражённые в системе (например, работа до 2002 года);
• Военную службу, учебную практику, декретный отпуск – они также учитываются в страховом стаже.

Шаг 4. Оформление недостающих периодов

Если в системе отсутствуют какие‑либо периоды, действуйте так:

1. Обратитесь в отдел кадров бывшего работодателя с запросом архивной справки о периоде работы и начисленных страховых взносах;
2. При отсутствии ответа – направьте запрос в ПФР (форма З‑1 «Запрос о предоставлении сведений о страховом стаже»);
3. Получив подтверждающие документы, подайте их в ПФР для внесения исправлений.

Шаг 5. Внесение данных в кадровый учет

После получения окончательной выписки внесите подтверждённые периоды в кадровую базу организации. Это позволит автоматически рассчитывать страховые взносы в будущих расчётных листах.

Как рассчитать страховой стаж (пример)

Допустим, в выписке ПФР указаны следующие периоды:

•  –  г. (2 года 9 мес.)
•  –  г. (2 года 3 мес. 15 дн.)

Общий страховой стаж = 2 года 9 мес. + 2 года 3 мес. 15 дн. = 5 лет 12 месяцев 15 дней (т.е. 6 лет 15 дней).
Для расчёта в месяцах делим дни на 30 (15 дн. ≈ 0,5 мес.) и получаем 71,5 мес. = 5 лет 11,5 мес.

Онлайн‑инструменты и калькуляторы

Для быстрого расчёта можно воспользоваться готовыми сервисами:

• Контур.Экстерн – онлайн‑калькулятор страхового стажа;
• Банки.ру – калькулятор пенсионных прав;
• Сайт ПФР – раздел «Калькуляторы и сервисы».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли проверить стаж без СНИЛС? – Нет. СНИЛС обязателен для идентификации в системе ПФР.
2. Что делать, если в выписке ПФР указаны неверные даты? – Сформировать запрос в ПФР (форма З‑1) и приложить подтверждающие документы (приказы, справки).
3. Входит ли в страховой стаж работа по гражданско‑правовым договорам? – Нет, только трудовые отношения, оформленные трудовым договором.
4. Как учесть периоды военной службы? – Военная служба автоматически учитывается в страховом стаже, но её подтверждение (военный билет) может потребоваться при исправлении данных.

Контакты для обращения

Узнать страховой стаж нового сотрудника – процесс, требующий сочетания документального подтверждения и онлайн‑проверки. Следуя описанным шагам, вы сможете:

• Своевременно выявить недостающие периоды;
• Избежать штрафов за недоучёт страховых взносов;
• Обеспечить сотруднику полные пенсионные права.

Не откладывайте проверку – от этого зависит финансовая безопасность вашего персонала и репутация компании.

Дата актуализации статьи: