Вопрос, который волнует почти каждого новичка на рынке труда, – как правильно оформить трудовую книжку и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СГПС) при первом трудоустройстве. Ниже – подробный разбор нормативной базы, пошаговая инструкция для работника и работодателя, а также ответы на самые популярные вопросы.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Какие документы нужны при первом трудоустройстве
3. Порядок оформления трудовой книжки и СГПС
4. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
5. Типичные ошибки работодателей и работников
6. Часто задаваемые вопросы
7. Контактная информация

Нормативно‑правовая база

Основные положения регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и Федеральным законом «О государственном пенсионном страховании».

• Статья 65 ТК РФ – перечень документов, которые предъявляются при заключении трудового договора. Трудовая книжка и страховое свидетельство обязательны, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые (тогда их оформляет работодатель).
• Постановление Правительства РФ от № 1655 – вводит в действие электронную трудовую книжку (ЭТК) и определяет порядок её ведения.
• Письмо Минтруда России от № 03-03/2 – уточняет, что при первом трудоустройстве работодатель обязан оформить СГПС в отделе кадров и внести запись в ЭТК.

Какие документы нужны при первом трудоустройстве

Для заключения трудового договора в первый раз работнику достаточно предоставить:

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта). СНИЛС является единственным обязательным документом для получения СГПС.
3. При наличии – диплом о высшем/среднем профессиональном образовании (требуется для некоторых должностей).
4. Трудовая книжка (если она уже есть) – в случае первого официального трудоустройства её не требуется, её оформит работодатель.

Все остальные документы (например, копия полиса ОМС, ИНН) могут потребоваться в зависимости от специфики организации, но они не являются обязательными по ТК РФ.

Порядок оформления трудовой книжки и СГПС

Шаг 1. Приём на работу

Работник предоставляет паспорт и СНИЛС в отдел кадров. При необходимости – копию диплома.

Шаг 2. Оформление трудовой книжки

• Работодатель открывает трудовую книжку в бумажном виде (если у организации ещё нет ЭТК) или в электронном виде.
• В первую запись вносятся: ФИО работника, дата рождения, дата начала работы, должность, основание (трудовой договор № … от …).
• Подпись работодателя и печать (для бумажного варианта) завершают запись.

Шаг 3. Оформление страхового свидетельства (СГПС)

1. Отдел кадров заполняет форму ПФ-1 (или её электронный эквивалент) с данными о работнике и организации.
2. Система Пенсионного фонда РФ (СФР) автоматически генерирует страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и присваивает номер.
3. Свидетельство выдаётся работнику в бумажном виде либо в виде электронного документа, привязанного к СНИЛС.

Шаг 4. Регистрация в системе персучёта (Электронный личный кабинет)

С работник может предоставить в отдел кадров электронный документ, подтверждающий регистрацию в системе персучёта (это копия СГПС в электронном виде). После этого бумажный документ выдавать не требуется.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2025 года большинство работодателей переводят учёт трудовой истории в ЭТК. Преимущества:

• Отсутствие риска потери бумажного документа.
• Мгновенный доступ к выписке через Госуслуги или через корпоративный портал.
• Автоматическое обновление записей при каждом кадровом событии (перевод, увольнение, отпуск).

Для получения доступа к ЭТК работнику необходимо:

1. Иметь подтверждённый аккаунт в Госуслугах (или в корпоративной системе, если она поддерживает интеграцию).
2. Подтвердить привязку к СНИЛС и СГПС.
3. Получить логин/пароль от отдела кадров.

После этого запись о первом трудоустройстве появится в системе автоматически – работнику ничего делать не нужно.

Типичные ошибки работодателей и работников

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли мне приносить собственную трудовую книжку, если я устраиваюсь на первую работу?

Нет. При первом официальном трудоустройстве трудовая книжка оформляется работодателем. Работник получает её уже заполненной.

Что делать, если у меня уже есть трудовая книжка, но я впервые работаю в новой организации?

В таком случае работник передаёт существующую трудовую книжку работодателю, и в неё вносятся новые записи. Если работник предпочитает ЭТК, он может попросить перевод данных в электронный формат.

Как быстро появляется запись о первом трудоустройстве в электронном кабинете ПФР?

Запись появляется в течение 24 часов после того, как работодатель отправит форму ПФ‑1 в СФР. В некоторых автоматизированных системах процесс происходит мгновенно.

Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки и сразу перейти к ЭТК?

Да. С 2025 года большинство организаций полностью перешли на ЭТК. Работник подписывает электронный договор, а запись в трудовой книжке формируется автоматически в системе.

Что делать, если работодатель не оформил мне СГПС?

Сначала уточните у отдела кадров причину задержки. Если проблема не решается, обратитесь в Пенсионный фонд России (тел.: 8‑800‑100‑10‑10) или в инспекцию по труду.

Контактная информация

Оформление трудовой книжки и страхового свидетельства при первом трудоустройстве – обязательный, но достаточно простой процесс. Главное – знать свои права, своевременно предоставить необходимые документы и убедиться, что работодатель выполнил свои обязанности.

Если у вас остались вопросы, звоните по горячей линии или пишите на электронную почту отдела кадров. Мы всегда готовы помочь!