Цель статьи: дать полное представление о том, что такое расчётная ведомость (форма 4‑ПФ), какие изменения вступили в силу с 1 января 2026 года, как правильно её заполнять, где и когда сдавать, а также предоставить все необходимые контакты для обращения в Пенсионный фонд Российской Федерации.

Что такое расчётная ведомость (форма 4‑ПФ)?

Расчётная ведомость — это обязательный отчётный документ, который работодатели (в т.ч. индивидуальные предприниматели) представляют в Пенсионный фонд РФ (ПФР) для расчёта и уплаты страховых взносов за своих работников. Ведомость заполняется в соответствии с ОКУД 0301015 и подаётся ежеквартально (не позднее 8‑го числа месяца, следующего за отчётным кварталом).

Ключевые строки формы 4‑ПФ (по состоянию на 2026 год)

1. Строка 010 – общее количество застрахованных лиц в системе индивидуального (персонифицированного) учёта Фонда пенсионного и социального страхования и ОМС.
2. Строка 020 – количество физических лиц, с выплат которых исчислены страховые взносы.
3. Строки 021‑022 – отдельный учёт:
   • 021 – количество физических лиц, выплаты которым не превысили единую предельную величину базы для исчисления взносов.
   • 022 – количество физических лиц, выплаты которым превысили эту предельную величину.

В 2026 году предельная величина базы для исчисления страховых взносов составляет 2 979 000 руб.

Правовая база

• Федеральный закон № 212‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ» (с изменениями, действующими с ).
• Постановление ПФР РФ от  N ЧЛ‑03‑11/126‑ИН «Об утверждении формы расчётной ведомости (форма 4‑ПФ)».
• Приказ Минтруда России от  N ЕВ‑16‑28/1577 «Об изменениях в форму расчётной ведомости».
• Налоговый кодекс РФ, глава 34 «Об обязательном пенсионном, медицинском и социальном страховании».

Ставки страховых взносов (2026 год)

Для льготных категорий (например, организации, работающие в особых экономических зонах) предусмотрены пониженные тарифы, о чём говорится в статье 427 НК РФ.

Как заполнять форму 4‑ПФ

Шаг 1. Сбор исходных данных

• Список всех работников, подлежащих обязательному страхованию, с указанием ИНН, СНИЛС и даты начала/окончания трудового договора.
• Размеры начисленной заработной платы (база) за каждый месяц отчётного квартала.
• Классы риска для расчёта страховых взносов по СНС.

Шаг 2. Расчёт баз и сумм взносов

Для каждой строки используется следующая формула:

Сумма взноса = База × Тариф (в %)

Где База – не более предельной величины (2 979 000 руб. в 2026 году). Если выплата превышает эту величину, часть превышения учитывается в строках 021‑022.

Шаг 3. Заполнение полей формы

1. Раздел I – Общие сведения (ИНН, КПП, ОКВЭД, адрес организации);
2. Раздел II – Расчётные показатели (строки 010‑022, суммы взносов по каждому виду страхования).
3. Раздел III – Сведения о начисленных и уплаченных взносах (строки 030‑040).
4. Раздел IV – Сведения о штрафах и пени (если есть просрочка).

Шаг 4. Подписание и отправка

• Документ подписывается уполномоченным лицом (директор, главный бухгалтер).
• Отправка осуществляется через Личный кабинет ПФР (электронный документооборот) либо в бумажном виде в региональное отделение ПФР.

Сроки и штрафные санкции

• Расчётная ведомость за каждый квартал должна быть представлена не позднее 8 числа месяца, следующего за кварталом (8 апреля, 8 июля, 8 октября, 8 января).
• За непредставление или несвоевременное представление расчётной ведомости начисляется штраф в размере 10 % от причитающихся к уплате сумм страховых взносов.
• Недоимка, штрафы и пени автоматически зачисляются в доход ПФР.

Пример расчёта (2026 год)

Компания «Альфа» имеет 25 сотрудников. За первый квартал 2026 года выплата каждому сотруднику составила 350 000 руб.

Расчёт (для одного сотрудника):

ОПС = 350 000 × 22 % = 77 000 руб.
ОМС = 350 000 × 5,1 % = 17 850 руб.
СНС = 350 000 × 0,5 % = 1 750 руб.
СС = 350 000 × 2,9 % = 10 150 руб.

В строке 010 указывается 25 застрахованных лиц, в строке 020 – 25 физических лиц, получивших выплаты. Поскольку выплата (350 000 руб.) не превышает предельную базу 2 979 000 руб., строки 021‑022 заполняются нулями.

Как подать расчётную ведомость

• Электронный способ – через Личный кабинет ПФР. После авторизации выбираете «Отчётность», «Форма 4‑ПФ», загружаете файл в формате XML/Excel и подтверждаете отправку.
• Бумажный способ – печатаете заполненную форму, подписываете, ставите печать (если есть) и отправляете в региональное отделение ПФР по почте или лично.

Контактная информация для обращения в ПФР

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кто обязан подавать расчётную ведомость?

Все работодатели, включающие юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и самозанятых, которые уплачивают страховые взносы в ПФР.

Можно ли подать ведомость за несколько кварталов одновременно?

Да, но только в случае, если за предыдущие кварталы не было представлено ни одной ведомости. При этом каждая квартальная часть должна быть чётко обозначена в файле.

Как оформить штраф за просрочку?

Штраф автоматически рассчитывается в системе ПФР и включается в сумму к уплате. При электронном представлении ведомости он отображается в разделе «Платёжные реквизиты».

Что делать, если в строке 021 указано количество лиц, превышающих предельную базу?

Необходимо уточнить, какие именно выплаты превысили 2 979 000 руб. и корректно распределить их между строками 021 (не превысившие) и 022 (превысившие). При необходимости подайте уточняющую ведомость в течение 30 дней.

Расчётная ведомость — важный инструмент контроля за уплатой страховых взносов в Пенсионный фонд РФ. С учётом изменений, вступивших в силу с 1 января 2026 года, особое внимание следует уделять правильному заполнению строк 010‑022 и соблюдению предельной базы в 2 979 000 рублей. Своевременная подача и точный расчёт позволяют избежать штрафов и обеспечить стабильную работу системы обязательного пенсионного страхования.

При возникновении вопросов используйте указанные выше контакты – горячую линию, электронную почту, личный кабинет или посетите региональное отделение ПФР.

Статья подготовлена на основе открытых источников (КонсультантПлюс, РИА Новости, Контур.Экстерн) и актуальна на дату публикации – 7 марта 2026 года.